مقایسه جایگاه اتوماسیون اداری در ایران در مقایسه با دنیا
هدف از مدیریت فرایند استانداردسازی گردش کارها و رویه روالهای موجود در سازمان است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود. درحالیکه اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی است. همانطورکه بسیاری از ما با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار کرده ایم و میدانیم که گردش کار در سیستم های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط کاربران سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است. در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شده ای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد و میتوان نتیجه گیری کرد که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند.
- مگر نمیشود این گردش کارهای به ظاهر غیر قابل پیش بینی را پیش بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟
- تا به کی سازمانها و شرکتهای ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟
- تا چه زمانی فعالیتها در سازمانها باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟
در این مطلب میخواهیم جایگاه اتوماسیون اداری در ایران را با جایگاه اتوماسیون اداری در دنیا مقایسه کنیم.
همانطور که قبلاً نیز گفته بودیم، چیزی به اسم اتوماسیون اداری در سازمانها و شرکتهای دنیا وجود ندارد و میزان استفاده از اتوماسیون اداری در کشور ما به غلط بسیار پررنگتر از کشورهای توسعه یافته است.
جهت اثبات این ادعا به نمودار پایین دقت نمایید. این نمودار از ابزار گوگل ترندز[۱] استخراج شده است. از طریق این نمودار شما پی خواهید برد هر کلمه که در اینترنت جستجو میشود به چه میزانی محبوبیت دارد و حتی امکان مقایسه بین دو یا چند کلمه وجود دارد. گوگل ترند تعداد جستجوهای واقعی را در اختیار کاربر قرار نمیدهد و تنها به میزان محبوبیت عبارات بین ۰ تا ۱۰۰ نمره میدهد.
برای این منظور ما دو عبارت BPM (مدیریت فرایند) و Office automation (اتوماسیون اداری) را با یکدیگر در سطح دنیا مقایسه کرده ایم که نتیجه آن در نمودار پایین کاملاً مشهود و جالب است.
بله جستجوی عبارت مدیریت فرایند نسبت به اتوماسیون اداری در دنیا با یکدیگر قابل مقایسه نیستند. در برخی قسمتهای نمودار که مشخص شده است نسبت این جستجو یک به صد است. یعنی میزان محبوبیت و جستجو در مورد عبارت BPM صد برابر عبارت Office automation است و این آمار حاکی از این است که اتوماسیون اداری در سازمانهای دنیا از جایگاه بسیار پایینی بر خلاف کشور ما برخوردار است.
در ادامه توجه شما را به یک نمودار دیگر که از همان ابزار گوگل ترندز استخراج شده جلب مینمایم. اینبار دو کلمه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایند را در ایران جستجو کرده ایم.
آمار جستجوی این دو کلمه (مدیریت فرایند و اتوماسیون اداری) در ایران ۱۸۰ درجه با دنیا (BPM و Office automation) متفاوت است و این فاجعه ای است که بسیاری از شرکتهای صرفاً فروشنده اتوماسیون اداری در کشور ما رقم زده اند.
البته در بعضی از اتوماسیون های اداری چیزهایی مثل فرمساز یا گردش کار در کنار سیستم گردش مکاتبات تعبیه شده است درحالیکه این فرم سازها نسل قدیم سیستمهای BPMS هستند. وجود این فرم سازها و گردش کارها خود گواه اهمیت بالای نرم افزارهای BPMS است که اینها (فرم سازها و گردش کارها) مقیاس بسیار کوچکتری از BPMS ها هستند. پس با توجه به اینکه نرم افزارهای اتوماسیون اداری به افزایش سرعت گردش کارهای غیر استاندارد منجر می شود، سازمان شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.
در هرصورت حتی اگر اتوماسیون اداری در سازمان شما وجود دارد، نباید اجازه دهید بیش از اندازه نقش آن پررنگتر شده و به ابزاری محوری برای سازمان شما تبدیل شود. اگر سازمان یا شرکتی با ابعاد کوچک و متوسط هستید، قطعاً جایگزین های بهتری بجای نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما وجود دارد. حتی اگر هم نداشت اتوماسیون اداری نه تنها اوضاع را بهتر نمیکند بلکه میتواند خلاف این مورد عمل کرده و شرکت شما را غیراستانداردتر و سلیقه ای تر کند. در این خصوص بطور مفصل در آینده صحبت خواهیم کرد.
چه چیزهایی میتوانند جایگزین اتوماسیون اداری شوند؟ به زودی در همین صفحه بصورت مفصل در خصوص اینکه چه چیزی میتواند جایگزین اتوماسیون اداری شود بحث خواهیم کرد.
این مطلب به مرور تکمیل می گردد.
[۱] Google Trends
دوستان و همراهان عزیز
لطفا توجه نمایید
اگر این مطلب را مطالعه کرده و با محتوای آن موافق هستید، شما نیز در این فرهنگ سازی مشارکت کنید. کافی است در انتهای همین صفحه بر روی ایکن یکی از این شبکه های اجتماعی کلیک کنید و آنرا به اشتراک بگذارید.
