مقدمه
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد جامع برای بهبود فرآیندهای سازمانی است. هدف BPM در هسته خود افزایش کارایی، اثربخشی و سازگاری با بهینه سازی مداوم فرآیندهای کسب و کار است. با این حال، دستیابی به این اهداف به چیزی بیش از درک و طراحی فرآیندها نیاز دارد. نیازمند ساختارهای حاکمیتی قوی است. حاکمیت BPM شامل چارچوب‌ها، سیاست‌ها و شیوه‌هایی است که تضمین می‌کند فرآیندهای کسب‌وکار با اهداف سازمانی همسو هستند، با مقررات مطابقت دارند و به طور مداوم برای بهبود نظارت می‌شوند.
در این مقاله، ما به اصول حاکمیت BPM و بررسی عناصر کلیدی، مزایا و بهترین شیوه‌های آن می‌پردازیم. در پایان، شما درک کاملی از نحوه مدیریت BPM خواهید داشت که باعث موفقیت سازمانی شود.
تعریف حاکمیت BPM
حاکمیت در BPM به رویکرد سیستماتیک برای مدیریت و کنترل فرآیندهای تجاری برای اطمینان از همسویی آنها با اهداف استراتژیک سازمان و مطابقت با الزامات نظارتی اشاره دارد. این شامل تعیین خط مشی ها، تعریف نقش ها و مسئولیت ها و ایجاد مکانیسم هایی برای نظارت و بهبود فرآیندها است. مدیریت BPM تضمین می کند که فرآیندها نه تنها موثر و کارآمد هستند، بلکه در طول زمان نیز پایدار هستند.
اجزای کلیدی حاکمیت BPM عبارتند از:
- همسویی استراتژیک: اطمینان از پشتیبانی فرآیندها از اهداف سازمان
- انطباق و مدیریت ریسک: رعایت الزامات قانونی و نظارتی
- مسئولیت پذیری و مالکیت: تعیین نقش ها و مسئولیت های روشن
- شفافیت و دید: ارائه اطلاعات واضح در مورد فرآیندها و عملکرد
- بهبود مستمر: بازنگری منظم و بهبود فرآیندها
اهمیت حاکمیت BPM
اهمیت مدیریت BPM را نمی توان نادیده گرفت. BPM یک رویکرد ساختاریافته برای مدیریت فرآیندها ارائه می دهد و تضمین می کند که آنها ارزش ارائه می دهند و از اهداف استراتژیک سازمان حمایت می کنند. در اینجا چند دلیل کلیدی وجود دارد که چرا مدیریت BPM ضروری است:
همسویی استراتژیک حاکمیت BPM تضمین می کند که فرآیندهای تجاری با اهداف استراتژیک سازمان همسو هستند. این همسویی به به حداکثر رساندن تأثیر بهبود فرآیندها کمک می کند و تضمین می کند که منابع به سمت فعالیت هایی هدایت می شوند که از اهداف بلندمدت سازمان پشتیبانی می کنند.
انطباق و مدیریت ریسک در دنیای افزایش نظارت، اطمینان از انطباق با قوانین و مقررات حیاتی است. مدیریت BPM به سازمان ها کمک می کند تا به این الزامات پایبند باشند و خطر مسائل قانونی و مجازات ها را کاهش دهد. علاوه بر این، شامل شناسایی و کاهش خطرات مرتبط با فرآیندهای تجاری، محافظت از سازمان در برابر تهدیدات بالقوه است.
مسئولیت‌پذیری و مالکیت نقش‌ها و مسئولیت‌های روشن برای مدیریت مؤثر فرآیند بسیار مهم هستند. حاکمیت مدیریت فرایند تعیین می کند که چه کسی مسئول هر فرآیند است، از مسئولیت پذیری اطمینان حاصل می کند و امکان اقدام سریع در هنگام بروز مشکلات را فراهم می کند. این وضوح به جلوگیری از سردرگمی کمک می کند و تضمین می کند که فرآیندها به طور موثر مدیریت می شوند.
شفافیت و دیده شدن راهبری موثر BPM به ذینفعان اطلاعات واضح و قابل دسترس در مورد فرآیندها و عملکرد آنها ارائه می دهد. این شفافیت تصمیم گیری آگاهانه را قادر می سازد و اعتماد را در سازمان تقویت می کند. همچنین امکان همکاری و هماهنگی بهتر بین بخش ها و تیم های مختلف را فراهم می کند.
بهبود مستمر حاکمیت BPM فرهنگ بهبود مستمر را ترویج می کند. با بازنگری منظم و بهبود فرآیندها، سازمان ها می توانند اطمینان حاصل کنند که رقابتی باقی می مانند و به شرایط متغیر بازار پاسخ می دهند. بهبود مستمر همچنین به شناسایی و حذف ناکارآمدی ها کمک می کند و منجر به صرفه جویی در هزینه و بهبود عملکرد می شود.
عناصر کلیدی حاکمیت BPM
برای پیاده‌سازی حاکمیت BPM مؤثر، سازمان‌ها باید بر چندین عنصر کلیدی تمرکز کنند. این عناصر شالوده یک چارچوب حاکمیتی قوی را تشکیل می دهند و تضمین می کنند که فرآیندهای تجاری به طور موثر مدیریت می شوند.
همسویی استراتژیک همسویی استراتژیک شامل حصول اطمینان از اینکه فرآیندهای کسب و کار از اهداف و مقاصد کلی سازمان پشتیبانی می کنند. این همسویی مستلزم درک روشنی از استراتژی سازمان و چگونگی کمک هر فرآیند به دستیابی به آن است. با همسویی فرآیندها با اهداف استراتژیک، سازمان ها می توانند اطمینان حاصل کنند که از منابع به طور کارآمد استفاده می شود و بهبود فرآیند تأثیر معناداری دارد.
انطباق و مدیریت ریسک انطباق و مدیریت ریسک اجزای حیاتی حاکمیت BPM هستند. سازمان ها باید اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای آنها با الزامات قانونی و مقرراتی، استانداردهای صنعت و سیاست های داخلی مطابقت دارد. علاوه بر این، آنها باید خطرات مرتبط با مدیریت فرآیند را شناسایی و کاهش دهند. این رویکرد پیشگیرانه به محافظت از سازمان در برابر آسیب های قانونی، مالی و اعتباری بالقوه کمک می کند.
مسئولیت‌پذیری و مالکیت نقش‌ها و مسئولیت‌های روشن برای مدیریت مؤثر فرآیند ضروری هستند. حاکمیت BPM شامل تعیین مسئولیت هر فرآیند و ایجاد مکانیسم هایی برای پاسخگویی است. این وضوح تضمین می کند که فرآیندها به طور موثر مدیریت می شوند و مسائل به سرعت مورد توجه قرار می گیرند. همچنین به جلوگیری از سردرگمی و تداخل مسئولیت ها کمک می کند.
شفافیت و دیده شدن. شفافیت و دیده شدن برای مدیریت موثر BPM بسیار مهم است. سازمان ها باید اطلاعات واضح و قابل دسترس در مورد فرآیندها و عملکرد آنها ارائه دهند. این شفافیت ذینفعان را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه بگیرند و اعتماد را در سازمان تقویت می کند. همچنین همکاری و هماهنگی بهتر بین بخش ها و تیم های مختلف را تسهیل می کند.
بهبود مستمر. بهبود مستمر یک اصل اساسی مدیریت BPM است. سازمان ها باید به طور منظم فرآیندهای خود را بررسی و بهبود بخشند تا اطمینان حاصل کنند که رقابتی باقی می مانند و به شرایط متغیر بازار پاسخ می دهند. این تلاش مستمر به شناسایی و حذف ناکارآمدی ها کمک می کند و منجر به صرفه جویی در هزینه و بهبود عملکرد می شود.
برخی چارچوب های قابل کاربرد برای حاکمیت مدیریت فرایند
اجرای BPM Governance نیازمند یک چارچوب ساختاریافته است که خط مشی ها، نقش ها و مکانیسم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار را مشخص کند. چندین چارچوب به طور گسترده شناخته شده می توانند سازمان ها را در توسعه ساختارهای حاکمیتی خود راهنمایی کنند.
COBIT (اهداف کنترلی برای اطلاعات و فناوری‌های مرتبط) COBIT چارچوبی است که توسط ISACA برای حاکمیت و مدیریت فناوری اطلاعات ایجاد شده است. مجموعه ای جامع از شیوه ها، ابزارها و دستورالعمل ها برای مدیریت فرآیندهای فناوری اطلاعات ارائه می کند. در حالی که اصول COBIT عمدتاً بر فناوری اطلاعات متمرکز است، می‌توان اصول COBIT را در مدیریت BPM به‌ویژه در همسویی فرآیندها با اهداف استراتژیک و اطمینان از انطباق به کار برد.
ITIL چارچوبی برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات است که بهترین شیوه ها را برای ارائه خدمات فناوری اطلاعات با کیفیت بالا ارائه می دهد. اصول ITIL را می توان با مدیریت BPM، به ویژه در زمینه هایی مانند طراحی فرآیند، مدیریت و بهبود مستمر، تطبیق داد.
ISO 9001 ISO 9001 یک استاندارد بین المللی برای سیستم های مدیریت کیفیت است. چارچوبی برای پیاده سازی و حفظ شیوه های مدیریت کیفیت موثر فراهم می کند. سازمان ها می توانند از اصول ISO 9001 برای ایجاد ساختارهای حاکمیتی استفاده کنند که کیفیت فرآیند و بهبود مستمر را تضمین کند.
توسعه یک چارچوب حاکمیت BPM سفارشی در حالی که چارچوب های موجود راهنمایی های ارزشمندی را ارائه می دهند، سازمان ها ممکن است نیاز به توسعه چارچوب های مدیریت BPM سفارشی متناسب با نیازهای خاص خود داشته باشند. توسعه یک چارچوب سفارشی شامل چندین مرحله است:
- ارزیابی فرآیندهای جاری: ارزیابی فرآیندهای موجود برای شناسایی نقاط قوت، ضعف و زمینه های بهبود.
- تعریف سیاست های حاکمیتی: سیاست هایی را ایجاد کنید که مدیریت فرآیند را هدایت کرده و از انطباق با الزامات قانونی اطمینان حاصل کند.
- تعیین نقش ها و مسئولیت ها: نقش ها و مسئولیت های روشنی را برای مدیریت فرآیند تعریف کنید.
- پیاده‌سازی مکانیسم‌های نظارت: ابزارها و تکنیک‌هایی را برای نظارت بر عملکرد فرآیند و تبعیت از حاکمیت ایجاد کنید.
- بازنگری و بهبود مستمر: به طور منظم چارچوب حاکمیتی را بررسی و به روز کنید تا از اثربخشی آن اطمینان حاصل کنید.