اتوماسیون اداری عامل تبدیل ثروت به زباله

امروزه داده ها با ارزش ترین چیزی هستند که در دنیا وجود دارد. وجود شرکت هایی مثل گوگل یا فیش بوک در صدر شرکت های برتر دنیا خود گواه این ماجرا است. این شرکت ها داده را به اطلاعات و دانش تبدیل کرده و به فروش می رساند و درآمد سرشاری از این موضوع کسب می کند.

اهمیت داده به حدی زیاد است که در کشورهای توسعه یافته به سراغ تکنولوژی­ هایی مثل پردازش تصویر (Image processing) رفته اند تا تصویر را تبدیل به داده و اطلاعات نمایند.

پس داده ها یکی از با ارزش ترین دارائی های سازمان ها هستند و این درحالی است که در کشور ما کاملاً متفاوت و بر عکس با داده­ ها رفتار می­شود.

بدیهی است به منظور تبدیل داده ­ها به اطلاعات و دانش باید آنها را استخراج کرد ولی معمولاً داده ­ها در کجا انباشت می شوند که باید نسبت به استخراج آنها اقدام کرد؟ داده­ های خام معمولاً در پایگاه­ های داده سیستم ها و نرم افزارهای سازمان ذخیره و انبارش می شوند و باید بر اساس فرایند خاصی آنها را استخراج و به اطلاعات و دانش تبدیل کرد. به این فرایند داده کاوی می گویند. ابزار اینکار یعنی داده کاوی هم ابزارهایی هستند تحت عنوان هوش تجاری.

نکته تاسف بار در کشور ما آنجایی است که درصد بالایی از گردش اطلاعات در سازمان ها و کسب و کارهای کشور ما بر بستر اتوماسیون اداری انجام می شود که قابلیت تبدیل به اطلاعات و دانش از این گردش اطلاعات وجود ندارد. زیرا معمولاً اطلاعات و نامه ها در اتوماسیون اداری بصورت عکس یا پی دی اف در پایگاه داده این سیستم ها ذخیره می شوند و ما در حال تبدیل داده­ های خود به تصاویر هستیم!

اجازه دهید کمی بیشتر توضیح دهم. وقتی شما به منظور ثبت و به گردش درآوردن اطلاعات کسب و کارتان از اتوماسیون اداری استفاده می کنید، محتوای نامه­ هایی که ایجاد خواهید کرد نه بصورت فیلدهای قابل پردازش بلکه بصورت تصویر در دیتابیس اتوماسیون اداری ذخیره شده دیگر کسی نمیتواند از محتوای نامه هایی که در اتوماسیون اداری تولید شده، گزارشات هوشمند (اطلاعات و دانش) استخراج کند.

حال اضافه کردن قابلیت هایی مثل سرچ در بین تصاویر نهایتاً ما را به جستجوی موردنظرمان خواهد رساند نه اینکه این همه اطلاعات تولید شده در اتوماسیون اداری را به اطلاعات و دانش تبدیل کند.

در اتوماسیون های اداری بجز یک سری گزارشات کلی که عناوین آنها را در ادامه مشاهده خواهید کرد، امکان دریافت گزارشات از محتوای نامه ها قطعاً وجود ندارد.

برخی از مهم ترین انواع گزارشات قابل استخراج از اتوماسیون اداری عبارتند از:

• نامه‌ های فرستاده شده به تفکیک واحد و سمت، تعداد نامه ‌های مهلت پاسخ گذشته و …
• گزارش‌گیری از حجم نامه ‌های داخلی (تبادل شده بین واحدها)
• گزارش از نامه ‌های وارده به دبیرخانه بر اساس تاریخ و تعداد
• گزارش از نامه ‌های اقدام شده و اقدام نشده در یک اداره توسط کاربر
• گزارش از نامه های ارجاع شده به گیرندگان
• گزارش از نامه‌ های دریافتی از طریق نمابر، ایمیل، ECE
• گزارش بر اساس میزان ارسال نامه‌ ها برای یک بخش، سازمان یا یک کاربر در یک بازه زمانی
• و سایر گزارشاتی از این دست.

این مطلب جالب را هم بخوانید: مقایسه جایگاه اتوماسیون اداری در ایران در مقایسه با دنیا

طبیعتاً اتوماسیون های اداری خوراکی به سیستم های هوش تجاری جهت استخراج گزارشات و داشبوردهای مدیریتی نخواهند داد بلکه اطلاعات و گزارشات قابل استخراج از سیستم های اتوماسیون اداری در خصوص تعداد نامه ها و موارد مشابه است.

پس برای اینکه با دست خود یکی از با ارزش ترین دارائی هایتان را به زباله تبدیل نکنید، هر چقدر میتوانید میزان استفاده از اتوماسیون اداری را در مجموعه خود کاهش و آنرا در بسترهای هوشمند اجرا کنید. اگر کسب و کار شما یک کسب و کار متوسط یا کوچک است، اصلاً نیازی نیست به سراغ اتوماسیون اداری بروید.

البته مشاهده شده است که برخی نرم افزارهای اتوماسیون اداری را با ابزارهای جی سوئیت گوگل (G Suite)قیاس میکنند ولی این مقایسه خیلی صحیح نیست. در مطلب بعدی در خصوص مقایسه اتوماسیون اداری و ابزارهای جی سوئیت گوگل (G Suite)مطالبی را ارائه خواهیم کرد.