اتوماسیون اداری اشاره به نرم افزارهایی در زمینه خودکارسازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها دارد. اما آنچه به اشتباه در بازار داخلی به عنوان اتوماسیون اداری به فروش می رسد تنها گردش مکاتبات بوده و خریداران غالباً نمی دانند که با چه نوع نرم افزارهایی روبرو هستند. بنابراین اگر اتوماسیون اداری مورد نظر:
۱-بیشتر برای نامه نگاری بکار رود.
۲-نتواند با سایر نرم افزارهای سازمانی ارتباط گیرد.
۳-آنقدر هوشمند نباشد که تصمیم گیری کند.
۴-کارهای تکراری پرسنل را انجام ندهد.
۵-سرعت گردش کار را به طور چشم گیر بالا نبرد.
۶-خطای کاربری باعث توقف گردش کارها شود.
۷-توانایی گزارش سازی دلبخواه و مانیتورینگ را نداشته باشد.
۸-خریدار دسترسی به سورس کد برای شخصی سازی نرم افزار را در اختیار ندارد.
۹-و…
این مطلب را هم بخوانید: مقایسه جایگاه اتوماسیون اداری در ایران و جهان
بدانید که قرار نیست یک اتوماسیون اداری واقعی بخرید، و آنچه به شما پیشنهاد شده است فقط یک نرم افزار سنتی برای مکاتبات و نامه نگاری ها سازمانی می باشد. تقریباً نیمی از امکانات این نوع نرم افزارها از طریق ایمیل در دسترس می باشد. همچنین نقش چندانی در خودکار سازی و هوشمندسازی سازمان شما نخواهد داشت. حالا اگر نرم افزاری:
۱ فرم ها، فرآیندها و گردش کار را علاوه بر نامه ها مکانیزه کند.
۲ به کلیه نرم افزارهای سازمان متصل شود.
۳ توانایی تصمیم گیری و انتخاب راه میانبر داشته باشد.
۴ کارهای تکراری پرسنل را بطور خودکار انجام دهد.
۵ سرعت انجام کارها را بسیار افزایش دهد.
۶ هوش نرم افزار درصورت خطای کاربر، راهکارهای جایگزین ارائه می دهد.
۷ گزارشات متنوع بر اساس نیاز مدیران قابل ساخت است.
۸ خریدار باتوجه به ویژگی های سازمانش اقدام به شخصی سازی نرم افزار می کند.
۹ و…
با اطمینان کامل خرید را انجام دهید. این محصول یک اتوماسیون اداری واقعی است که می تواند با ویژگی های خود راندمان سازمان را دچار تحول کند.
راهکارهای اتوماسیون اداری واقعی که مناسب دو گروه شرکت های کوچک و بزرگ می باشند به صورت تفکیک شده در زیر آمده است:
۱ راهکار مناسب شرکت های ۱۰ الی ۴۰۰۰ نفره (کوچک): با توجه به حجم پایین و سادهء فرآیندهای جاری، سیستم هایی مثل CRM، پروسس میکر و SharePoint پاسخگوی نیازهای موجود خواهد بود.
۲ راهکار مناسب شرکت های ۴۰۰۰ به بالا نفره (متوسط و بزرگ): با توجه به حجم بالا، پیچیده و متغیر فرآیندهای سازمانی، راهکاری به جز نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار) نمی تواند جوابگوی نیاز شرکت ها در این ابعاد باشد.
همچنین گفتنی است بسیاری از شرکت ها پس از تهیه یک سیستم BPMS واقعی اقدام به اجرا و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری بر بستر BPMS نموده اند.