عضویت در کانال مدیریت فرایند
فصل ۵ کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of BPM)- بخش سوم
کتاب اصول مدیریت فرایند

طی مطلب قبل، ترجمه چند صفحه اول فصل پنجم کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) در وب سایت قرار خواهد گرفت. موضوع این فصل کشف فرایندها است. مطالعه این مطالب خصوصاً برای عزیزانی که جلد اول کتاب را خریداری کرده اند، اکیداً توصیه میشود.

 

البته با توجه به مستقل بودن موضوع آن، مطالعه این مطالب برای کلیه علاقه مندان بسیار مفید خواهد بود.

 

البته شدیداً توصیه میکنیم اگر ۴ فصل اول کتاب را نخوانده اید، آنرا از این صفحه تهیه کنید.

 

نقاط قوت و محدودیت­های روش های مختلف کشف فرایند

روش­های مختلف کشف فرآیند هرکدام دارای نقاط قوت و ضعفی هستند. این­ها را می­توان از لحاظ عینیت، غنی بودن، زمان­بری و فوریت بازخورد مورد بحث قرار داد (به جدول زیر مراجعه شود).

 

روش های کشف فرایند

 

عینیت: روش­های کشف مبتنی بر شواهد معمولاً واقعی ­تر هستند. اسناد، گزارش های موجود و مشاهدات، نحوه عملکرد یک فرایند را به گونه­ ای بی­طرفانه نشان می­دهند. اکتشاف مبتنی بر مصاحبه و کارگاه باید بر توصیف­ ها و تفسیرهای متخصصین حوزه که درگیر فرایند هستند، متکی باشد. این ریسک وجود دارد که این افراد تصورات و ایده­ های نادرستی از نحوه عملکرد فرایندشان داشته باشند. حتی بدتر از آن، تحلیل­گر فرایند در معرض این ریسک نیز هست که کارشناسان حوزه ممکن است اطلاعات مربوط به فرایند را مخفی کنند. به عنوان مثال، در پروژه کشف فرآیند در یک محیط سیاسی، گروهی از ذینفعان فرایند ترسِ ازدست ­دادن قدرت، نفوذ و یا موقعیت­شان را داشته باشند.

 

غنا: در حالی که روش­های کشف مبتنی بر مصاحبه و کارگاه­ها محدودیت­هایی از نظر عینیت دارند، معمولاً بینش­ هایی غنی از فرایند ارائه می­دهند. کارشناسان حوزه­ای که درگیرِ مصاحبه­ ها و کارگاه­های آموزشی هستند، مرجع خوبی برای روشن شدن دلایل و اهداف تنظیم فرایند به گونه ای که هست، می­باشند. روش­های مبتنی بر شواهد ممکن است مسائلی را که باید مورد بحث قرار ­گیرند و سوالاتی که باید مطرح شوند را نشان ­دهند، اما غالباً پاسخی به آن نمی­دهند. همچنین صحبت­ کردن با متخصصین حوزه اطلاعاتی را در مورد تاریخچه فرایند و محیط سازمان ارائه می­کند. این اطلاعات برای درک دستور کار هر یک از ذینفعان، مهم است. گاهی اوقات روش­های کشف مبتنی بر شواهد متوجه ملاحظات استراتژیکی در زمان مستند­سازی فرایند بر روی کاغذ می­شود، اما به سختی می­توانند در مورد دستور کار شخصی ذینفعان مختلف نتیجه گیری کنند.

 

زمان انجام: روش­های کشف زمان­های متفاوتی را نیاز دارند. در حالی که مستندات یک شرکت و یا یک فرایند خاص را می­توان به راحتی در اختیار یک تحلیل­گر فرایند قرار داد، انجام مصاحبه­ ها و کارگاه­ های آموزشی بسیار زمان­بر است. درحالی­که کشف مبتنی بر مصاحبه از تکرار بازخورد­های متعدد برخوردار است، برنامه­ ریزی کارگاه ­های آموزشی با کارشناسان مختلف در زمان کم سخت است. کشف خودکار فرایند اغلب زمان زیادی برای استخراج، اصلاح کردن و فیلتر کردن گزارش ­های رویداد نیاز دارد. مشاهده منفعل نیز نیاز به زمان­ برای هماهنگی و تصویب دارد. بنابراین، ایده خوبی است که با تجزیه­ و­تحلیل مستندات شروع شود، زیرا غالباً می­توانند در زمان کوتاهی در دسترس قرار گیرند.

 

فوریت بازخورد: آن دسته از روش­هایی که به طور مستقیم از طریق گفتگو و تعامل با کارشناسان حوزه تهیه می گردند، برای دریافت بازخوردِ فوری بهتر هستند. کشف مبتنی بر کارگاه در این زمینه بهترین است، زیرا ادارک ناسازگاری در مورد عملیات یک فرایند می­تواند به ­طور مستقیم توسط طرفین درگیر حل شود. هرگاه جنبه ­هایی از فرایند نامشخص باشند، مصاحبه­ها نیز فرصتی برای پرسیدن سوالات ارائه می­دهند با این وجود، تمام مسائل را نمی­توان مستقیماً با تنها یک کارشناس حوزه حل کرد. روش­های کشف مبتنی بر شواهد، پرسش­ های مختلفی در مورد چگونگی کار یک فرایند را مطرح می­کنند. این سؤالات اغلب فقط از طریق صحبت با کارشناسان حوزه پاسخ داده می­شوند.

 

ادامه دارد…

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .