گام اول خودکارسازی وظایف، اتوماسیون اداری است یا استفاده از BPMS؟
با اینکه اصولاً اتوماسیون اداری وظایف را در سازمان خودکار نمی کند با پذیرش این فرض اشتباه به تبیین این موضوع خواهیم پرداخت که اول اتوماسیون اداری بعد BPMS یا بر عکس.
در مطلب قبل در مورد این موضوع که کارکرد نرم افزار اتوماسیون اداری خودکار سازی فعالیت های غیرتکراری و موردی است پرداختیم و گفتیم که سازمان ها باید از انجام کارها بصورت موردی فاصله گرفته و فعالیت های خود را بصورت استاندارد تبدیل کنند که همان فرایندها هستند. پس بسیاری از این فعالیت های غیرتکراری را می توان بصورت تکراری و استاندارد (فرایند) تعریف کرد.
حال شما قضاوت کنید در حالت ایده ال فعالیت های تکرای برای سازمان ها اهمیت بیشتری دارد یا فعالیت های غیر تکراری؟
فعالیت های تکرای فقط درخواست خدمات، درخواست ماموریت و مرخصی خلاصه نمی شوند بلکه زنجیره ارزش سازمان که میتواند منجر به ایجاد ارزش برای مشتریان و نهایت پول و سوداوری برای سازمان شود خود یک فعالیت تکرای (فرایند) است که قطعاً توسط نرم افزاری مثل اتوماسیون اداری به هیچ عنوان با کیفیت حداقلی نیز قابل انجام نخواهد بود. به برخی از فعالیت های تکراری سازمان ها توجه کنید:
- تامین مواد اولیه
- مهندسی و طراحی
- ساخت و تولید
- کنترل کیفیت و بازرسی
- فروش و بازاریابی
- خدمات پس از فروش
مگر شرکت یا سازمانی میتواند فعالیتها و فرایندهای کلیدی موجود در زنجیره ارزش خود را با یک سیستم گردش مکاتبات و از طریق نامه نگاری انجام دهد؟ پاسخ قطعا خیر است.
حال برای خودکارسازی ابتدا به سراغ فرایندهای اصلی شرکت که از طریق آنها کسب درآمد کرده و بقا و رشد خود را تضمین می کنیم اهمیت بیشتری از گردش کارهای غیر استانداردی دارد که در اتوماسیون های اداری آنها را به اصطلاح الکترونیکی می کنیم؟
شما مکانیزاسیون را باید با فعالیت های دارای تواتر و تکرار و با اهمیت آغاز می کنید یا با فعالیت هایی که استاندارد نیستند و هر بار می توانند به یک صورت انجام شوند؟
نکته جالب تر اینکه از طریق نرم افزارهای BPMS که ابزار مکانیزه کردن گردش کارهای استاندارد سازمان هستند نیز می توان فعالیت های غیر استاندارد را نیز مکانیزه کرد که در مطلاب بعدی به نحوه انجام اینکار خواهیم پرداخت. در نظر داشته باشید بسیاری از نرم افزارهای BPMS اعم از متن باز و تجاری بصورت رایگان قابل استفاده هستند. حتی نرم افزارهای تجاری به دلیل شرایط حاکم بر کشور ما) و بسیاری از شرکت های فروشنده نرم افزار اقدام به تغییرات اندکی در این نرم افزارهای متن باز کرده یا قفل نرم افزارهای تجاری را شکسته و آنها را با قیم تهای نسبتاً بالا به فروش می رسانند.