واحد سیستم‌ها و روش‌ها در هر سازمان نقش مغز مهندسی و نظم‌بخش را دارد. از مهم‌ترین وظایف این واحد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1-طراحی و مستندسازی فرایندها و روش‌های کاری
– تهیه و تدوین آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، روش‌های اجرایی و فرم‌ها.
– ترسیم نمودارهای جریان کار (Flowchart / BPMN).
2- بهبود و بازنگری فرایندها
– شناسایی نقاط ضعف، گلوگاه‌ها و اتلاف‌ها در فرایندها.
– ارائه پیشنهادهای اصلاحی و بهبود مستمر (Continuous Improvement).
3- استانداردسازی عملیات سازمان
– ایجاد وحدت رویه در انجام کارها بین واحدهای مختلف.
– انطباق با استانداردهای ملی و بین‌المللی (مثل ISO).
4-توسعه ساختار سازمانی و تشکیلات
– طراحی ساختار سازمانی مناسب با اهداف و استراتژی شرکت.
– بررسی شرح وظایف پست‌ها و هماهنگی بین واحدها.
5- اتوماسیون و مکانیزه‌سازی فرایندها
– شناسایی فرایندهایی که قابلیت مکانیزه شدن دارند.
– همکاری با واحد فناوری اطلاعات برای استقرار سیستم‌های نرم‌افزاری (ERP، BPMS و …).
6- پایش و ارزیابی کارایی فرایندها
– طراحی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs).
– اندازه‌گیری و گزارش‌گیری از اثربخشی روش‌ها.
7- آموزش و فرهنگ‌سازی
– آموزش کارکنان در زمینه فرایندها و دستورالعمل‌ها.
– ترویج تفکر فرایندی در سازمان.
در این مطلب می‌خواهیم به وظیفه اول یعنی طراحی و مستندسازی فرایندها بپردازیم و اینکه فرایندکاوی چگونه می تواند این وظیفه را تحت تاثیر قرار دهد.
یکی از مهم‌ترین وظایف واحد سیستم‌ها و روش‌ها، طراحی و مستندسازی فرایندهاست. یعنی مشخص کردن اینکه هر کار در سازمان چطور باید انجام شود، چه کسی مسئول آن است، چه مراحلی دارد و چه فرم‌ها یا سامانه‌هایی در آن به کار می‌روند. خروجی این کار معمولاً به شکل دستورالعمل‌ها، فلوچارت‌ها یا مدل‌های فرایندی ارائه می‌شود تا همه کارکنان بدانند مسیر درست اجرای فعالیت‌ها چیست.
اما مسئله اینجاست که آنچه روی کاغذ طراحی می‌شود همیشه با واقعیت اجرا یکی نیست. در عمل، افراد مسیرهای میان‌بُر می‌روند، برخی کارها دوباره‌کاری می‌شوند یا فعالیت‌ها با تأخیر انجام می‌شوند.
اینجا فرایندکاوی ارزش خودش را نشان می‌دهد. فرایندکاوی با استفاده از داده‌های ثبت‌شده در سیستم‌های سازمان، مدل واقعی فرایندها را استخراج می‌کند. این یعنی می‌توانیم ببینیم فرایند واقعاً چگونه اجرا می‌شود، چه تفاوتی با مدل طراحی‌شده دارد و کجاها نیاز به بازنگری یا اصلاح داریم.
به بیان ساده، فرایندکاوی طراحی و مستندسازی را از یک فعالیت صرفاً اداری به یک فعالیت داده‌محور و واقعی تبدیل می‌کند.
در ادامه به وظیفه دوم سیستم ها و روش ها یعنی بهبود و بازنگری فرایندها می پردازیم و اینکه فرایندکاوی چگونه می‌تواند این وظیفه را متحول کند.
یکی از مهم‌ترین وظایف واحد سیستم‌ها و روش‌ها، بهبود و بازنگری فرایندهاست. یعنی شناسایی نقاط ضعف، گلوگاه‌ها و دوباره‌کاری‌ها در فعالیت‌های سازمان و ارائه راهکارهایی برای ساده‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر شدن اجرای کارها. هدف این وظیفه، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌هاست.
اما مشکل اینجاست که مدل‌های سنتی معمولاً تصویری کلی ارائه می‌دهند و فاقد شاخص‌های واقعی مثل زمان اجرا، میزان دوباره‌کاری یا تعداد استثناءها هستند. به همین دلیل تشخیص دقیق ناکارآمدی‌ها در عمل دشوار می‌شود و تصمیم‌ها بیشتر بر پایه تجربه و احساس گرفته می‌شوند.
اینجا فرایندکاوی وارد عمل می‌شود. با تحلیل داده‌های واقعی فرایند، می‌توان دقیقاً دید کدام فعالیت‌ها بیشتر از حد معمول زمان می‌برند، کجاها دوباره‌کاری اتفاق می‌افتد و چه مسیرهایی باعث تأخیر یا اتلاف منابع می‌شوند.
به بیان ساده، فرایندکاوی کمک می‌کند به جای حدس و گمان، بر اساس شواهد و داده‌ها تصمیم بگیریم که کدام قسمت از فرایند باید بازنگری شود و چه اصلاحی بیشترین اثر را خواهد داشت.
در ادامه این مطلب می‌خواهیم به وظیفه سوم یعنی پایش و ارزیابی کارایی فرایندها بپردازیم و اینکه فرایندکاوی چگونه می‌تواند این وظیفه را ارتقا دهد.
یکی از وظایف کلیدی واحد سیستم‌ها و روش‌ها، پایش و ارزیابی کارایی فرایندهاست. یعنی بررسی اینکه فرایندها تا چه حد مؤثر و کارآمد اجرا می‌شوند، آیا اهداف تعیین‌شده را محقق می‌کنند و چه بخش‌هایی نیاز به اصلاح دارند. این پایش معمولاً از طریق گزارش‌ها و بازخوردهای دوره‌ای انجام می‌شود.
اما مدل‌های سنتی در این حوزه اغلب کلی و ایستا هستند و شاخص‌های واقعی و دقیق مثل میانگین زمان انجام کار، نرخ دوباره‌کاری، میزان تأخیر یا تعداد استثناءها در آن‌ها لحاظ نمی‌شود. در نتیجه تصویر روشنی از عملکرد جاری فرایندها به دست نمی‌آید.
اینجاست که فرایندکاوی نقش پررنگی ایفا می‌کند. با استفاده از داده‌های ثبت‌شده در سیستم‌های سازمان، می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را به‌صورت دقیق و حتی زنده پایش کرد. داشبوردهای فرایندکاوی نشان می‌دهند کدام فعالیت‌ها به موقع انجام می‌شوند، کجاها تأخیر رخ داده و چه روندهایی در طول زمان تغییر کرده‌اند.
به بیان ساده، فرایندکاوی پایش و ارزیابی را از یک فعالیت گزارش‌محور و ایستا، به یک فعالیت داده‌محور، پویا و دقیق تبدیل می‌کند.