چرا متخصصین حوزه BPM، باید هوش تجاری یاد بگیرند؟

در این مطلب درنظر داریم از نقطه نظر فعالین حوزه مدیریت فرایند به ضرورت و اهمیت یادگیری مباحثی همچون هوش تجاری، هوشمندی کسب و کار، BI و داشبورد مدیریتی  بپردازیم.

لطفا بار دیگر به چرخه مدیریت فرایند زیر دقت کنید. همانطور که میدانید این چرخه برگرفته از کتاب Fundamentals of Business Process Management یکی از بهترین منابع و رفرنس های مدیریت فرایند در سطح دنیا است.

جهت یادآوری: اگر در مورد این چرخه اطلاعات ندارید یا آنرا فراموش کرده اید، از اینجا میتوانید آنرا مطالعه کنید.

به مرحله آخر یعنی نظارت و کنترل فرایندها دقت کنید.

نظارت و کنترل فرایند برای هنگامی که در حال اجراست، به منظور تعیین کارایی عملکرد، داده‌های مرتبط با توجه به شاخص‌های عملکردی و اهداف عملکردی فرایند جمع آوری و تجزیه و تحلیل میشوند. گلوگاه‌ها، خطاهای مکرر یا انحراف نسبت به رفتار مورد نظر، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می شود. مسائل جدیدی ممکن است در همان فرایند یا در فرآیندهای دیگر بوجود آیند که نیاز به تکرار چرخه دارند.

پس در واقع در مرحله نظارت و کنترل فرایندها، عملکرد فرایندها را باید بر اساس شاخص هایی که معمولاً به آنها شاخص های کلیدی عملکرد گفته میشود مورد سنجش قرار داد.

پیشنهاد میکنم پیش خواندن ادامه مطلب مطلب زیر را مطالعه کنید:

یک مطلب کامل در مورد شاخص های کلیدی عملکرد در مدیریت فرایند

حال که دریافتیم سنجش عملکرد (کارائی و اثربخشی) فرایندها از طریق شاخص های کلیدی عملکرد خواهد بود، باید به این موضوع بپردازیم که چگونه میخواهیم این شاخص ها را در مورد هر فرایند مورد سنجش قرار دهیم. به این نکات دقت کنید:

• هر فرایند دارای ۵-۱۰ شاخص کلیدی عملکرد است.
• تعداد فرایندهای یک سازمان با مثلا ۱۰۰۰ نفر پرسنل بین ۱۰۰-۲۰۰ عدد خواهد بود.
• بازه زمانی سنجش شاخص ها با یکدیگر متفاوت هستند. برخی روزانه، برخی هفتگی، برخی ماهانه، فصلی، سالانه
• و بسیاری ملاحظات دیگر

با در نظر گرفتن ملاحظات فوق دریافته اید که سنجش عملکرد فرایندها (مرحله نظارت و کنترل) خود تبدیل به یک پروژه ملی شده است که چند نفر تمام وقت باید به این موضوع اختصاص داده شوند.

به شکل زیر دقت کنید. این تصویر مربوط است به یک فایل اکسل متعلق به یک شرکت بزرگ و معتبر داخلی است که در حوزه مدیریت فرایند انرژی، زمان و هزینه نسبتاً بالایی صرف کرده است. این فایل مربوط به فاز نظارت و کنترل در مدیریت فرایندها است. در واقع این فایل به اینصورت تکمیل میشود که بر اساس فرارسیدن موعد زمانی مربوط به هر شاخص فردی اقدام به سنجش آن نموده و در ستون Real ثبت میکند.

لطفا یکبار دیگر تصویر بالا را مشاهده کنید. این تصویر قبل از اسکورول شدن است و آخرین ردیفی که در تصویر قابل مشاهده است ۸۹۰ است. یعنی پس از اسکورول کردن به عددی بین ۲۰۰۰-۳۰۰۰ شاخص خواهیم رسید. پس لازم است چند نفر دائماً اقدام به سنجش این شاخص های کلیدی عملکرد کنند و این است پروژه ملی.

چه باید کرد؟  

بدیهی است با بکارگیری سیستم های هوش تجاری (BI)  بسیاری از اقداماتی را که پیش تر در فایل های اکسل انجام میدادیم بصورت خودکار انجام دهیم و  تا حدود بسیار زیادی به سمت چابک سازی مرحله نظارت و کنترل از مدیریت فرایند گام برداریم. به عبارت دیگر بکارگیری سیستم های هوش تجاری فاز نظارت و کنترل در مدیریت فرایند را نسبت به گذشته تسهیل، تسریع و ارزانتر خواهند نمود.

شما متخصص حوزه مدیریت فرایند، برای شروع یادگیری هوش تجاری میتوانید از اینجا راه را آغاز کنید.

دلیل دوم اینکه چرا متخصصین حوزه BPM، باید هوش تجاری یاد بگیرند؟