نرم افزار اتوماسیون اداری یا ارتباط با مشتری؟ کدام یک اولویت بالاتری دارند؟!
در این مطلب میخواهیم یک موضوع مهم برای تمام کسب و کارهای ایرانی را بررسی کنیم. در ابتدا ماژول های هر یک از دو سیستم اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری را بررسی و تحلیل خواهیم نمود که کدام یک از ماژول ها برای کسب و کارها مفید خواهد بود.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری
در ابتدا نرم افزار اتوماسیون اداری یا به عبارت بهتر گردش مکاتبات را تحلیل خواهیم کرد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا گردش مکاتبات از چند ماژول اصلی تشکیل شده اند که عبارتند از:
- دبیرخانه شامل نامه های وارده و نامه های صادره
- نامه های داخلی
- عملیات مربوط به کارتابل و گردش مکاتبات
- عملیات مروبوط به ارجاع
ماژول های فوق رسالت پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک را بر عهده دارند و سایر ماژول ها که در نرم افزارهای اتوماسیون اداری که در بازار به فروش میرسد، به نوعی ماژول های فرعی به شمار میروند و به تدریج به نرم افزارهای اتوماسیون اداری اضافه شده است. برخی از این ماژول های ثانویه عبارتند از: کارتابل آفلاین، تبدیل گفتار به متن، تقویم سازمانی، سامانه تبادل فایل، چت سازمانی، فرم ساز و سیستم گردش کار، زیر سیستم رسسانه سازمانی، زیر سیستم دانش نامه سازمانی و… . البته در مورد فرم سازها و سیستم های گردش کار پیش تر مطلبی نوشتیم و اشاره کردیم که سیستم های گردش کار نسل قبلی نرم افزارهای BPMS هستند و نرم سازهای موجود در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، از قابلیت های بسیار کمتری جهت مکانیزه کردن فرایندهای سازمان نسبت به سیستم های مدیریت فرایند (BPMS) برخوردار هستند.
۶ تفاوت فرم ساز های موجود در اتوماسیون اداری با نرم افزارهای BPMS
نرم افزارهای CRM
در مقابل نرم افزارهای CRM از ماژول های زیر تشکیل شده اند:
- بازاریابی
- فروش
- خدمات پس از فروش
- مدیریت ارتباط با مشتریان
- انبارداری
- اتوماسیون اداری
- فرم ساز و سیستم گردش کار
- و…
البته سه ماژول اول جزء قابلیت های اصلی نرم افزارهای CRM به شمار میروند و ماژول های انبارداری، اتوماسیون اداری، فرم ساز و گردش کار جزء ماژول های ثانویه هستند.
نکته جالب اینکه در برخی از سیستم های CRM یک ماژول تحت عنوان اتوماسیون اداری وجود دارد که نسبت به نرم افزارهای اتوماسیون اداری که مستقل به فروش میرسد از فانتزی های کمتری برخوردار است لیکن دارای قابلیت های اصلی اتوماسیون اداری است.
در واقع با استقرار نرم افزار CRM علاوه بر قابلیت های مربوط به فروش، بازاریابی و ارتباط با مشتریان به سایر امکاناتی از قبیل خدمات پس از فروش، انبارداری، اتوماسیون اداری و حتی فرم ساز و گردش کار نیز دسترسی خواهیم داشت.
به نظر میرسد دریگر نیاز به توضیح بیشتر نیست و مشخص است که کدام نرم افزار برای کسب و کارها از اولویت بالاتری برخوردار هستند.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای بسیاری از کسب و کارها واقعاً ضروری نیستند و در کشورهای توسعه یافته حتی سازمان ها و بنگاه های متوسط و بزرگ نیز از اینگونه سیستم ها با این شدت استفاده نمیکنند زیرا نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای مکانیزه کردن مواردی کاربرد دارند که بصورت موردی بوده و فرایندی برای انجام آنها تعریف نشده اند. سئوال کلیدی این است که چند درصد از فعالیت های یک کسب و کار باید موردی باشد؟
چگونه اتوماسیون اداری در تضاد با مدیریت فرایند است؟!
تیم مدرسه مدیریت فرایند با بررسی نرم افزارهای CRM موجود در بازار و تحلیل نقاط قوت و ضعف آنها، اقدام به ارائه مشاوره در زمینه انتخاب نرم افزار CRM مناسب کسب و کار شما خواهد نمود. برای دریافت مشاوره رایگان کافی است با ما تماس بگیرید.