فاز آماده ­سازی در مدیریت فرایند- گام اول

آغاز مدیریت فرایند بدون آماده­ سازی سازمان و فراهم کردن زیرساخت­ های فرهنگی، دانشی و حقوقی با ریسک­های زیادی همراه خواهد بود و با توجه به اینکه در کشور ما بلوغ مدیریت فرایند خیلی بالا نیست، این گام از اهمیت فزاینده­ای برخوردار خواهد بود.

در فاز آماده ­سازی ۴ اقدام مهم زیر باید صورت پذیرد:

• فرهنگ­ سازی
• اخذ تعهد از مدیران ارشد
• انتخاب ابزارهای موردنیاز در اجرای مدیریت فرایند
• برگزاری دوره­ های آموزشی

فرهنگ سازی در آغاز مدیریت فرایند

حتماً توصیه می­شود پیش از آغاز پروژه، اقدام به فرهنگ­ سازی در بدنه سازمان نسبت به موضوع شود. این مرحله یکی از مهم­ترین فازهای هر پروژه مدیریت فرایند است که چند ماه قبل از آغاز پروژه، اطلاعات به تدریج و قطره چکانی به بدنه سازمان منتقل شود. برای اینکار باید از همه انواع رسانه­ های موجود در دسترس استفاده نمود. همچنین برگزاری سمینار و دوره آموزش ابتدایی برای بدنه سازمان، مدیران میانی و مدیران ارشد می­تواند بسیار موثر باشد. تجربه به ما نشان داده است برای این منظور برگزاری سمینار و دوره­ های آموزشی کوتاه مدت در سازمان­ها به منظور ارتقاء فرهنگ سازمانی در این زمینه و همسو نمودن بدنه سازمان و سطوح مختلف مدیریتی میتواند بسیار مفید باشد.

اخذ تعهد از مدیران ارشد

یکی دیگر از مهم­ترین اقدامات در فاز آماده­سازی اخد تعهد از مدیران ارشد سازمان است. با فرض اینکه مدیران ارشد نسبت به مزایای مدیریت فرایند و فرایندگرایی آشنایی نداشته باشند، فرهنگ­ سازی پیش از اخذ تعهد می­تواند بسیار مفید باشد. اخد تعهد به زبان ساده به این معنی است که مدیران ارشد بصورت رسمی حمایت خود از استقرار مدیریت فرایند در سازمان را اعلام می­کنند.

البته درصورتیکه مدیران ارشد نسبت به این موضوع متعهد نبودند، از تکنیک خرده شکلات استفاده کنید.

انتخاب ابزارهای مدیریت فرایند

از دیگر اقدامات مهم در فاز آماده ­سازی، انتخاب ابزارهای مورد نیاز در استقرار مدیریت فرایند است. همانطورکه پیش­تر اشاره شده بود، فازهای اصلی مدیریت فرایند عبارتند از:

• شناسایی فرایند
• کشف فرایند
• تحلیل فرایند
• طراحی مجدد فرایند
• پیاده سازی فرایند
• نظارت و کنترل فرایند

لطفاً توجه نمایید، در ۴ مرحله اول ابزارهایی تحت عنوان ابزارهای مستندسازی و تجزیه و تحلیل فرایند یا به عبارتی Case Tools مورد نیاز است. در فاز پیاده ­سازی نیز که یکی از مهم­ترین مراحل استقرار مدیریت فرایند و پاشنه آشیل بسیاری از این نوع پروژه ­ها است، نرم ­افزارهای BPMS بسیار مفید و حتی ضروری خواهد بود.

BPMS یک تکنولوژی فوق العاده به منظور مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی بدون کدنویسی و یا با حداقل کدنویسی است. پیش از ظهور BPMSها به منظور الکترونیکی کردن فرایندها و گردش کارهای موجود در سازمان اقدام به برنامه­ نویسی و کدنویسی می­کردند. حال نکته اصلی اینجاست که این­کار یعنی برنامه­ نویسی زمان­بر بوده و بعضاً مشاهده شده، در حالی که برنامه­ نویسان مشغول کدنویسی هستند، فرایندهای سازمان تغییر پیدا کرده و دوباره­ کاری­های زیادی تحمیل شده ­است. گاهی این تغییرات به حدی بالاست که کل پروژه را تحت ­الشعاع قرار داده و ارزش کارهای قبلی که انجام شده ­است را به کلی از بین خواهد برد.

اولین مزیت و ویژگی عمده سیستم ­های BPMS این است که از طریق آنها می­توان فرایندهای سازمان را در زمان بسیار کوتاه ­تری نسبت به روش های برنامه­ نویسی مکانیزه نمود. مکانیزه کردن مزایای زیادی را به همراه دارد و اجرای فرایندها را گارانتی خواهد کرد. همچنین به دلیل افزایش سرعت تبدیل فرایندها به نرم ­افزار و سایر امکاناتی که سیستم­های BPMS در اختیار خواهند گذاشت (ورژنینگ) امکان اعمال تغییرات در آینده بر روی فرایندهای ساخته شده متناسب با تغییرات فرایندها به راحتی میسر خواهد بود.

Case Tools یا ابزارهای مستندسازی و تجزیه و تحلیل فرایندها چه هستند و چه کاربردهایی دارند؟

پیش از مکانیزه کردن فرایندها با BPMS باید آنها مدل­سازی و تجزیه و تحلیل کرد. Case Tools ها در این زمینه به مدلسازان بسیار کمک خواهند کرد. مدیریت فرایندهای سازمان بدون بکارگیری Case Tools امری بسیار زمانبر، پرهزینه، همراه با اشتباه، دوباره کاری و قطعا خطای انسانی خواهد بود. هنوز برخی از سازمان‌ها فرایندهایشان را در نرم افزار Visio مدل می‌کنند.

انواع و اقسام Case Tools ها در دنیا وجود دارد که باید یکی از آنها را انتخاب نمود. پروسه انتخاب ابزار مورد نظر بعضاً زمانبر بوده و با پیچیدگی­ هایی همراه است. تیم ما پیش­تر و درچند پروژه بزرگ کشوری این مسیر را پیموده است و جالب است که در همه موارد به نرم­افزار ویژوال پارادیم رسیده ­ایم.

حالا پیش از اینکه وارد مراحل استقرار مدیریت فرایند شویم باید نسبت به انتخاب این دو نوع ابزار (BPMS و CaseTools) اقدام کنیم. صرف نظر از دلایل فنی، نوع ابزار می­تواند محدودیت­هایی در اجرای پروژه ایجاد کند که با انتخاب این ابزارها پیش از آغاز پروژه، محدودیت­ های مربوطه لحاظ خواهد شد.

برگزاری دوره های آموزشی مدیریت فرایند

برگزاری دوره ­های آموزشی مرتبط از جمله دوره مدیریت فرایند، مدلسازی فرایند، نرم ­افزار ویژوال­ پاردایم و نرم­ افزار BPMS، اقدام مهم و کلیدی دیگری است که باید در مرحله آماده­ سازی انجام شود. اصولاً برای انجام پروژه ­های مدیریت فرایند دو رویکرد در سطح دنیا وجود دارد:

• رویکرد اول برون­سپاری اینگونه پروژه ­ها به پیمانکاران بیرونی است
• رویکرد دوم انجام این پروژه ­ها توسط منابع داخلی

در مورد رویکرد دوم یعنی انجام مدیریت فرایند توسط منابع داخلی که اصلاً نیازی نیست در خصوص ضرورت آموزش صحبت کنیم ولی در مورد رویکرد اول نیز آموزش از اهمیت فوق ­العاده­ای برخوردار است. علت این است که با توجه به جدید بودن این مقوله، بدنه سازمان کمتر با این مباحث آشنایی دارد و جهت نظارت و کنترل بهتر و دقیق­تر بر عملکرد پیمانکار، اکیداً آموزش دیدن پرسنل سازمان توصیه می­شود.

این مطلب برگرفته از کتاب آموش مدیریت فرایند برای مدیران است. 

جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد این کتاب بر روی تصویر زیر کلیک کنید.