نحوه شناسایی گلوگاه ها در فرایندهای کسب و کار
آیا این جملات را شنیده اید؟
- توان یک زنجیر به اندازه توان ضعیف‌ترین حلقه آن است.
- سرعت یک تیم کوه نوردی برابر است با سرعت کندترین نفر.
این موارد در مورد فرایندهای کسب و کار نیز صادق است. یعنی عملکرد یک فرایند برابر است با عملکرد ضعیف ترین فعالیت یا فعالیت های موجود در آن. پس باید فکری به حال ضعیف ترین ها کنیم. زیرا ضعیف ترین فعالیت ها باعث ایجاد گلوگاه یا قیف در فرایند خواهند شد.
گلوگاه به عنوان یک عامل داخلی خیلی بیشتر از هر عامل خارجی میتواند در خروجی فرایند ونهایتاً شرکت و سازمان اثر منفی بگذارد. توجه کنید به منظور ارتقاء و بهبود عملکرد شاید نتوان عوامل خارجی را تحت کنترل قرار داد و آنها را بهبود داد ولی گلوگاه ها جزء عوامل داخلی محسوب شده و میتوان آنها را برطرف یا اثرات آنها را تخفیف داد.
اگر نتوانیم گلوگاه فرایندهای خود را پیدا کنیم ممکن است با خروجی ضعیف‌تری روبرو شود، مهلت انجام کارها سر برسد و در نهایت درآمدمان کاهش و هزینه های کسب و کار مان افزایش یابد.
اصولاً میتوان گلوگاه ها را در دو دسته کلی تقسیم بندی کرد:
- گلوگاه های کوتاه مدت
- گلوگاه های بلند مدت
گلوگاه های کوتاه مدت
این گلوگاه‌ها به واسطه مشکلات کوچک و موقت به وجود می‌آیند. برای مثال رفتن به مرخصی یکی از همکاران به مدت ۱۰ روز و نداشتن یک نیروی جایگزین که بتنواند کارهای همکار غیب خود را انجام دهد چه به دلیل عدم تخصص چه به دلیل کمبود زمان و منابع. این اتفاق باعث خواهد شد فرایند به تاخیر بیفتد. تاخیر هم احتمالاً منجر به انباشته شدن کارها برای زمانی میشود که این نیرو به محل کار بازگردد. اتفاقی که منجر به پدیدار شدن گلوگاه کوتاه مدت میشود.
گلوگاه‌های بلندمدت
گلوگاه‌های بلندمدت بسیار مخرب هستند. متاسفانه این نوع از گلوگاه‌ها از گلوگاه‌های کوتاه مدت بیشتر اتفاق می افتند و معمولاً نتیجه واکنش و پاسخ ضعیف ما نسبت به برطرف نکردن گلوگاه‌های کوتاه مدت هستند.
۴ سوالی که به تحلیل گلوگاه های فرایند کمک می کند
۱-گلوگاه مانع انتقال چه چیزی شده است؟
این سئوال به این موضوع میپردازد که گلوگاه باعث ایجاد محدودیت بر کدام یک از اجزا فرایند شده است؟ اجزا فرایند عبارتند از: اطلاعات، محصولات، خدمات
- اطلاعات: برای ادامه فرایند، یک فرد یا سیستم نیاز به اطلاعاتی دارد تا پردازش کرده یا براساس آن تصمیم بگیرد. به عنوان مثال، در صورتی که سرعت تبادل اطلاعات سرورها پایین باشد، انتقال اطلاعات به کندی انجام می شود.
- محصولات: تولید یا تحویل یک محصول متوقف شده است و لازم است تا علت آن بررسی شود.
- خدمات: ارائه یا تحویل یک خدمت متوقف شده است و لازم است تا علت آن بررسی شود.
عوامل ایجاد گلوگاه کدام اند؟
معمولاً سه عامل زیر منجر به ایجاد گلوگاه میشوند:
- عوامل سازمانی: فقدان اهداف روشن، ساختار سازمانی مبهم، فرهنگ نامناسب سازمانی، رهبری، فقدان برنامه ریزی و مواردی از این قبیل.
- افراد: آموزش ناکافی، تاخیر در کار، انتخاب افراد ناکارامد
- سیستم ها و تجهیزات: فرسوده یا خراب بودن، نا هماهنگی و یکپارچه نبودن با سایر سیستم ها و نهایتاً در اختیار نبودن به میزان کافی.
۳-آیا تلاقی بین دو فرایند موجب گلوگاه می شود؟
تشخیص نقاط اشتراک یا تلافی بین فرایندها یکی از اقدامات رایج در مدلسازی فرایند است.
هر زمان که نیاز به تبادل اطلاعات، بین افراد یا سیستم ها یا هردو باشد، در واقع یک تلاقی روی داده است و در حین تبادل اطلاعات، ریسک تاخیر یا خطا وجود دارد که می تواند منجر به گلوگاه شود.
بنابراین علاوه بر این که هر یک از مراحل فرایند باید مورد بررسی واقع شود، توجه ویژه ای نیز به ارتباطات بین مراحل و بین فرایندها باید داشت. از دیدگاه تفکر سیستمی، ارتباط بین اجزا یا زیرسیستم ها به اندازه خود سیستم ها و اجزا مهم هستند. چه بسا قطعات و اجزای سیستم درست کار کنند، اما ارتباط بین آنها بدرستی برقرار نشود.
۴- آیا گلوگاه به دلیل کمبود منابع رخ داده است؟
عمدتا کمبود سه نوع منبع در کسب و کار باعث کاهش سرعت و پیشرفت فرایند می شود:
- منابع انسانی: کمبود نیروی انسانی موردنیاز، کمبود نیروی انسانی متخصص، درگیر بودن نیروی انسانی متخصص در پروژه های مختلف به صورت همزمان
- منابع سیستمی: ناکارآمدی ساختارها، برنامه ها، روش های موردنیاز برای انجام یک مرحله از فرایند یا ارتباطات بین مراحل
- تجهیزات: کمبود یا ناکارآمدی ماشین آلات، ابزارها و سخت افزارها
روش های یافتن و رفع گلوگاه های فرایندی
سئوال از مجریان فرایندها
معمولاً در این روش طی برگزاری جلسات از جنس طوفان فکری، اشکالات و گلوگاه های موجود در فرایند از منظر مجریان فرایند و صاحبان آن بررسی میشود. برای انجام این تحلیل سئوالات ۴ گانه فوق بسیار میتواند مفید واقع شود.
استفاده از ابزارهای اتوماسیون فرایند و BPMS ها
یک ابزار اتوماسیون فرایند یا BPMS امکان پایش و کنترل فرایند را به راحتی میسر مینماید. به تصویر زیر دقت کنید. این نمودارها به Heat Map یا نمودارهای حرارتی معروف اند. به راحتی و بر اساس فرایندهای واقعی اجرا شده در شکل مشخص است که گلوگاه ها در چه بخش هایی از فرایند واقع شده اند.
لطفاً توجه کنید که شناسایی گلوگاه های فرایند پس از پیاده سازی و اجرای آنها در نرم افزارهای اتوماسیون مدیریت فرایند و نرم افزارهای BPMS بر اساس اطلاعات موجود و واقعی صورت خواهد گرفت درحالیکه درغیراینصورت بر اساس یک سری تحلیل که حاصل ذهن تحلیلگران فرایند است.
