کاربرد کارگاه های ساختاریافته در استخراج فرایندها

به منظور استخراج فرایندهای سازمان روش های مختلفی وجود دارد که برخی از آنها به قرار زیر است:

• مشاهدات مستقیم
• مصاحبه‌ها
• تحقیق میدانی/بازخور مستند Survey/Written Feadback
• کارگاههای ساختاریافته Structured Workshops
• کنفرانس‌های بر مبنای وب

در مورد اول، دوم، سوم و آخر که معمولاً توسط تیم مدیریت فرایند خود سازمان برگزار میشود نیاز به صرف منابع و زمان نسبتاً طولانی است. همچنین امکان برونسپاری این فاز یعنی استخراج فرایندها به پیمانکاران نیز وجود دارد لیکن تجربیات چنیدن ساله حاکی از کیفیت پایین خروجی های تولید شده توسط پیمانکاران و هزینه بالا است.

یکی از بهترین روش هایی که بسیاری از سازمان های پیشرو در سطح دنیا از آن بهره میبرند، بکارگیری بدنه خود سازمان بصورت آموزشی کارگاهی در استخراج فرایندها است. به اینصورت که پس از انتخاب افراد واجد شرایط، یک دوره آموزشی مختصر و مفید (یک روزه) با محوریت مدیریت و مدلسازی فرایند برای ایشان برگزار شده و طی ۲-۳ روز آتی بوسیله برگزاری کارگاه و با هدایت و مدیریت کارشناسان واحد مدیریت فرایند، نفرات برگزیده واحدهای مختلف سازمانی خود اقدام به مدلسازی و استخراج فرایندهای واحد خود خواهند نمود.

البته قاعدتا حجم و نوع مطالبی که در این دوره آموزشی ارائه میشود نسبت به دوره مدیریت فرایند کمتر و سبک تر خواهد بود.

البته پس از اتمام کارگاه، خروجی های تهیه شده توسط کارشناسان واحد مدیریت فرایندها مورد بررسی و بازنگری قرار گرفته و یکدست و یکپارچه میگردند.

یکی از مهم ترین نکاتی که عدم رعایت آن منجر به عدم موفقیت در این روش میشود، استفاده نکردن از سازو کارهای مناسب انگیزشی و جبران خدمت است. یعنی باید به گونه ای عمل نمود تا افرادی که تخصص شان چیز دیگری است حاضر به یادگیری مباحث مدیریت فرایند و مشارکت در استخراج فرایندهای واحد سازمانی خود شوند. معمولاً مدیران سازمان ها را برای اینکه حاضر شوند پاداش مناسبی برای این افراد در نظر گیرند اینطور توجیه میتوان کرد که فقط کافی است کمتر از ۵ درصد از هزینه های انجام اینکار از طرق دیگر (انجام مصاحبه کارشناسان واحد مدیریت فرایند یا جدب پیمانکار) صرف مسائل انگیزشی شود.

همچنین ارائه گواهی نامه معتبر که مورد تایید واحد آموزش سازمان نیز بوده و منجر به افزایش حقوق یا مزایای شرکت کنندگان میشود نیز از توصیه میشود.

از عوامل دیگر موفقیت این روش انتخاب صحیح این افراد است که خود مقوله مفصل دیگری است ولی ذکر چند نکته خالی از لطف نیست:

• ترجیحاً افرادی انتخاب شود که در رشته های مثل صنایع، انواع گرایشات مدیریت، نرم افزار، کامپیوتر، IT و موارد مشابه تحصیل کرده اند.
• این افراد باید سابقه کاری حداقل ۴-۵ سال به بالا در حوزه مورد نظر داشته باشند.
• این افراد نباید از مدیران ارشد واحدها باشند.
• سن این افراد بین ۳۰-۴۰ سال باشد که انگیزه کافی برای پیشرفت دارند.

به عنوان جمع بندی باید اشاره کنیم که برگزاری کارگاه های ساخت یافته یکی از روش هایی است که بوسیله آن میتوان با استفاده از منابع داخلی سازمان و با هزینه بسیار پایین در مقایسه با سایر روش ها اقدام به استخراج فرایندهای وضع موجود نمود.

“جهت مشاوره و برگزاری کارگاه با ما تماس بگیرید”

از این صفحه میتوانید در مورد دوره های آموزشی مدیریت فرایند (BPM) اطلاعات تکمیلی را دریافت نمایید.