ارتباط سیستم سازی و مدیریت فرایند
اخیراً عبارتی تحت عنوان سیستم سازی را شاید زیاد شنیده باشید. از طرفی مخاطبین ما در وب سایت مدرسه مدیریت فرایند علاقه مندان به مباحثی مثل مدیریت فرایند، سیستم مدیریت فرایندها، مدلسازی فرایند و… هستند. برای اینکه مخاطبین عزیز در خصوص سیستم سازی نیز اطلاعات مورد نیاز را کسب کنند، در این مطلب در نظر داریم جایگاه این دو مقوله یعنی سیستم سازی و مدیریت فرایند را بررسی و نسبت به یکدیگر تحلیل کنیم.
در ابتدا لازم است مراحل اصلی که در سیستم سازی لازم است را مرور نماییم تا در ادامه بتوانیم تفاوت ها و همپوشانی های این دو مقوله را نسبت به یکدیگر تحلیل کنیم. البته بدیهی است مراحل مورد اشاره در خصوص سیستم سازی بصورت کلان بیان خواهند شد و فرصت پرداختن به جزئیات در این مطلب وجود ندارد. در این خصوص رفرنس اصلی ما کتاب آقای سام کارپنتر است.
احتمالاً در آینده ای نزدیک، در مورد مراحل و ابعاد سیستم سازی مطالب کاملتری با جزئیات بیشتر ارائه خواهیم کرد.
مراحل اصلی سیستم سازی
اولین مرحله در سیستم سازی برنامه ریزی است. برنامه ریزی نه تنها گام اول در سیستم سازی است بلکه در بسیاری از اقدامات دیگر در این جایگاه قرار دارد. البته منظور از برنامه ریزی برنامه ریزی راهبردی و استراتژیک است.
گام دوم سیستم سازی بر اساس کتاب آقای سام کارپنتر، نگارش اصول کلی است. اصول کلی مواردی هستند که سایر تصمیمات شما را تحت تاثیر قرار میدهند. جنس این اقدام نیز مانند اقدام قبل، از جنس برنامه ریزی استراتژیک است.
البته این نکته مهم را در نظر داشته باشید که در این دو اقدام به دنبال انجام یک پروژه بزرگ و عریض و طویل برنامه ریزی استراتژیک نیستیم بلکه شرکت ها میتوانند بصورت چابک و سریع، پس از فراگیری اصول اولیه برنامه ریزی استراتژیک خود اقدام به اینکار نمایند. به زودی در این خصوص نیز مطالبی ارائه خواهیم کرد.
مرحله سوم سیستم سازی، نگارش روش های کار است. زمان بر ترین و شاید پیچیده ترین مرحله در سیستم سازی همین مرحله سوم است. در این مرحله مراحل انجام هر یک فعالیت های سازمان مستند و مکتوب شده و سعی در بهبود آنها خواهیم داشت.
مراحل اصلی مدیریت فرایند
دوستانی که با موضوع مدیریت فرایند آشنایی دارند میدانند که مدیریت فرایند از چند فاز اصلی تشکیل شده است که به ترتیب عبارتند از:
- شناسایی وضعیت موجود فرایندها
- تحلیل و بهبود فرایندها
- پیاده سازی فرایندها
- پایش و کنترل فرایندهای اجرا شده
همپوشانی مدیریت فرایند و سیستم سازی
با کمی تامل مشخص میشود که مرحله سوم سیستم سازی در واقع همان مدیریت فرایند است منتها با جزئیات کمتر. در واقع بخشی از اقداماتی که در مدیریت فرایند انجام خواهد شد، در مرحله سوم سیستم سازی صورت خواهد گرفت. پس میتوان چنین ادعا کرد که مدیریت فرایند نه تنها با مرحله سوم سیستم سازی که مهم ترین مرحله آن است همپوشانی دارد، بلکه بصورت کامل تر و دقیق تر از آن می باشد.
پس میتوان چنین نتیجه گیری کرد که سیستم سازی از دو گام اصلی برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت فرایند تشکیل شده است و مهم ترین مرحله سیستم سازی یعنی نگارش روش های انجام کار، بشی از مراحلی است که در مدیریت فرایند انجام میشود.