داستان موفقیت بکارگیری Activiti BPMS در یک مرکز بهداشتی درمانی (داستان موفقیت امپریال کالج در بهره‌برداری از Activiti)
کالج امپریال به منظور بهبود تعامل و ارتباط بین تیم‌های بالینی، سرویس فرآیند اکتیویتی (Activiti BPMS) را برای پروژه‌های تحقیقاتی انتخاب می‌کند.
مرکز کالج امپریال به رهبری لرد دارزی، در ارتباط با سیاست‌های بهداشتی، چشم‌اندازی برای تشدید توسعه، جذب و انتشار راه‌کارهای نوآورانه و مبتنی بر شواهد در سراسر جهان دارد. برنامه تحقیقات ایمنی بیمار در کالج امپریال لندن، برای استفاده از یافته‌های تحقیقات به منظور طراحی استراتژی‌های اجرای بالینی با هدف بهبود نتایج در بیماران عمل می‌کند. در مرکز سیاست‌های بهداشتی، واحد عروقی در امدادرسانی کالج بهداشت و درمان NHS Trust، با کمک بیمارستان‌های Hammersmith، St Mary و Charing Cross، طیف وسیعی از تحقیقات مختلف، درمان و مدیریت را برای بیماری‌های قلبی عروقی انجام می‌دهد و مرکز ملی درمان نیز در زمینه بیماری آئورت پیچیده فعالیت می‌کند.
چالش
این گروه دلایل ناکارآمدی و بروز خطا در مراقبت‌های بهداشتی مدرن را بررسی می‌کند. نتایج برخی از تحقیقات نشان می‌دهند که بسیاری از این مشکلات را می‌توان از طریق برنامه‌ریزی مؤثر و به موقع و با استفاده از تیم‌های مجرب در سراسر مسیر مراقبت، رفع کرد.
مراقبت از بیماران، اغلب با یک دوره پیش از عمل جراحی آغاز می‌شود و در حال حاضر نیاز به ثبت نکات و نتایج آزمایش، مطابق با چندین مقاله بالینی و سیستم‌های الکترونیکی جداگانه دارد. این اقدام اولیه نشان می‌دهد که عدم آگاهی از اطلاعات بیمار (نتایج بالینی) در هنگام اخذ تصمیمات ریسک بالایی داشته و عدم دسترسی به اطلاعات حیاتی پس از عمل جراحی، در مسیر مراقبت، نه تنها برای خدمات بهداشت درمانی ناکارآمد است، بلکه اغلب اوقات موجب ناامیدی اطرافیان و از دست دادن اعتماد به نفس بیماران پرخطر و گاهی اوقات نیز با عث بروز آسیب می‌شود.
راه حل
گروه تحقیقاتی با درک نیاز به بهبود ارتباطات، به منظور کاهش ناکارآمدی مسیر و خطا در زمان عمل، مسیر درمان و نظارت بر پیشرفت بیمار را برای اجرای یک مدل متمرکز مبتنی بر نرم‌افزار مدیریت فرآیند بر روی یک سیستم چک لیست، راه‌اندازی می‌کند.
با کمک بودجه‌ای که توسط مرکز تحقیقات بیومریسی امپریال NIHR (BRC) تأمین شد، واحد تحقیقاتی در بیمارستان سنت ماری قبل از انتخاب راه حل عملی، تحقیقاتی را در مورد ابزارهای متعددی انجام دادند که در نهایت Activiti از شرکت Alfresco انتخاب شد.
Activiti یک برنامه مدیریت فرآیندهای کسب و کاری (BPMS) است که ویرایشگر گرافیکی آن توسط تیمی باتجربه و قدرتمند در حوزه BPMS طراحی شده تا حداکثر کارایی را داشته باشد. این برنامه یک گردش کار مبتنی بر تسک را ارائه می‌دهد که تمام مسیر درمان قبل از عمل را پوشش می‌دهد. تمام اسناد و مدارک، از جمله یادداشت‌ها و نتایج آزمون، در داخل سیستم از منابع مختلف جمع‌آوری شده و بین همه اعضای تیم و کادر پزشکی به اشتراک گذاشته می‌شود.
نتایج
واحد مذکور، طی یک مطالعه آزمایشی این راه حل را برای یک نمونه کوچک از بیماران مبتلا به پاتولوژی آئورت در بیمارستان سنت مری مورد آزمایش قرار داد که در آن تعداد زیادی از بیماران پرخطر هر ساله درمان می شوند. هدف دومین پروژه تحقیقاتی، صرفه‌جویی و بهبود کیفیت و افزایش بهره‌وری این رویکرد است.
با استفاده از Alfresco Activiti، کلیه اعضای تیم، قادر به جمع‌آوری و به اشتراک گذاشتن سوابق مربوط به هر بیمار به شیوه‌ای کارآمد و سریع هستند. انتظار می‌رود که این راه حل به طور چشم‌گیری کانال‌های ارتباطی را بهبود بخشیده و خطر از دست دادن اطلاعات بیماران را به حداقل برساند.
کولین بیکلل، مشاور بخش سرطان بیمارستان اظهار داشته: «بیماران مبتلا به آسیب شریانی که تحت عمل جراحی قرار می‌گیرند، به طور قابل توجهی در معرض ریسک هستند. این در حالی است که مسیر پیش‌گیرانه طولانی و پیچیده است. در پروژه ملی اخیر، ما به بررسی میزان خطا در روش‌های درمان آئورت پرداخته و منابع اصلی را که شامل ارتباطات تیم و نقص‌های تجهیزات هستند، فهرست‌بندی می‌کنیم.»
دین گودفری، پژوهشگر جراحی که این مطالعه را انجام می‌دهد، بیان داشته: «مسیر مراقبت روش درمان آئورت بسیار طولانی و در عین حال پیچیده است، اما اکنون که در Activiti (نرم افزار BPMS محصول شرکت آلفارسکو) به صورت گرافیکی نمایش داده می‌شود، می‌توانم آن را به سادگی تغییر داده و پیشرفت‌های حاصل را شناسایی کنم.»
دیو تیلور، مدیر پروژه تحقیقاتی، هنگام معرفی Activiti به تیم، گفت: «من از انعطاف پذیری Activiti و قابلیت توسعه و برنامه ریزی آن به دلخواه، مطلع بودم. بنابراین توانستیم نسخه مورد نیاز خود را اجرا کنیم و از ویرایشگر BPMN برای مدل‌سازی مسیر مراقبت استفاده کنیم. من اعتقاد دارم که این رویکرد برای هر تخصص پزشکی جواب می‌دهد و می‌تواند توسط یک تیم بالینی تغییر داده شود، به طوری که با ترکیب ویژگی‌های عملکردی آن که اغلب در بین مشاوران، متفاوت است، بهبود پیدا کند.»
از جنبه قانونی نیز این نرم‌افزار به پزشکان کمک کرده و اجازه می‌دهد تا تیم‌ها پرونده‌های بیماران را بیشتر از گذشته در طول پیشرفت آنها پس از عمل جراحی بررسی کنند.