مدل BPMM که توسط کنسرسیوم ارائه شده است، از بین ده ها مدل و چارچوب برای ارزیابی بلوغ فرایندها، جزء بهترین های این حوزه محسوب می شود. در این مطلب در نظر داریم کلیاتی در خصوص مدل BPMM ارائه خواهیم کرد.
لطفا توجه نمایید که ارزیابی بلوغ فرایندهای کسب و کار، از شاخص‌های کلیدی موفقیت در استقرار مناسب مدیریت فرایند در سازمان ها محسوب شده و اهداف زیر را می توان برای ارزیابی بلوغ فرایندها متصور شد:
- شناسایی وضعیت فعلی سازمان از حیث فرایندها
- تهیه تصویراز نقاط قوت و ضعف فرآیندها
- ارائه نقشه‌راه بهبود فرایندهای سازمان
- چشم‌انداز مشترک در فعالیت‌های بهبود
- و…
تاریخچه ایجاد مدل بلوغ فرآیند BPMM
توسعه مدل بلوغ فرآیند کسب و کار (Business Process Maturity Model) در سال 2002 میلادی آغاز شد و بعدها مورد بازنگری قرار گرفت، اما سبقه آن را می توان از خیلی سال های قبل دنبال کرد.
منشأ شیوه های مدیریت کیفیت مدرن معمولاً به والتر شوارت (Walter Shewart) باز می گردد که در دهه های 1920 و 1930 در آزمایشگاه های وسترن الکتریک و تلفن بِل کار می کرد. اثر اصلی پیشتر توسط ادوارد دمینگ (Edwards Deming) و جوزف جوران (Joseph M. Juran) اصلاح شده بود. در دهه 1970 فیلیپ کراسبی (Philip Crosby) یک شبکه بلوغ مدیریت کیفیت را برای بهبود تدریجی کیفیت در نظر گرفت.
در دهه 1980 واتس هامفری (Watts Humphrey) که در IBM کار می کرد، چگونگی معرفی بهترین شیوه های کیفیت را در سازمان های نرم افزاری بررسی کرد.
در دهه 1980، واتس هامفری که در IBM کار می کرد، بر روی بهترین روش معرفی شیوه های کیفیت در سازمان های نرم افزاری کنکاش نمود. رویکردی که او و همکارانش توسعه دادند، معرفی گام به گام از روشها بود. این رویکرد منجر به توسعه چارچوب بلوغ فرآیند شد که مبنای اولین مدل CMM (برای نرم افزار) گردید. نسخه ابتدایی CMM برای نرم افزار در آگوست 1991 توسط وبر (Weber) و پالک (Paulk) منتشر گردید.
در اوایل سال 2002 بری هور (Barry Hore) مدیرعامل ندبانک به همراه موسسه Technology and Operations (T&O) در آفریقای جنوبی، به همراه کمیته اجرایی از T&O به این موضوع بردند که ممکن است ارزش ناشی از به‌کار گرفتن مدل CMM در بخش نرم‌افزار با به‌کارگیری و تبعیت از اصول مشابهی در مورد بلوغ فرآیندها در سایر بخش‌های عملیاتی بانک نیز قابل دستیابی باشد. از آنجایی‌که بیش از 80 درصد فرآیندهای بانک را فرآیندهای عملیاتی تشکیل می‌دهند به همین نسبت نیز عواید ناشی از پیاده‌سازی مدل در آن بخش بیشتر بود.
بری هور از شرکت تراکوئست متریکس (TeraQuest Metrics) خواست تا بر روی مدلی که پوشش دهنده سایر بخش‌های کسب و کار باشد، فعالیت کنند. کار تدوین و توسعه این مدل از آپریل 2002 و با تمرکز اولیه بر روی عملیات خدمت مدل CMM (Service Operations CMM) آغاز شد. شرکت تراکوئست با همکاری مدیران و کارکنان ندبانک فعالیت خود را برای تقویت درک عملکرد خدمات و گردآوری رویکردهای مرتبط با این مدل آغاز کرد. ندبانک در تدوین استراتژی برای توسعه و بکارگیری SO-CMM در سازمان خود نقش مهمی ایفا کرد. آنها همچنین در اوایل مذاکرات خود برای توسعه این مدل تصمیم گرفتند تا این مدل صرفاً محدود به ندبانک نشده و برای استفاده در اختیار جامعه جهانی قرار گیرد. چند سال بعد در ژانویه سال 2005، شرکت TeraQuest Metrics توسط شرکت Borland Software Corporation خریداری شد.
در چند سال بعد، SO-CMM در چندین شرکت در صنایع مختلف به کار گرفته شد. با اجرای این مدل ابعاد و رویکردهای آن بسیار شفاف‌تر شده و این موضوع آشکار شد که رویکردهای استخراجی در این مدل برای هر حل هر نوع مسأله عمومی مرتبط با طراحی و توسعه، آماده سازی، استقرار، بهره برداری و پشتیبانی خدمات و محصولات در هر نوع صنعت و در تمامی مراحل چرخه حیات خدمات و محصولات قابل استفاده است. با استمرار حمایت ندبانک و سایر شرکت‌ها، مجریان امر، عنوان مدل بلوغ SO-CMM را به مدل بلوغ فرآیندهای کسب و کار یا BPMM تغییر دادند و آقای چارلز وبر (Charles Weber) و بیل کورتیس (Bill Curtis) از شرکت Borland به همراه تونی گاردینر (Tony Gardiner) از ندبانک به همراه تیم وسیعی از کارشناسان این دو مجموعه به تدوین و مستندسازی استاندارد BPMM پرداختند. نهایتاً در ژوئن سال 2008 ویرایش نخست این استاندارد توسط موسسه معتبر OMG به چاپ رسید که تا کنون مورد استفاده کارشناسان قرار گرفته است.
BPMM مناسب نیاز تمامی افرادی است که علاقمند یا درگیر در بهبود فرآیندهای کسب و کار یک سازمان مرتبط با محصولات و خدمات می باشند؛ حال ممکن است این محصولات و خدمات برای استفاده داخلی و یا خارجی باشد. این افراد شامل تیم های ارزیابی، اعضای گروههای مهندسی فرآیند، مدیران و کارکنان حرفه ای سازمان می باشد. مدل BPMM می تواند به خودی خود به عنوان یک مدل فرآیندی مورد استفاده قرار بگیرد. BPMM همچنین می تواند به عنوان چارچوبی برای فعالیت های بهبود مبتی بر سایر مدل های مرجع نظیر COBIT، ITIL و ISO 9001 بکار گرفته شود.
اصول بنیادین در مدل BPMM
این اصول عبارت است از:
- ویژگی های یک فرآیند می‌تواند برای تعیین قابلیت آن در مشارکت برای تحقق اهداف سازمانی مورد ارزیابی قرار گیرد.
- فرآیندهای توانمند و بالغ نمی‌توانند بدون وجود سازمان بالغ دوامی داشته باشند و قطعاً تنزل می‌یابند.
- فرآیندهای بالغ نمی توانند دوام داشته باشند مگر اینکه سازمان به اندازه کافی برای حفظ آنها بالغ باشد.
- بهبود در فرآیندها بهترین رویکرد برای اجرای برنامه‌های تغییر سازمانی است زیرا بهبودهای لازم را برای دستیابی به حالت‌های متوالی قابل پیش‌بینی‌تری از قابلیت سازمانی، مرحله‌بندی می‌کند.
- هر مرحله از سطح بلوغ مبتنی بر اصول و مبانی مورد نیاز خود است تا بهبودهای آتی بتوانند بر روی آن ایجاد شوند.
انطباق با BPMM چگونه ارزیابی می شود؟
در مدل BPMM بررسی انطباق به کمک شواهد زیر ارزیابی می گردد:
- بررسی مصنوعاتی که با انجام یک فرآیند، تولید می‌شوند.
- بررسی مصنوعاتی که از انجام یک فرآیند، پشتیبانی می‌کنند.
- مصاحبه با افراد یا گروه‌هایی که فرآیندی را اجرا می کنند.
- مصاحبه با افرادی که عملکرد یک فرآیند را مدیریت یا نظارت می‌کنند.
- مصاحبه با افرادی که از عملکرد فرآیند پشتیبانی می‌کنند.
- داده‌های کمّی که برای توصیف وضعیت سازمان و یا نگرش‌ها و رفتارهای افراد آن استفاده می‌شود.
- داده‌های کمّی که عملکرد یک فرآیند، دستاوردهایش و نتایج کسب و کار را توصیف می‌کند.
- انطباق
انواع ارزیابی مدل بلوغ فرآیند BPMM
مدل BPMM دربرگیرنده چهار نوع ارزیابی مختلف به شرح زیر می باشد:
- ارزیابی اولیه: یک ارزیابی سبک و کم هزینه که چند روز بیشتر طول نمی‌کشد تا به یک نمای کلی از انطباق باBPMM دست یابیم. شواهد به‌طور عمیق بررسی نمی‌شوند و مصاحبه ها در سطح محدودی انجام می‌شود. داده‌ها بصورت کمّی جمع‌آوری می گردد.
- ارزیابی پیشرفت: بررسی تمام حوزه ها و شیوه‌های فرآیندی در محدوده سطح بلوغ ارزیابی برای ایجاد پیشرفت در جهت دستیابی به سطح بلوغ یا پیش‌بینی نتایج ارزیابی تأییدی. این ارزیابی زمانبر است، اما شامل همان سطح دقت و کامل بودن ارزیابی تأییدی نمی شود. داده‌های کمّی جمع‌آوری شده و با نتایج به‌دست‌آمده از مصاحبه ها و بررسی مصنوعات مقایسه می‌شوند.
- ارزیابی تأمین‌کننده: این ارزیابی معمولاً در حین انتخاب منبع انجام می‌شود که مشابه ارزیابی پیشرفت است با این تفاوت که تیم ارزیابی شامل هیچ عضوی از سازمان ارزیابی شده نیست. داده های کمّی جهت ارزیابی جمع‌آوری می شود. یافته ها ممکن است برای توسعۀ تعهدات قراردادی برای بهبودهایی که می‌توانند در طول دوره اجرای قرارداد با انجام ارزیابی پیشرفت، تأمین‌کننده یا تأییدی، تأیید شوند، استفاده شوند. داده‌های کمّی برای تأیید ادعاهای مطرح‌شده در طرح‌های پیشنهادی و ایجاد سطوح قراردادی عملکرد یا بهبود جمع‌آوری می‌شود.
- ارزیابی تأییدی: بررسی کامل همۀ حوزه‌ها و شیوه‌های فرآیندی در محدوده سطح بلوغ ارزیابی. این نوع ارزیابی شامل بررسی هر پنج نوع شواهدی است که در بالا توضیح داده شد. شواهد به‌طور گسترده در سراسر سازمان نمونه‌برداری می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تیم ارزیابی قادر به ارزیابی وسعت انطباق است. داده های کمّی برای بررسی عملکرد و نتایج شیوه ها جمع آوری می شود. تیم ارزیابی بررسی می کند که آیا هر اقدام انجام شده و به هدف خود رسیده و آیا اهداف هر حوزه فرآیند در محدوده ارزیابی برآورده شده است یا خیر. اگر تمام اهداف برای تمام حوزه های فرآیندی در یک سطح بلوغ و در تمامی سطح پایین تر برآورده شده باشد، آنگاه ارزیابی می شود که سازمان به آن سطح بلوغ دست یافته است. سازمان‌ها فقط در صورتی می‌توانند ادعای دستیابی به سطح بلوغ را داشته باشند که توسط یک ارزیابی تاییدی انجام شود.
کاربردهای مدل ارزیابی بلوغ فرآیندی BPMM
چهار روش اصلی برای استفاده از BPMM وجود دارد که هر کدام دارای الزامات متفاوتی برای ارزیابی هستند که به شرح زیر می‌باشند:
- هدایت برنامه‌های بهبود فرآیند کسب و کار: BPMM برای هدایت برنامه‌های بهبود طراحی شده است و پیش بینی می‌شود که بیشترین استفاده از آن در این حوزه باشد. برنامه‌های بهبود باید با ارزیابی نقاط قوت و ضعف فعلی سازمان آغاز شود. ارزیابی اولیه، یافته های کافی برای شروع یک برنامه بهبود را ارائه می دهد. برای تعیین وضعیت و اثربخشی فعالیت های بهبود در طول استقرار، می توان از ارزیابی اولیه یا ارزیابی پیشرفت استفاده کرد. ارزیابی پیشرفت برای ارزیابی های داخلی وضعیت سطح بلوغ کفایت می کند. با این حال، اگر سازمان بخواهد نتایج بلوغ خود را به صورت عمومی ارائه نماید، یک ارزیابی تأییدی مورد نیاز خواهد بود.
- ارزیابی ریسک برای توسعه و استقرار برنامه های کاربردی سازمانی: BPMM برای شناسایی ریسک‌های اجرای موفقیت آمیز سیستم‌ها و ارائه راهنمایی در مورد اقداماتی که باید برای بهبود آنها قبل از استقرار سیستم انجام شود، استفاده می‌شود. اهمیت کاهش ریسک برنامه های کابردی سازمانی مستلزم اطلاعاتی است که از یک ارزیابی پیشرفت یا یک ارزیابی تاییدی به دست آمده است. اگر یک سازمان خارجی در حال توسعه سیستم باشد، یافته های یک ارزیابی تأییدی ممکن است به عنوان اقداماتی که مشتری برای آماده شدن برای استقرار سیستم باید انجام دهد، در قراردادها گنجانده شود.
- ارزیابی قابلیت تأمین‌کنندگان: CMM (برای نرم‌افزار) در اصل برای کمک به وزارت دفاع توسعه داده شد تا از پایین‌ترین قیمت به‌عنوان مبنایی برای انتخاب شرکت کنندگان در مناقصه استفاده گردد. به‌طور مشابه، سازمان‌ها به یک استاندارد قابل‌اعتماد و باز نیاز دارند که بر اساس آن توانایی فروشندگان خود را برای برآورده کردن سطح خدمت، کیفیت، قیمت و تعهدات عملکردی، ارزیابی کنند. آن ها می خواهند ارزیابی های تأمین کننده را در طول فرآیند انتخاب انجام دهند و از ارزیابی های پیشرفت، تأمین کننده یا تأییدی در طول اجرای قرارداد برای بررسی پیشرفت در برطرف کردن نواقص فرآیند شناسایی شده در طول انتخاب منبع استفاده کنند.
- معیارسنجی (بنچمارکینگ): مدیریت ممکن است بخواهد جایگاه خود را نسبت به بلوغ فرآیندهای کسب و کار در بخش صنعت خود، ارزیابی کند. ارزیابی های پیشرفت یک معیار تقریبی ارائه می کند، در حالی که ارزیابی های تأییدی نتایج و معیارهای محکزنی دقیق تری را ارائه می کنند. OMG می تواند مخازن داده و اطلاعات جمع آوری شده در طول ارزیابی ها در مورد روندهای صنعت و بهترین شیوه ها در حوزه های مختلف فرآیند کسب و کار را توسعه دهد.
ساختار مدل بلوغ فرآیند BPMM
ساختار مدل بلوغ فرآیندهای کسب و کار در قالب سلسله مراتبی از مؤلفه ها سازمان‌دهی شده است تا از کاربران مختلف و نیازهای آنها پشتیبانی لازم صورت پذیرد. این سلسله مراتب به ترتیب زیر قابل ارائه است:
- در بالاترین سطح مؤلفه های این مدل 5 سطح بلوغ قرار دارد.
- همه سطوح بلوغ به استثنای سطح 1 شامل حداقل دو یا چند حوزه فرآیندی هستند. در این مدل 30 حوزه فرآیندی تعریف شده است.
- هر حوزه فرآیندی متشکل از اجزای زیر است:
- نام حوزه فرآیند
- بیانه هدف
- اهداف ویژه در حوزه فرآیندی که شامل حداقل 2 و حداکثر 3 هدف ویژه است.
- اهداف نهادینه سازی
- جدول ارتباطی اقدامبه هدف
- اقدامات ویژه
- اقدامات نهادینه‌سازی
تصویر زیر این ساختار را به خوبی نشان می‌دهد.
نویسندگان: علیرضا لاری، محمد رمضانی
ادامه دارد ……..