در ابتدای این مطلب از همه خوانندگان عزیز تقاضا داریم، پس از مطالعه در خصوص این مطلب تامل نموده و در صورت موافقت آنرا با دوستان دیگر خود در میان بگذارند.
قطعاً شرکت های متوسط و کوچک و یا هر سازمان بزرگ دیگری با این فلسفه شکل گرفته است که یک سری محصولات و خدمات به بازار ارائه و به ازای آن پول دریافت کند.
برای اینکه شرکتها به این هدف برسند باید مسیری مشابه مسیر پایین را طی نمایند:
- ثبت سفارش مشتری از طرق گوناگون از جمله سایت، حضوری، تلفنی و….
- فروش محصول یا خدمت به مشتری
- پردازش سفارش که معمولاً توسط انبار انجام خواهد شد.
- اگر کالای موردنظر در انبار موجود نباشد باید نسبت به خرید و تامین موجودی اقدام شود.
- اگر کالا موجود باشد، تسویه حساب و انجام امور مالی
- بحث انواع وصول مطالبات نیز مطرح است: نقدی یا اعتباری
- صدور فاکتور نهایی
- تحویل و ارسال کالا یا ارائه خدمات
حال قضاوت کنید با توجه به اینکه نرم افزارهای هوشمندی مثل نرم افزارهای مدیریت ارتباطات با مشتریان (CRM) برای حوزه های مذکور در بازار وجود دارند چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند در خلق ارزش برای مشتریان و دریافت پول به ازای خلق این ارزش پاسخگو باشد؟!!
برای روشن تر شدن موضوع در مورد هر یک از مراحل اشاره شده توضیحات تکمیلی ارائه خواهیم کرد.
معمولاً سفارش مشتریان از طرق مختلف قابل دریافت است. سایت، فکس، حضوری، تلفنی و…. لیکن وضعیت پردازش هر یک از انواع سفارشات تا حدود زیادی مشابه خواهد بود. قائدتاً بایستی هر یک از سفارشات در فرمی ثبت شوند که در اینده قابلیت گزارشگیری و تحلیل به صاحبان کسب و کار داشته باشند. بدیهی است درصورت ثبت سفارش در نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان وجود نخواهد داشت. زیرا باید اطلاعات مربوط به هر سفارش را در قالب یک نامه وارد کرده و نامه را به گردش در بیاوریم.
طبیعتاً بر اساس محتوای هر سفارش امکان دارد مسیرهای مختلفی پیش بیاید. مثلاً سفارش امکان ساخت و تحویل توسط شرکت ما را ندارد. یا اینکه بیشترین درخواست سفارش مربوط به کدام یک از کالاها یا خدمات ماست. پیک و اوج سفارش چه زمانی است؟ چند درصد از سفارش ها به مشتری تبدیل شده اند؟ نحوه آشنایی هر یک از مشتریان بالقوه با ما از چه طریقی است؟ مثلاً شرکت در نمایشگاه یا وب سایت و جستجوی اینترنتی و یا سفارش سایر مشتریان؟ قطعاً چنانچه پاسخ این سئوالات روشن باشد، شرکت می تواند بر روی نقاط قوت خود تمرکز بیشتری کرده و برخی از کانال های تبلیغ خود که اثربخش نیستند را شناسایی و آنها را تقویت یا حتی حذف کند.
بدیهی است سیستم های اتوماسیون اداری نمی توانند پاسخگوی هیچ یک از نیازمندی های ذکر شده در بالا را باشند. علت این امر نیز مشخص است و همانطور که بارها اشاره کرده ایم، محمل اصلی و بستر اصلی ثبت اطلاعات در سیستم های اتوماسیون اداری نامه هستند که قابلیت پردازش و گزارشگیری از محتوای درونی نامه ها بسیار محدود است. حتی در خوشبینانه ترین حالت هم اگر سیستم اتوماسیون اداری بصورت ناقص بتواند نیازمندی های فوق را پاسخ دهد، سیستم های نرم افزاری آماده ای وجود دارند که بطور ۱۰۰ درصد نیازمندی های اشاره شده را پاسخ خواهند داد.
همچنین به ازای مراحل ذکر شده، میتوان گردش کار از پیش تعریف شده ای ایجاد کرد تا هر بار کاربران بصورت سلیقه ای مسیر و گردش کار را طی نکنند و سازمان قائم به فرد شود که سیستم اتوماسیون اداری از پس اینکار بر نخواهد آمد.
اینکه در کشور ما اولویت تجویز نرم افزاری به کسب و کارهای کوچک و متوسط نرم افزار اتوماسیون اداری، کاملاً یک خیانت محسوب میشود که برخی از شرکت های سودجو سال ها است در شیپور ان می دمند درحالی که در کشورهای توسعه یافته معمولاً چیزی به اسم اتوماسیون اداری وجود ندارد.