Robotic Process Automation (RPA)
مهم نیست که اندازه یک کسب و کار چقدر باشه! کوچک یا بزرگ، فرآیندها جزء لاینفک هر کسب و کاری هستند. در بیشتر موارد، این فرآیندها شامل فعالیت های تکراری با حجم بالا هستند که عمدتا به صورت دستی انجام می شوند. مصادیق این فعالیتها را می توان در عملیات پشتیبان مانند پردازش سفارش، تأیید درخواست، ارجاعات، تکمیل سند و یا فعالیت هایی مانند پاسخگویی به تماس های تلفنی، پیام های متنی و غیره پیدا کرد. به جرات می توان گفت این فعالیت های پیش پا افتاده و در عین حال حجیم، کندترین بخش از کل گردش کار هستند که باعث ایجاد گلوگاه، ضرر مالی و مانع بهره وری می شوند.
با این مقدمه، سوالی که مطرح می شود این است که: اگر فعالیتی روتین و سر راست است، چرا آن را خودکار نکنیم؟!
همین سوال به ظاهر ساده ولی مهم، زمینه ساز ظهور فناوری Robotic Process Automation بصورت مخفف RPA شد تا جایی که این کلمه کلیدی به تیتر یک گزارشات Deloitte، Forbes و McKinsey تبدیل شد. اهمیت این موضوع به گونه ای بود که حتی موسسه گارتنر پیش بینی کرده بود که تقریباً 69 درصد از وظایف مدیریتی تا سال 2024 به طور کامل خودکار می‌شوند.
RPA چیست؟
RPA یا به اصطلاح «اتوماسیون فرآیند رباتیک» یک فناوری طراحی شده برای تقلید از نحوه تعامل انسان با برنامه های کاربردی نرم افزاری است که برای انجام کارهای تکراری و اغلب حجم زیاد استفاده می شود. سازمان‌ها این نیروی کار دیجیتالی از ربات‌ها را در نظر گرفته اند که یا افراد را برای انجام کارهای پیچیده‌تر با حذف کارهای تکراری پیش پا افتاده از فهرست مسئولیت‌هایشان آزاد کنند یا به آنها در حین انجام کارشان کمک کنند.
RPA با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) که از روش‌های مختلفی برای کشف، مدل‌سازی، تحلیل، تغییر و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کند متفاوت است. در حالی که RPA برای خودکار کردن تعداد گسسته ای از فعالیت ها مناسب است، در BPM، فرآیندهای کسب‌وکار به صورت جمعی مدیریت می شوند تا نه تنها نرخ خطا را کاهش دهند و کارایی گردش کار را بهبود بخشند (کاری که RPA انجام می دهد)، بلکه برای مثال، مشخص کردن نقش ها و مسئولیت های شغلی مرتبط با فرآیند و بهبود فرآیند در طول زمان را نیز پوشش می دهد.
چه فرآیندهایی را می توان با RPA خودکار کرد؟
RPA سنتی برای هر نوع فرآیندی مناسب نیست. فرآیندها باید دارای ویژگی های زیر باشند تا برای اتوماسیون توسط RPA مناسب باشند:
- حجم بالایی دارد و تکراری است.
- بر داده های دیجیتالی ساخت یافته متکی است.
- دارای قوانین کسب و کار شفاف و نرخ استثنائات کم (یا بدون استثناء) است.
- اگر از نیروی انسانی استفاده شود مستعد خطا است.
- حساس به زمان یا به شدت فصلی است.
برای شرکت‌هایی که RPA را آغاز می‌کنند، کریگ لوکلر، تحلیلگر Forrester Research و کارشناس RPA توصیه کرده است که هنگام تعیین اینکه کدام فرآیند برای RPA مناسب است، به “قاعده پنج” توجه کنند:
- پنج تصمیم: RPA برای برنامه های کاربردی ساده در حجم بالا به خوبی کار می کند. لوکلر معتقد است که برنامه‌هایی که بیش از پنج تصمیم را شامل می‌شوند به موتور قوانین BPM نیاز دارند.
- پنج برنامه: از آنجا که RPA به API ها متکی نیست، ربات ها به تغییرات در برنامه ها حساس هستند. به عقیده لوکلر، وقتی برنامه ها تغییر می کنند، اغلب ربات را خراب می کنند و باعث می شوند شرکت ها از RPA صرف نظر کنند. محدود کردن تعداد برنامه‌های کاربردی درگیر به پنج یا کمتر به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بتوانند بر تغییرات کنترل داشته باشند.
- 500 کلیک: تعداد ضربه های کلیدی که یک ربات باید به آن تسلط داشته باشد باید 500 یا حتی کمتر باشد.
حوزه های کاربرد RPA:
RPA کاربرد وسیعی دارد که برخی از آنها عبارتند از:
1) خدمات مشتری: RPA می‌تواند خدمات مشتری را با خودکار کردن وظایف مرکز تماس، از جمله تأیید امضای الکترونیکی، بارگذاری اسناد اسکن شده و بررسی اطلاعات جهت تأیید یا رد خودکار، بهبود بخشد. RPA علاوه بر استانداردسازی و سرعت بخشیدن به وظایف معمولی، منابع (افراد) را آزاد می کند تا بر موضوعات تخصصی تر تمرکز کنند.
2) اقتصاد و حسابداری: فرآیندهای مالی و حسابداری که خود را مدیون RPA می دانند شامل خرید تا پرداخت، حساب‌های دریافتنی، حسابداری عمومی، حسابداری مالیاتی و انطباق، برنامه‌ریزی مالی و گزارش‌دهی می‌شوند.
3) منابع انسانی: فعالیت های حوزه منابع انسانی که توسط RPA می تواند به صورت خودکار انجام شود شامل حقوق و دستمزد، مدیریت زمان و حضور و غیاب، ورود و خروج و استخدام نیروهای جدید است.
4) در حوزه مدیریت زنجیره تامین نیز از RPA می توان برای خرید و تدارکات، خودکارسازی پردازش سفارش و پرداخت ها، نظارت بر سطح موجودی و ردیابی محموله ها استفاده کرد.
مزایای RPA از نگاه مشتریان:
این مزایا را می توان از نگاه شرکت هایی که از RPA استفاده کرده اند در 5 دسته خلاصه کرد:
- دقت: ربات‌ها هر بار فرآیند را به همان روش تکمیل می‌کنند، خستگی ناپذیرند و همین موضوع نرخ خطا و ناهماهنگی را کاهش می‌دهد.
- انطباق: RPA عملکرد ربات را ردیابی می کند، تعامل انسان با داده های حساس را کاهش می دهد و احتمال تقلب را حداقل می کند.
- صرفه جویی در هزینه: از دست دادن شغل به دلیل اتوماسیون موضوع حساسی است و شرکت ها در مورد استفاده از RPA برای حذف مشاغل محتاط هستند و در عوض ترجیح می دهند درآمد و مزایای تجاری حاصل از عملیات 24 ساعته و هفت روز در هفته و بدون وقفه ربات ها را بیان کنند. بعنوان مثال، خرده‌فروشان در ایام تعطیلات و شرکت‌های حسابداری در زمان ارائه گزارشات مالیاتی که زمان پیک کاری آنها است، گزارش داده‌اند که RPA به آنها اجازه داده است که این زمان ها را با استخدام‌های فصلی بسیار کمتر به سرانجام برسانند.
- بهره وری و روحیه کارکنان: اتوماسیون کارهای تکراری و خسته کننده به کارمندان اجازه می دهد تا بهره وری بیشتری داشته باشند و زمان و انرژی آنها را برای کارهای با ارزش بالاتر آزاد می کند.
- تحول دیجیتال: استفاده از RPA، شرکت‌ها را قادر می سازد تا بخش‌هایی از فرآیندها را بدون ایجاد تغییرات در سیستم‌های قدیمی یا سرمایه‌گذاری پرهزینه و زمان بر در یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود، خودکار کنند و پیش روی در مسیر تحول دیجیتال را برای آن ها تسهیل می کند.