دوره های آموزشی BPMN,BPM و انواع BPMS ها

در این پادکست در نظر داریم به اولین مزیت سیستم های BPMS اشاره کنیم. منتهی قبل از اینکه وارد موضوع اصلی شویم باید این مقدمه را ذکر کنیم که در اکثرا سازمانها بسیار از فعالیتها به صورت دستی و غیرمکانیزه انجام می شود.منظور از دستی انجام شدن این نیست که ما کارها را در فایلهای ورد، اکسل و یا با کامپیوتر انجام نمی دهیم بلکه منظور این است که به ازای بسیاری از فعالیت ها اپلیکیشن و یا سیستم های کاربردی وجود ندارد و یا بعضی از این اپلیکیشن و یا سیستم هایی که داریم بخشی از فعالیت های ما را پوشش نمی دهد. مثالی که می زنیم درمورد فرایند مربوط به پرداخت است که ما با توجه به اینکه یکی از ماژول های اصلی سیستم های مالی، ماژول خزانه داریست ولی به این معنی نیست که فرایند پرداخت ما یا صدور چک ما به صورت مکانیزه انجام می شود.
چون اصولا برای اینکه یک چک صادر شود باید مراحل مختلفی طی شود و امضاهای افراد مختلفی گرفته شود. واحد حقوقی، واحد برنامه ریزی، واحد کنترل پروژه، واحد مالی، مدیریت سازمان و نهایتا این چرخه ای که طی می شود و نتایج این چرخه در اختیار واحد خزانه داری و کارشناس مربوطه قرار می گیرد. ایشون اطلاعات را وارد سیستم خزانه داری می کند و نهایتا اقدام به صدور چک می کند.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

در حال حاضر سازمانها با رقابت های شدیدی مواجه هستند. برای اینکه سازمان توان رقابتی خود را حفظ کنند باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند. فواید بسیاری در مورد BPM گفته شده است که ما در این مقاله به بررسی بخشی از فواید آن می پردازیم.

در این پادکست به موضوع مهم “به اتوماسیون اداری نه بگوییم” می پردازیم. ماهیت اصلی سیستمهای اتوماسیون اداری و سیستمهای گردش مکاتباب،گردش نامه در سازمان است یعنی موجودیت اصلی اطلاعاتی که در سیستمهای اتوماسیون اداری گردش پیدا می کند نامه است. نامه هم با توجه به اینکه استاندارد نیست و فرمت بازی دارد امکان کنترل کمتری را برای ما فراهم می کند و همچنین از محتویات نامه ها نمی توانیم پردازش های خوبی داشته باشیم و گزارشات مورد نظرمون را تهیه کنیم. برای مثال فرض کنیم در شرکتی درخواست کالا را در نامه می زنیم. صد نفر درخواست کالا ثبت کردند. مدیر عامل دستور می دهد به من گزارشی بدهید از درخواست کالاهایی که در شش ماهه گذشته به تفکیک واحد سازمانی ثبت شده است و می خواهم بدانم پیک درخواست کی بوده؟ کدام واحد بیشترین درخواست ها را داشته؟ و درخواست های هر واحد بیشتر حول چه اقلامی دور می زنه؟

قاعدتاً تهیه این گزارش از دل نامه و اتوماسیون اداری کار بسیار سختی است. در حالی که ما باید سعی کنیم گردش اطلاعات سازمان را استاندارد کنیم . استاندارد سازی گردش اطلاعات سازمان معمولا از طریق فرمها و چک لیستها انجام می شود. یعنی باید فرایندهایی که به صورت روتین انجام می شود را شناسایی کنیم و اینها را به فرم و چک لیست تبدیل کنیم و اجازه ندهیم نامه در بدنه سازمان ما رسوخ کند چون استاندارد نیست.

وقتی نامه ای در اتوماسیون اداری به جریان می افتد اصولا فرمت و مسیر از پیش تعریف شده ای را برای نامه نداریم. امکان دارد کاربر نامه را اشتباها به شخص دیگری ارجاع دهد و تا وقتی که مشخص شود این اشتباهم شده و اشتباه برطرف شود زمان زیادی از دست رفته است. در حالی که فرمها در دل فرایندهای سازمان مستقر می شوند و فرمها و فرایندهای سازمانی با هم گره خواهند خورد و هر فرمی که در سازمان طی می شود و مخصوصا اگر این فرم به صورت مکانیزه گردش پیدا کند از حیث پردازش و گزارش گیری قابل مقایسه با نامه نیست.

تعجب می کنم از شرکت های کوچکی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنند حتی شرکتهایی با سایز ۵۰۰ تا ۲۰۰۰ نفر باید گردش اطلاعات خود را از قالب نامه خارج کنند و به قالبهای استانداری مثل فرم واگذار کنند. نکته مهمی که وجود دارد این است که ما می توانیم به راحتی فرمها و فرایندهای سازمان را از طریق BPMS مکانیزه کنیم با حداقل زمان ممکن که تک تک این فیلدها قابل گزارش گیری و پایش هستند.

پس بیاییم چند کار اصلی انجام دهیم گردش اطلاعات در قالب نامه را به گردش اطلاعات در قالب فرم تبدیل کنیم و از اتوماسیون اداری شیفت دهیم به سمت سیستم های هوشمند تر، شفاف تر و قابل پایش.

متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

در بسیاری از مستندات تعاریف گوناگونی از فرایند وجود دارد ولی فرایند دارای مشخصاتی است که معمولاً در تعاریف ارائه شده همه آنها پوشش داده نمیشوند. در این مطلب انواع مشخصات فرایند که از اهمیت خاصی برخوردارند ولی معمولاً به آنها پرداخته نمیشود را ارائه کرده ایم.

یکی از مواردی که خلاء وجود سیستمی مثل BPMS را احساس کردم در یکی از پروژه های بزرگ کشوری بود که حدود 10 سال قبل با موفقیت همراه نبوده و توقعات هیچ یک از طرفین پروزه را تامین نکرد.

عوامل کلیدی موفقیت BPM چیست؟ در این مطلب در نظر داریم به بیان برخی از مهم ترین عوامل کلیدی و چالش ها در موفقیت پروژه های BPM یا مدیریت فرایند بصورت تیتوار بپردازیم. 

مهندسی مجدد فرایندها (‌BPR) هر سازمان و یا شرکت، یک نهاد اجتماعی است که براساس هدف بوده، دارای سیستم‌های فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی مرتبط هستند. در گذشته، زمانی که محیط نسبتا دارای ثبات بود اغلب سازمان‌ها برای بهره‌برداری از فرصت‌های پیش‌آمده به تغییرات تدریجی و اندک اکتفا می‌کردند؛ اما با گذشت […]

گام های اجرای موفق یک پروژه BPM چیست؟ اجرای یک پروژه BPM، بغیر از دارا بودن اصول و روش های اصول و روشهای همانند پروژه های فناوری اطلاعات نکات قابل ذکر ذیل را دنبال می نماید.   ۱-درک قابلیت های نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار و آنچه شما از اجرای پروژه به دنبال […]

مدل‌سازي فرایند با استاندارد IDEF در مطلب قبل در مورد استاندار IDEF توضیحاتی ارائه کردیم و IDEF0 را نیز توضیح دادیم. در این مطلب به بیان برخی دیگر از نمودارهای کاربردی در استاندارد IDEF خواهیم پرداخت.

کتاب مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) نوشته پروفسور ویل فان است که از زوایای مختلف به مباحث BPM نگریسته و از همین رو تأثیر شگرفی در ادبیات موضوع مدیریت فرآیندهای کسب و کار گذاشته است.

زنجیره ارزش ابزاری است که به‌وسیله آن امکان برخورد سیستماتیک با تمام حوزه‌های کاری یک سازمان فراهم شده و با تجزیه و تحلیل این حوزه‌ها می‌توان هر حوزه را در ارتباط با مزیت‌های رقابتی و عملکردی در کل سازمان ارزیابی کرد.

در نمودار سلسله مراتب فرایندی (PHD)، سلسله مراتب فرایندها توسط لایه ­های مختلف مشخص می­شود. نمودار سلسله مراتبی فرایندها معمولاً در سه سطح حوزه کسب و کار، گروه فرایند و فرایند تقسیم‌بندی می­گردد.