bpm چیست؟ مدیریت فرایند چیست؟ مدیریت فرایند کسب و کار را چگونه یاد بگیریم و برای تبدیل شدن به متخصص مدیریت فرایند چه گام هایی باید طی کرد و سوالاتی از این دست در این مطلب پوشش داده خواهند شد.
مطالبی که در مورد مدیریت فرایند در این نوشته مطالعه میکنید، برخی از مهم ترین آنها را در انتهای صفحه در قالب پادکست نیز میتوانید بشنوید.
همچنین چند فیلم مهم در این صفحه قرار گرفته است که مشاده آنها را بسیار توصیه می کنیم.
bpm چیست؟ مدیریت فرایند چیست؟
امروزه دغدغه‌های اصلی سازمانها، دستیابی به راه‌ها و روش‌هایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسب و کار است. تعداد قابل ملاحظه‌ای که روند رشد فزایندهای نیز دارند، از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای بهبود مؤثر استفاده میکنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار میرود.
مدیریت فرآیند کسب و کار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها را ارایه میکند و با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد میکند. بر این اساس میتوان گفت مدیریت فرایند کسب و کار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدلسازی، تحلیل و بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد BPM مزایای ذیل را بدنبال دارد:
- توسعه و تعالی سازمانی
- ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
- جلب رضایت مشتریان
- چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
- یکپارچه سازی سازمان و فرایندهای سازمانی
در واقع BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار، ادغامی از دانش و تحقیق در هم‌گرایی و اتصال بین مدیریت و فناوری اطلاعات است که شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است برای طراحی، فعال شدن، کنترل و آنالیز فرآیندهای کسب و کار که خود مستلزم نیروی انسانی، سازمانها، برنامه‌های نرم‌افزاری کاربردی، اسناد و دیگر منابع اطلاعاتی است.
فعالیت‌های اجرا شده توسط سازمان برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار را پوشش میدهد. سیستمهای BPM ابزار نرم‌افزاری برای مانیتور اجرای فرآیندهای کسب و کار هستند که این امکان را برای مدیران فراهم میکنند تا فرآیندها را آنالیز کنند و تغییرات لازم را نسبت به وضعیت اولیه ایجاد نمایند. در واقع BPM یک “مدل مدیریت” است که برای سازمانها این امکان را فراهم می‌آورد تا فرآیندهای کسب و کار را مانند دیگر اقلام سرمایه‌ای سازمان مدیریت کنند و بهبود دهند.
در یک سازمان با اندازه متوسط تا بزرگ، یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب، به محیط کسب و کار این امکان را میدهد تا براساس محیط رقابتی، تغییرات در فرآیندهای کسب و کار را روز به روز اعمال نماید.
BPM با مهندسی دوباره فرآیندهای کسب وکار متفاوت است. وجه تفاوت این دو در آنست که BPM قصد ایجاد تغییرات یکباره و انقلابی در فرآیندهای کسب وکار را نداشته بلکه تکامل مستمر آنها را مد نظر دارد. به علاوه BPM معمولا روش‌های مدیریت را با فناوری اطلاعات ترکیب میکند.
مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار
در ادامه به توصیف مراحل عمومی مدیریت فرایندهای کسب و کار خواهیم پرداخت.
مجموعه فعالیت‌های BPM به چهار دسته زیر تقسیم میشود:
طراحی فرایند(Process Design)
اجرای فرایند(Process Execution)
پایش فرایند (Process Monitoring)
بهبود فرایند (Process Improvement)
فیلم پایین را ببینید تا ظرف ۹۰ دقیقه با مراحل و گام های استقرار مدیریت فرایند آشنا شوید.
مراحل عمومی مدیریت فرآیندهای کسب و کار مجموعه فعالیت‌های BPM است که به چهار دسته زیر تقسیم میشود:
طراحی فرایند (Process Design):
این فاز شامل درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید میباشد. مدلسازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک میکند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند. نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء میباشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدلهای فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.
همه متخصصین مستحضر هستند که به منظور انجام طراحی باید از ابزاهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد و یکی از بهترین و مهم ترین ابزارهای موجود در دنیا نرم افزار ویزوال پارادایم است.
اجرای فرایند (Process Execution):
فرایند های مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند. وجود مدلهای سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب میشود تا میزان یکنواختی اجرای فرایندهای کاری به تدریج افزایش یابد. سیستمهای مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله به جای مدلهای فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نموده‌اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل میباشد. برنامه‌نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخش‌ها افزایش داده و بوسیله کاربران بخوبی پذیرفته شده است. در این مرحله از قوانین کسب و کار که برای کنترل رفتار سیستمها به کار می‌روند و یک موتور قوانین کسب و کار برای تصمیم‌گیری و اجرای فرآیندها استفاده میشود.
همچنین بر همه متخصصین خبره در سطح بین الملل روشن است که پیاده سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از طریق BPMS امکانپذیر است.
مشاهده فیلم زیر بصورت جدی توصیه میگردد:
پایش فرایند (Process Monitoring):
همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایندهای کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.
بدیهی است پس از اینکه اجرای فرایندها را به نرم افزار BPMS واگذارید کردیم یعنی در زمان کوتاهی موفق به مکانیزه نمودن فرایندها با نرم افزار BPMS شدیم، نسبت به حالت های کاغذی و دستی امکان پایش و نظارت فوق العاده بالاتری خواهیم داشت. خصوصاً از طریق زیر ساخت BAM در سیستم های BPMS
بهبود فرایند (Process Improvement):
تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد. نتایج ناشی از پایش فرایندها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایندها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایندهای کسب و کار اصلاح گردد.
به منظور تایید مجدداً تاکید میشود که پس از اجرای فرایندها در حالتی طبیعی و در زمان مناسب و انجام پایش میتوان بهبودهای واقعی بر روی فرایندها اعمال نمود بطوریکه همه شنیده ایم املاء نانوشته را نمیتوان غلط گیری کرد.
در بخش پایین تر این مطلب در مورد گام های اختصاصی مدیریت فرایند بصورت فنی تر توضیحاتی ارائه شده است.
دستاوردهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM چیست؟
دستاوردها و مزایای مدیریت فرایند را می توان به دو دسته کلی تقسیم بندی کرد:
- مزایای مستقیم
- مزایای غیر مستقیم
مزایای غیر مستقیم مدیریت فرایند
در یک جمله اگر بخواهیم بزرگترین مزیت غیر مستقیم مدیریت فرایند را بگوییم بهترین جمله عبارت است از: فرایند، DNA تمام سیستمهای مدیریتی است.
این جمله به این معنی است که چنانچه بخواهیم انواع پروژه های توسعه ای را در سازمان انجام دهیم، مدیریت فرایند به عنوان یکی از گامهای اصلی، اولیه و پیش نیاز آن پروژه توسعه ای به شمار میرود. به عبارت دیگر برای انجام بسیاری از پروژه های توسعه و بهبود، مدیریت فرایند لازم و پیش نیاز به شمار میرود.
در ادامه برخی از اینگونه اقدامات توسعه ای را برشمرده و به جایگاه مدیریت فرایند در آن اشاره خواهیم کرد:
- استراتژی
- معماری سازمانی و طرح جامع فناوری اطلاعات
- استقرار سیستم ERP
- انواع استانداردها از جمله ایزو
- تحلیل و طراحی سیستمهای اطلاعاتی
- محاسبه قیمت تمام شده
- بهره وری و عارضه یابی
- مدیریت کیفیت
- و…
نقش مدیریت فرایند در معماری سازمانی و طرح جامع فناوری اطلاعات
معماری سازمانی در کشور آمریکا به یک قانون تبدیل شده است یعنی کلیه سازمانهای آمریکایی موظف هستند معماری سازمانی انجام دهند. در سال ۱۹۹۶ قانونی در کنگره آمریکا به تصویب رسید که به قانون “کلینگر کوهن” معروف شد. مطابق این قانون، همه وزارتخانه‌ها و سازمانهای فدرال آمریکا ملزم شدند معماری سازمانی خود را تنظیم نمایند. مسئولیت تدوین، اصلاح و اجرای معماری سازمانی در هر سازمان مطابق این قانون بر عهده مدیران ارشد اطلاعاتی (CIO) آن سازمان قرار گرفت.
در کشور ما نیز بیش از 100 پروژه معماری سازمانی انجام شده است ولی موفقیت چشمگیری نصیب سازمان مربوطه نشده است. این مطلب در مورد معماری سازمانی نیست ولی برای اینکه بتوانیم نقش مدیریت فرایند در افزایش احتمال موفقیت پروژه های معماری سازمانی را تبیین کنیم نیاز داریم کلیاتی در مورد معماری سازمانی ارائه کنیم. گامها و مراحل اصلی معماری سازمانی را در ادامه بصورت مختصر توضیح خواهیم داد.
فاز اول معماری سازمانی با شناخت وضعیت موجود سازمان در قالب یک هرم 4 لایه آغاز میشود. یعنی بر اساس 4 لایهای که در تصویر پایین مشاهده میکنید، وضعیت موجود سازمان را شناسایی خواهیم کرد.
لایه اول لایه کسب و کار است که در آن فرایندهای وضعیت موجود سازمان در قالب شناسنامه و نمودار فرایندی مدلسازی میشود.
در لایه اطلاعات (لایه دوم) فرمتها و سرفصلهای اطلاعاتی از جمله فرم، نامه، چک لیست، گزارش و موارد مشابه که فرایند از طریق آنها صورت میپذیرد شناسایی میگردند. به عبارت دیگر انجام لایه بالاتر یعنی فرایندها از طریق فرمتهای اطلاعاتی انجام میشود. مثلاً فرایند درخواست کالا که فرم درخواست کالا در ابتدای فرایند تکمیل شده، به چرخش درآمده و تاییدات مختلف بر روی این فرم اخذ خواهد شد.
لایه سوم مربوط به Application ها یا برنامه های کاربردی است که باید وضعیت موجود آنها شناسایی شود. گفتنی است برای شناسایی سیستم های یا برنامه های کاربردی مثل لایه اول نیز یک فرمت تحت عنوان شناسنامه برنامه های کاربردی وجود دارد.
لایه چهارم نیز به شناسایی وضعیت موجود زیرساختهای فناوری اطلاعات مثل شبکه، وضعیت سرورها و کامپیوترهای شخصی، امنیت و مواردی از این دست اختصاص دارد.
پس از استخراج هرم وضع موجود (شناسایی وضع موجود در هر یک از 4 لایه مذکور)، نسبت به تحلیل آنها اقدام خواهیم کرد. برای هر لایه تعدادی شاخص وجود دارد که بر اساس آنها باید وضع موجود آن لایه را تحلیل نمود. مثلاً در لایه کسب و کار و فرایندی، تداخل فرایندها با یکدیگر، دوباره کاری، موازی کاری، طولانی بودن زمان انجام فرایند، نارضایتی مشتریان و…، شاخصهای تحلیل لایه اول هستند. یا مثلاً برای تحلیل لایه دوم درصد هر یک از فرمتهای اطلاعاتی در سازمان یک شاخص مهم برای تحلیل است. به این معنی که مشخص میکنیم چند درصد گردش اطلاعات سازمان در قالب نامه انجام میشود، چند درصد فرم، چند درصد گزارش و…
سازمانی که درصد بالایی از گردش اطلاعات آن در قالب نامه انجام میشود، سازمانی است که از نظر اطلاعاتی استاندارد نیست زیرا اصولاً نامه بر خلاف فرم یک فرمت غیراستاندارد است. نامه ها با توجه به ماهیت و استاندارد نبودنشان، از قابلیتهای محدودتری از حیث کنترل، پردازش و استانداردسازی نسبت به مقوله ای مثل فرمها و چک لیستها برخوردار هستند.
در تحلیل لایه سیستمهای کاربردی نیز شاخص هایی مثل یکپارچه بودن یا جزیره ای بودن سیستمها، درصد استفاده از هر یک از سیستمها در سازمان، تکنولوژی تولید سیستم و… استفاده میشوند. به عنوان مثال چنانچه نرم افزاری مثل اتوماسیون اداری درصد بالایی از استفاده را داشته باشد، نه تنها خوب نیست بلکه یک تهدید برای سازمان به شمار میرود.
نامه هایی که در اتوماسیون اداری به جریان می افتند مسیر از پیش تعریف شده و استانداردی نداشته و بعضاً مشاهده میشود که به دلیل خطای کاربر، به اشتباه به شخص دیگری ارجاع شده و تا مشخص شدن این اشتباه، زمان زیادی از دست رفته است درحالیکه فرمها در دل فرایندهای سازمان مستقر شده و فرایندها و فرمهای سازمانی با هم گره خورده اند و مسیری که هر فرم باید در سازمان طی شود تا حدود زیادی مشخص و از این حیث قابل قیاس با نامه نیستند.
فاز بعدی در معماری سازمان مطالعات تطبیقی است.
بسیاری از بهرهوری و عملکرد سازمانها و شرکتهای خود خیلی راضی نیستیم. بسیار فکر میکنیم و به راهحلهایی میرسیم. راهحلهایی که قبلتر اختراع شده و حتی بارها آزمون و خطا شدهاند و به بلوغ بالایی نیز دست پیدا کردهاند.
اختراع دوباره این چرخ توسط ما ریشه در چه عواملی دارد؟
- ناآگاهی در مورد وجود چرخ
- ناآگاهی در مورد نحوه استفاده از چرخ های اختراع شده قبلی
- باور نداشتن به مزیت چرخ اختراع شده و باور داشتن به اختراع نصفه و نیمه خودمان
حکایت بسیاری از بنگاه های اقتصادی کشور ما در بکارگیری مدلهای مرجع همین است. در سازمانهای ما اشکالات و خلاءهایی وجود دارند که پاسخ آنها قبلاً شناسایی شده است. فقط کافی است بدانیم این سئوالات در بسیاری از کسب و کارهای شبیه ما قبلاً وجود داشته و آنها آزمون و خطاهای زیادی را انجام داده و به راه حل های قابل قبولی رسیده اند. به این مسیر مطالعه تطبیقی یا به اصطلاح Benchmarking اتلاق میشود که نه تنها در معماری سازمانی بلکه در بسیاری از پروژه های توسعهای دیگر نیز کاربرد دارد.
چرا الگوبرداری (Benchmarking)؟
- بقا با تقلید بهتر از عقب ماندن است
- الگوبرداری کارایی در زمان و هزینه است
- جهش کوانتومی در عملکرد
- تعیین اهداف واقع گرایانه اما جاه طلبانه
- یادگیری از سایر سازمانهایی که در حال تغییرند
- ایجاد انگیزه برای یافتن رویکردها و ایده‌های جدید
- ایجاد فرصت یادگیری برای کارمندان و درگیر شدن در تحول
- اشکالی در کار وجود دارد اما نمی‌دانیم چیست ولی باید آن را بیابیم و برطرف کنیم
- نیاز به بهترین درک از نمونه و الگو در صنعت یا ناحیه فرایندی کسب و کاری‌مان داریم
در فاز بعدی معماری سازمانی بر اساس مطالعات تطبیقی و تحلیل انجام شده بر روی وضع موجود، به وضعیت مطلوب خواهیم رسید. یعنی در واقع مشابه همان هرمی که بالا دیدیم، این بار وضعیت مطلوب کسب و کار (فرایندها)، اطلاعات و فرمتهای اطلاعاتی، برنامه های کاربردی و فناوری و تکنولوژی.
فاز نهایی در معماری سازمانی فاز گذار است. به این معنی که به منظور رسیدن از وضع موجود به وضعیت مطلوب چه اقدامات و پروژه هایی باید انجام داد. این اقدامات برای رسیدن به وضعیت مطلوب در قالب تعدادی پروژه تعریف میشود که در این فاز باید به ازای هر پروژه یک RFP استخراج کرد. مثلاً در برخی از پروژه های معماری سازمانی تعداد 20-30 عدد RFP استخراج میشود که مربوط به لایه های مختلف هستند. البته پروژه های استخراج شده بصورت یکپارچه با هم بوده و در امتداد و هم تراز یکدیگر هستند و در پازل کلی معماری سازمان از جایگاه خاص خود برخوردارند.
سازمان از طریق برگزاری مناقصه و انتخاب پیمانکار و انجام پروژه های مذکور معماری سازمانی را پیاده سازی خواهد کرد.
تا پیش از انجام پروژه های اشاره شده را طراحی معماری سازمانی و اجرای پروژه ها را اجرای معماری سازمانی میگویند.
با توجه به حجم بالای کار در مرحله طراحی معماری سازمانی، این اقدامات برای یک سازمان فرضی 3-4 هزار نفره در حدود 2 -3 سال زمان خواهد برد. خوب مشخص است اقدامی که طراحی آن 3 سال زمان ببرد، اجرا و پیادهسازی آن بیش از دو – سه برابر این زمان نیاز دارد. در نتیجه به دلیل طولانی بودن زمان پروژه های معماری سازمانی اینگونه پروژه ها دچار ریسک میشوند. به دلایل مختلف از جمله عمر کوتاه مدیریتی، بی حوصله بودن سازمانها و تمرکز بر روی کارهای زودبازده و مواردی از این دست که در کشور ما پر رنگتر نیز میباشد، ریسک پروژه های معماری دو چندان خواهد بود.
اما نکته مهم:
در بسیاری از کشورها معمولاً معماری سازمانی اینقدر به طول نمیانجامد که دچار چنین ریسک هایی شود. میدانید چرا؟
چون دو لایه اول در هرم معماری سازمانی که تقریباً، از دو لایه پایینی بسیار زمانبرتر است در واقع تقریباً همان مدیریت فرایند است. یعنی سازمانی که قبلاً اقدام به استقرار مدیریت فرایند نموده است، در طراحی و استقرار معماری سازمانی بیش از نیمی از راه را رفته است.
نقش فرایند در حوزه استراتژی و تحقق اهداف سازمان
فازهای اصلی انجام برنامه ریزی استراتژیک را حتماً میدانید.
1- تدوین استراتژی
2- اجرای استراتژی
3- ارزیابی نتایج
البته بسیاری از سازمانها و شرکتها برای خود برنامه ریزی استراتژیک تدوین کرده اند و حتی از مشاوران حرفه ای استفاده کرده و هزینه زیادی در این مسیر صرف نموده اند ولی به اتفاق مشکل اصلی خود را در عدم تحقق استراتژیها و در اجرای آنها میدانند.
مجله فورچون که در مورد 500 شرکت برتر دنیا تحقیقات زیادی انجام میدهد نیز به این موضوع اعتراف میکند. “استراتژیها آنگونه که در سازمانها تدوین و فرموله میشوند، محقق نمیگردند”.
تحقیقات مختلفی در این خصوص انجام شده است که دلیل عدم تحقق استراتژیها در سازمان چیست؟ در این بخش میخواهیم کمی در این خصوص صحبت کرده و ارتباط مدیریت فرایند و فرایند با تحقق استراتژیهای سازمان را بررسی کنیم.
بر اساس بررسی های انجام شده یکی از مهمترین دلایل عدم تحقق استراتژیها، همسو نبودن فرایندها با آنها است. یعنی در کف سازمان اتفاقاتی در قالب فرایند رخ میدهد که با استراتژیها و اهداف تدوین شده همسو نیستند.
فرایندها یکی از مهمترین ابزارهای تحقق استراتژیهای هر سازمانی هستند. در واقع پس از اینکه استراتژی های یک مجموعه مدون گردید بایستی نسبت به همتراز کردن فعالیتهایی که در کف سازمان در قالب فرایندها اتفاق میافتد با استراتژیها اقدام نمود. يکي از مهم‌ترين ابعاد تحليل فرايندها، بررسي وضعيت حمايت فرايندها از استراتژي‌هاي سازمان است. زیرا پس از این تحلیل مشخص می شود کدام یک از فرایندهای سازمان در راستای استراتژیهای نبوده باید در مورد آنها تفکر بیشتر کنیم و چه بسا نیاز به حذف آنها باشد. همچنین مشخص میشود که به ازای کدام یک از استراتژیهای سازمان، فرایندهای قابل ملاحظه ای وجود ندارد.
بنابراين در يک سازمان سرآمد، رابطه بسيار نزديکي ميان اهداف و خروجي‌هاي فرايندهاي کاري سازمان با استراتژي‌هاي آن وجود دارد. فرايندها در هر سازمان، بستر اصلي را براي دستيابي سازمان به اهداف و برنامه‌هاي خود فراهم مي‌سازند.
يکي از شاخص‌هاي مناسب براي بررسي هم راستايي فرايندهاي سازمان با اهداف کلان کسب‌وکار و اهداف استراتژیک، ميزان رابطه فرايندها و استراتژي‌هاي کسب و کار (به عنوان ابزارهاي دستيابي به اهداف کلان سازمان) است. در واقع اجراي مناسب برنامه راهبردي سازمان مستلزم تسري استراتژي‌هاي سازمان به سطوح پايين‌تر اجرايي است که اين امر در فرايندهای سازمان نمود بيشتري مي‌يابد.
بنابراين هر ميزان ميان فرايندها و استراتژي‌هاي سازمان همبستگي بالاتر باشد، به معني اجراي مناسب‌تر استراتژي‌هاي سازمان است و اگر این همبستگی به صورت نه چندان قوی برقرار باشد به این معنی است که سازمان به اهدافی که تعیین کرده است نخواهد رسید یا میزان رسیدن به آن بسیار پایین تر از حد انتظار است.
مدیریت فرایند پلی است برای رسیدن به ERP !
در بخش میخواهیم در مورد جایگاه مدیریت فرایند و سیستمهای ERP (سیستم جامع منابع سازمان) توضیحاتی ارائه نماییم. اولین نکته این است که اساساً ERP سیستم بسیار خوبی محسوب میشود و در برخی از شرکتها موفقیتهای چشمگیری را برای آنها ایجاد کرده است لیکن توفیق چندانی در بسیاری از سازمانها کسب نکرده است.
جالب است! بدانید یکی از مهمترین دلایل عدم موفقیت ERP یکی از نقاط قوت اینگونه نرم افزارها هستند. البته وقتی سخن از ERP به میان می آوریم منظورمان سیستمهای ERP واقعی است که توسط شرکتهای بین المللی معتر از جمله SAP و موارد مشابه Oracle توسعه داده شده اند. یکی از نقطه قوت ERP که عامل اول شکست این پروژه ها نیز به نوعی محسوب میشود، این است که ماژولها و فرایندهای موجود در سیستم ERP بر اساس بهترین تجربیاتی که از سازمانهای مختلف به دست آورده‌اند.
یعنیERP ها بر اساس Best Practice توسعه یافته اند. Best Practice بودن به این معنی است که اگر بلوغ فرایندهای موجود در اینگونه سیستمها را ارزیابی کنیم، امتیاز بالایی از لحاظ بلوغ فرایندی دارا میباشند. در نتیجه اگر سازمانی اقدام به پیاده سازی ERP کند و در این راه موفق شود، به مطلوبیت و نتایج فوق العاده‌ای دست پیدا خواهد نمود. اما معمولاً بلوغ فرایندها و سازمانها، خصوصاً کشور ما چندان بالا نیست. بطوریکه حتی در بسیاری از آنها فرایندها با استانداردی مثل BPMN حتی یکبار هم مدلسازی نشده است! رسیدن به امتیازات بالای بلوغ فرایندی و سازمانی نیازمند سالها کار کارشناسی و فنی بر روی فرایندهای سازمان است که معمولاً در بسیاری از سازمان های کشور ما این اقدامات و پروژه ها انجام نشده است.
حال چنانچه سازمانی فرایندهایش بلوغ کافی را نداشته باشد و بخواهد سیستم ERP را که امتیاز بالایی از نظر بلوغ دارد پیاده سازی کند، سازمان دچار تغییرات اساسی و بنیادین خواهد شد. با این تغییرات، که بهتر است عنوان شخم زدن برای آنرا بکار ببریم، نه فقط سازمانهای ما بلکه بهترین و پیشروترین سازمانهای دنیا نیز با شکست مواجه خواهند شد. منطقی است چنانچه سازمانی تمایل به حرکت به سمت امتیازات، بلوغ فرایندی و تعالی بالا را داشته باشد، نمیتواند با یک سیستم ERP این فاصله زیاد را پوشش دهد بلکه باید چندین گام به جلو بردارد و قدم به قدم و کم کم فرایندهای خود را ارتقاء دهد و پس از رسیدن به بلوغ متوسط قابل قبول به سمت ERP خیز بردارد. ERP برای سازمانهایی مناسب است که امتیاز بلوغ متوسط قابل قبولی دارند و تمایل به حرکت و پیشرفت بیشتری دارند که ERP بهترین گزینه است. پس ERP گزینه مناسبی است لیکن برای سازمانهایی که توان هضم آنرا دارند.
آیا سازمانهای کشور ما به هیچ وجه نباید به سمتERP حرکت کنند؟
پیشتر اشاره شد که ERP گزینه بسیار مناسب و مطلوبی برای سازمانها است اما فاصله بین وضعیت موجود با وضعیت مطلوب موجود در ERP را چطور بایستی پر کرد؟ پاسخ سئوال فوق به نظر اکثر متخصصین، مدیریت فرایند است. یعنی سازمانها بایستی فرایندهای خود را در مسیر مدیریت فرایند و از طریق BPMS اجرا و مرحله به مرحله و بر اساس الگوی بهبود مستمر ارتقاء داده تا به بلوغ کافی برای ERP برسند.
میتوان این نتیجه گیری مهم را در نظر گرفت که نقش اول BPM در مواجه با ERP تضاد با آن نیست بلکه پلی است برای رسیدن به ERP.
پس به دلیل فاصله بین وضعیت موجود فرایندهای سازمان و فرایندهای ایده‌آل موجود در ERP ها، در صورت انجام اقدامات احساسی و غیرکارشناسی، سازمانهای کشور ما ناگزیر به انجام پرش و جهش بلندی هستند که بسیاری از این جهشها به دلیل فاصله زیاد بین وضعیت موجود و وضعیت ایده‌آل، در پرتگاه بین این دو مقوله افتاده و بعضاً لطمات جبران ناپذیری را بر پیکره خود وارد مینمایند. پس گفته شد که به منظور حداقل کردن خطرات ناشی از این پرتگاه، استفاده از پلی تحت عنوان مدیریت فرایند ضروری است. با کمک مدیریت فرایند شما پلکانی را جهت رسیدن به وضعیت ایده‌آل طراحی خواهید نمود. این مسیر برای شما بهبودهای مستمری را ترسیم خواهد نمود. یعنی شما هم به طور پیوسته در حال بهبود خواهید بود و این شرایط تا رسیدن به چشمانداز سازمان و شرایط ایده‌آل ادامه می‌یاید.
در این بخش به برخی از مزایای غیرمستقیم مدیریت فرایند اشاره کردیم و گفتیم که استقرار و حاکمیت فرایند و مدیریت فرایند در سازمان، خوراک و پیشنیاز بسیاری دیگر از انواع پروژه های توسعه ای از قبیل معماری سازمانی، سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و…. را فراهم خواهد کرد. در ادامه در خصوص مزایای مستقیم مدیریت فرایند توضیحاتی را ارئه خواهیم نمود.
مزایای مستقیم مدیریت فرایند
در ادامه در نظر داریم به تشریح این موضوع پردازیم که مدیریت فرآیندهای کسب و کار موفق، بر مبنای اهداف کسب و کار، فرآیندهای کسب و کار را مانیتور و مدیریت می‌نماید و نتایج زیر حاصل اجرای آن است:
بهینه سازی و حذف فعالیت‌های غیر ضروری
بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سطح سازمانی و بین دپارتمان‌های سازمان، از اثرات مثبت اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان است. با حصول کارآیی بیشتر در اجرای یک فرآیند، عملاً کاهش هزینه حاصل خواهد شد و میتوان ارتباط مستقیمی بین مؤلفه کارآیی و کاهش هزینه برقرار نمود.
بهینه‌سازی یک فرآیند میتواند با افزایش کارآیی، کاهش هزینه و افزایش بازدهی در فرایند همراه باشد.
برای انجام بهینه‌سازی میتوان از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده نمود تا به کمک آن، فرآیندهای سازمانی، مانیتور، کنترل، آنالیز و مدیریت شود تا تصمیمات لازم برای بهینه‌سازی آنها انجام پذیرد. در نتیجه مدلسازی فرآیند، سازمان میتواند فرصت‌هایی برای حذف کارهای غیرضروری بدست آورد.
به علاوه سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار داده‌های مفیدی در زمینه هزینه‌های فرآیند، طول دوره اجرا، بارکاری، بازبینی و بهینه سازی براساس نتایج واقعی فراهم میکند.
چابکی کسب و کار
از دیگر مزایای اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار افزایش و بهبود مؤلفه چابکی کسب و کار است.
پارامترهای کسب و کار و شرایط بازار، به سرعت تغییر میکنند و مدیران کسب و کار نیاز به توانمندی دارند تا به این تغییرات به سرعت و به طور مؤثری پاسخ دهند.
با استفاده از BPM سازمانها قادر خواهند بود که محیط‌های کسب و کاری متناسب با نیاز مشتریان ایجاد کنند، تا بتوانند در سطح کسب و کار با ایجاد یک سبد رقابتی خود را سریعاً و به سادگی تطبیق دهند.
تطبیق
سازمانهایی که از BPM استفاده میکنند و فرآیندهای خود را اتوماسیون و بهینه‌سازی نموده‌اند، نتایج قابل ملاحظه‌ای در پاسخگویی و بهرهوری مشاهده میکنند.
بهبود تصمیم گیری
با تجمیع همه اطلاعات مرتبط با یک فرآیند و ارائه اطلاعات به شرکای فرآیند، دقت و سرعت تصمیم‌گیری افزایش می‌یابد.
به دلیل اینکه اغلب فرآیندهای کلیدی، نیازمند اطلاعات از سیستمهای دیگر هستند، با استفاده از واسط‌های اطلاعات، از سیستمهای دیگر مانند ERP جمع‌آوری و در قالب اطلاعات فرآیند به شرکا ارائه میشود. به عبارت دیگر با ارائه اطلاعات به مدیران بر مبنای آنکه آنها دقیقاً چه می‌خواهند (بدون ارائه اطلاعات افزون)، فرآیندتصمیمسازی و تصمیم‌گیری بسیار راحت‌تر و سریع‌تر انجام میشود.
افزایش سرعت کسب و کار و رضایت مشتریان
مدیریت فرآیندهای کسب و کار میتواند با حذف تأخیرها، خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند، موازی سازی فرآیندها و ایجاد محدودیت‌های زمانی برای هر قدم زمان سیکل را تا ۹۰% کاهش دهد. با کاهش زمان سیکل و حصول اطمینان از اینکه هیچ فعالیتی از قلم نمی‌افتد، مشتریان داخلی و خارجی سازمان سریع‌تر و راحت‌تر به اطلاعات و پاسخ های مورد نیازشان دست می‌یابند.
گام های اصلی و اختصاصی استقرار مدیریت فرایند
در ادامه می توانید چرخه مدیریت فرایند برگرفته از کتاب فوق العاده Fundamentals of Business Process Management را مشاهده نمایید. همچنین در انتهای این مطلب دو کتاب فوق العاده دیگر در حوزه مدیریت فرایند را برای علاقه مندان معرفی خواهیم کرد.
این چرخه یکی از بهترین چرخه های مدیریت فرایند موجود در دنیا است و در عین سادگی بسیار کامل است.
البته بومی سازی ها در خصوص چرخه مدیریت فرایند (گام های استقرار مدیریت فرایند) بر اساس تجربیات مختلف استقرار در سازمان های مختلف ایرانی و چندین رفرنس معتبر و مختلف در حوزه مدیریت فرایند اعمال شده است که در انتها مورد اشاره قرار خواهد گرفت.
چرخه عمر مدیریت فرایند (فازهای BPM)
دلایل ویژه بودن چرخه مدیریت فرایند برگرفته از کتاب فوق العاده Fundamentals of Business Process Management
این کتاب یکی از بهترین رفرنسهای موجود در حوزه مدیریت فرایند است که در ادامه به برخی از مهمترین دلایل ویژه بودن این کتاب اشاره شده است:
- این کتاب تمام چرخه و مراحل مدیریت فرایند را بطور کامل تشریح میکند در حالیکه بسیاری از رفرنسهای موجود، برخی از مراحل را با سرعت بالایی بیان کرده و جزئیات کافی جهت اجرای آن مرحله را ندارند. کتاب Fundamentals of Business Process Management از این حیث واقعاً کامل است.
- کاربردی بودن مطالب و ذکر مثالهای متنوع در این کتاب یکی دیگر از ویژگیهای متمایز آن است بطوریکه مخاطب با خواندن آن بطور کاملاً واقع بینانه میتواند متوجه مراحل مختلف مدیریت فرایند شده و حتی بر اساس آن اقدام به اجرای مدیریت فرایند در سازمان خود نماید.
- زبان نگارش این کتاب نسبت به سایر کتب موجود در دنیا بسیار ساده و روان است.
- این کتاب رفرنس اصلی و معتبر تدریس مدیریت فرایند در بسیاری از دانشگاه های خوب دنیا است.
- 4 نویسنده اصلی این کتاب از جمله اساتید دانشگاهی هستند که در حوزه مدیریت فرایند تجربه عملیاتی قابل توجهی دارند و صرفاً به تدریس و تالیف نپرداخته اند. در نتیجه این کتاب هم جنس آکادمیک و دانشگاهی دارد و هم از رنگ و بوی تجربه برخوردار است.
البته تیم ما در اجرای پروژه های واقعی مدیریت فرایند، بومی سازی هایی بر روی این چرخه اعمال کرده است که در انتهای این بخش مورد اشاره قرار خواهد گرفت.
در ادامه توضیحات مختصری در خصوص هر یک از مراحل اشاره شده در این کتاب را تشریح خواهیم کرد.
شناسایی فرایندها:
استخراج معماری فرایندها یکی از گام های اولیه و اصلی استقرار مدیریت فرایند بوده و معمولاً پاشنه آشیل بسیاری از پروژه ها در این حوزه به شمار می رود. چند رویکرد به منظور طراحی و توسعه معماری فرایند ارائه شده است. در فصل دوم کتاب به ارائه توضیحات بسیار مفید و کاربردی در زمینه استخراج معماری فرایندها اشاره شده است و یک روش فوق العاده برای این موضوع تشریح گردیده است.
در ادامه توضیحات مفیدی در خصوص این فاز اضافه ارائه خواهد شد.
لطفا به این سوالات توجه کنید:
- کدام فرآیندها در سازمان من وجود دارد؟( ليست فرايندها)
- یک فرآیند از كجا آغاز می شود؟ (نقاط شروع يا مرزبندي فرايندها چگونه است؟)
- یک فرآیند کجا به پایان می رسد ؟ (نقاط پايان فرايندها يا مرزبندي فرايندها چگونه است؟)
- چه تفاوتهایی بین فرایند، فعالیت و وظیفه است؟
- فرایندهای اصلی شما کدام هستند؟
- مدلهای فرایندی را کجا قرار دهیم و به چه ترتیبی؟
- برنامه‌ریزی استقرار مدیریت فرایند را چه طور انجام میکنید؟
اینها سوالاتی هستند که تا پاسخ داده نشوند، نمی توان وارد فاز مدلسازی وضعیت موجود فرایندها یا به عبارتی فاز کشف شد.
پاسخ همه سوالات بالا معماری فرایند است.
- معماري فرآيند يك ابزار مصور سازي ارائه ميدهد.
- معماری فرآیند یک مدل نمايشي و سلسله مراتبی از فرآیندها در سازمان است.
- نتیجه این میشود که یک سازمان هدف استراتژیک خود را از طریق فرآیندهای کسب وکار خود اجرا می کند.
- درک می کنید که چگونه اهداف استراتژیک سازمان اجرا می شوند.
- تمرکز سازمان بر ارائه ارزش نشان داده مي شود.
- یک مخزن دانشي از اطلاعات فرآیند هاي کسب و کار فراهم میشود.
معماری فرایند یک نمای کلی از مجموعه‌ای از فرآیندهای کسب و کار تعریف می کند که روابط متقابل آنها را نشان میدهد.
این مطلب را هم بخوانید: عمارت وینچستر- یک داستان واقعی از نبود معماری
کشف فرایندها:
وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای مرتبط مستند میشود و معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرایندی as-is در می‌آید. این مرحله طراحی فرایند نیز نامیده میشود. با این حال کشف فرایند اصطلاح مناسبتری است زیرا فرایند موجود به طور ضمنی در راس مجریانی است که آنرا اجرا میکنند. هدف این مرحله، عموماً کشف فرآیند است و نه طراحی آن.
چند نکته بسیار مهم در مرحله کشف فرایندها:
نکته اول: مدلسازی فرایند فقط ترسیم نمودار BPMN2 نیست.
باید بدانید که مدلسازی فرایند صرفاً ترسیم نمودارهای فرایندی مثل BPMN2 نیست بلکه بجز نمودار فرایندی باید اطلاعات دیگری نیز در مورد فرایند مستند کنید. این اطلاعات در قالب شناسنامه فرایندی گنجانده خواهد شد. در این شناسنامه کلیه اطلاعاتی که در طول چرخه مدیریت فرایند اعم از تحلیل، پیاده سازی، پایش و کنترل به آن نیاز است، باید گنجانده شود.
نکته دوم: مدلسازی با رویکرد پیاده سازی
یکی از مهم ترین ریسک های پروژه های مدیریت فرایند و سایر پروژه های مشابه مدلسازی فرایندها به گونه های که است که در هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری، اصلاح و تکمیل آنها وجود دارد و این موضوع باعث ایجاد یک دوباره کاری اساسی در مدلسازی فرایندها خواهد شد. پس برای اجتناب از این دوباره کاری باید فرایندها را با رویکرد پیاده سازی مدل کنید.
مطلب مهم: چگونه فرایندها را مدلسازی کنیم که الزامات پیاده سازی را برآورده سازد؟
نکته سوم: مدلسازی همه فرایندها لازم نیست.
مدلسازی همه فرایندها لازم نیست. مدلسازی فرایندها کاری بسیار سخت و زمان بر است و بنا به گفته بسیاری از بزرگان این حوزه، سخت ترین گام در مدیریت فرایند، مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود است. قضیه جایی پیچیده تر می شود که می فهمیم فرایندها موجودات زنده ای هستند که دائم در حال تغییر هستند. حالا اگر بیاییم زمان زیادی را برای مدلسازی صرف کنیم، تا بخواهیم وارد مرحله پیاده سازی شویم یا فرایندها تغییر کرده است یا با مقاومت شدید سازمانی مواجه می شویم. زیرا مزایای مدیریت فرایند صرفاً با مدلسازی فرایندها نمایان نخواهد شد و باید چرخه مدیریت فرایند را کامل طی نمود.
نکته چهارم: استفاده از زبان مدلسازی BPMN2 بجای سایر زبان ها مثل فلوچارت
استانداردهای مختلفی برای مدلسازی فرایند وجود دارد منتها از بین تمام موارد اشاره شده، استاندارد BPMN2 از بقیه کاملتر و جذاب تر است. BPMN مخفف کلمه Business Process Modeling Notification است و بهترین زبان برای مدل سازی فرآیند های کسب و کار به شمار میرود.
نکته پنجم: استفاده از نرم افزارهای CaseTools بجای نرم افزارهایی مثل VISO
ابزارهای تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار، به معماران کسب و کار و مدلسازان و تحلیلگران فرایند کمک خواهد کرد که بتوانند از طریق آن عملیات مستندسازی، تجزیه و تحلیل فرایندها و ساده سازی فرایندهای پیچیده را به نحوه مطلوب انجام دهند. از بین انواع نرم افزارها بر اساس تحقیقات و تجربه فراوان، بکارگیری نرم افزار ویژوال پارادایم توصیه می گردد.
نکته هفتم: دانستن تکنیکهای مصاحبه در مدلسازی به اندازه دانستن اطلاعات در مورد BPMN2 اهمیت دارد.
این مطلب راهم بخوانید: صفر تا صد مدلسازی فرایندها با استاندارد BPMN
تحلیل فرایندها:
این فاز به مثابه یک فیلتر عمل میکند. یعنی در این فاز مشخص میکنیم که کدام یک از فرایندها دارای مشکلات اساسی هستند و باید ابتدا نسبت به رفع این مشکلات اقدام نمود. در واقع فرایندهایی که دارای مشکلات اساسی هستند وارد مرحله بعد یعنی طراحی مجدد فرایندها خواهند شد.
بطور کلی میتوان در یک دسته بندی کلان روش های تجزیه و تحلیل فرایندها را به گروه تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها و تجزیه و تحلیل کمی فرایندها تقسیم نمود.
این مطلب را هم بخوانید: تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟
طراحی مجدد فرایندها:
هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک میکند که به اهداف عملکردی خود برسد. برای این منظور، گزینه‌های تغییر چندگانه با استفاده از شاخصهای عملکردیِ انتخاب شده مورد تحلیل و مقایسه قرار می‌گیرند.
پیاده سازی فرایندها:
در این مرحله، تغییرات مورد نیاز برای حرکت از فرآیند as-is به سمت فرایند to- be باید تهیه و اجرا شود. پیادهسازی فرآیند دو جنبه را مد نظر قرار میدهد: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیند.
علیرغم اینکه فرایندها هم اکنون در سازمانها در حال اجرا هستند ولی کند بوده و با لختی زیادی مواجه اند، بطوریکه آنچه معمولاً مانع تحقق چرخه BPM در سازمانها شده است فاز پیاده سازی یا اجرای فرایندها است. ابزاری که اجرای فرایندها را تا حد بسیار زیادی تسهیل نموده و از کندی آنها می کاهد، نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان بدون کدنویسی و یا با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود. پس میتوان دریافت که حلقه مفقوده بسیاری از پروژه های BPM در سطح کشور، استقرار یک نرم افزار BPMS مناسب و پیاده سازی فرایندها در این ابزار است.
نظارت و کنترل فرایند:
هنگامی که فرایندی که طراحی مجدد شده است در حال اجراست، برای تعیین کارایی عملکرد، داده‌های مرتبط با توجه به شاخصهای عملکردی و اهداف عملکردی آن جمع آوری و تجزیه و تحلیل میشوند. گلوگاه‌ها، خطاهای مکرر یا انحراف نسبت به رفتار مورد نظر، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می شود. مسائل جدیدی ممکن است در همان فرایند یا در فرآیندهای دیگر بوجود آیند که نیاز به تکرار چرخه دارند.
متدولوژی بومی استقرار مدیریت فرایند
این تغییرات و بومی سازی ها برگرفته از دو منبع زیر است:
- تجربیات ما در پروژه های مختلف استقرار مدیریت فرایند: طبیعتا حضور تیم ما در اجرای پروژه های مختلف مدیریت فرایند و ارائه خدمات مشاوره و برگزاری دوره های آموزشی متعدد، منجر به رسوب تجربیات مختلفی شده است که بر اساس شرایط واقعی سازمان ها و ملاحظات داخلی و بومی کشورمان، به ما این پتانسیل را می دهد که بتوانیم حتی بر روی بهترین رفرنس های موجود در حوزه مدیریت فرایند، تغییرات و بومی سازی هایی اعمال کنیم.
- سایر منابع و رفرنس های موجود در حوزه مدیریت فرایند: هر چند مراحل و گام های استقرار مدیریت فرایند در اکثر منابع و رفرنس های این حوزه از شالوده و بنیانی یکسان برخوردار هستند، لیکن تفاوت های در بین آنها نیز وجود دارد. بر اساس مطالعات مختلفی که بر روی رفرنس های مختلف حوزه مدیریت فرایند داشته ایم و انطباق و مقایسه آنها با یکدیگر می توان به این موارد پی برد.
اضافه کردن فاز آماده سازی
در ابتدا در خصوص این سفارشی سازی، بیان خواهم کرد که منظورمان از فاز آماده سازی چیست و چه اقداماتی را باید در این فاز انجام داد.
آغاز مدیریت فرایند بدون آماده سازی سازمان و فراهم کردن زیرساخت های فرهنگی، دانشی و حقوقی با ریسکهای زیادی همراه خواهد بود و با توجه به اینکه در کشور ما بلوغ مدیریت فرایند خیلی بالا نیست، این گام از اهمیت فزایندهای برخوردار خواهد بود.
در فاز آماده سازی 5 اقدام مهم زیر باید صورت پذیرد:
- فرهنگ سازی
- اخذ تعهد از مدیران ارشد
- ایجاد دفتر مدیریت فرایند (BPM Office)
- انتخاب ابزارهای موردنیاز در اجرای مدیریت فرایند
- برگزاری دوره های آموزش مدیریت فرایند
در این خصوص پادکست های پایین را گوش کنید.
(این پادکست از سری آموزش های رایگان پادکستی مدیریت فرایند است یعنی 101 جلسه آموزش پادکستی است که به موضوع فاز آماده سازی اختصاص دارد.)
اضافه کردن فاز ارزیابی بلوغ فرایندها پس از استخراج معماری فرایندها
کاربرد این ارزیابی به منظور تعیین وضعیت فعلی بلوغ هر یک از فرایندهای سازمان خواهد بود. بدین معنی که پیش از آغاز گام های اصلی مدیریت فرایند، سازمان بداند وضعیت هر یک از فرایندهایش به چه صورتی است. تا زمانی که ندانیم کجا ایستاده ایم و وضعیت موجود ما چیست، نمی توانیم به سمت مطلوب حرکت کنیم.
مدلسازی همه فرایندها لازم نیست
مدلسازی همه فرایندها لازم نیست. مدلسازی فرایندها کاری بسیار سخت و زمان بر است و بنا به گفته بسیاری از بزرگان این حوزه، سخت ترین گام در مدیریت فرایند، مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود است. قضیه جایی پیچیده تر می شود که می فهمیم فرایندها موجودات زنده ای هستند که دائم در حال تغییر هستند. حالا اگر بیاییم زمان زیادی را برای مدلسازی صرف کنیم، تا بخواهیم وارد مرحله پیاده سازی شویم یا فرایندها تغییر کرده است یا با مقاومت شدید سازمانی مواجه می شویم. زیرا مزایای مدیریت فرایند صرفاً با مدلسازی فرایندها نمایان نخواهد شد و باید چرخه مدیریت فرایند را کامل طی نمود.
ترسیم یک خط از مرحله تحلیل به مرحله پیاده سازی
در واقع از طریق این خط برخی از فرایندها را مستقیم و بدون انجام طراحی مجدد وارد فاز پیاده سازی خواهیم کرد.
به این دلیل که فاز تحلیل مثل یک غربال و فیلتر باید عمل کند. در واقع فرایندهای وضع موجود وارد این فیلتر می شوند. فرایندهای دارای مشکل تحلیل شده و بر اساس تحلیل های انجام شده وارد فاز طراحی مجدد خواهند شد ولی فرایندهایی که مشکل ندارند را وارد پیاده سازی خواهیم کرد.
این نکته فوق العاده مهم است که در ایتریشن اول یا به عبارت دیگر خرده شکلات های اول، به سراغ فرایندهایی برویم که این مسیر را طی کنند.
تبدیل مرحله طراحی مجدد فرایندها به بهبود فرایندها
پادکست های مدیریت فرایند
مهم ترین فاز مدیریت فرایند
به منظور آشنایی و تسلط روی مباحث مدیریت فرایندها (BPM) میتوانید در دوره های آموزشی مدیریت فرایندهای کسب و کار که توسط اساتید با تجربه برگزاری بیش از ۴۰۰ دوره آموزشی و سمینار ارائه میگردد شرکت نمایید. اطلاعات بیشتر در مورد سرفصل های دوره آموزش مدیریت فرایندها و دانلود پوستر دوره را از این قسمت میتوانید کسب نمایید.
خرده شکلات در مدیریت فرایند
آیا واقعا به نرم افزار BPMS نیاز داریم؟
وجه تمایز نرم افزارهای BPMS واقعی با اسباب بازی ها
گزینه های روی میز در مورد نرم افزارهای BPMS در کشور ما
در انتها ذکر این نکته ضروری است که به منظور اجرا و تحقق مناسب مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPM در سازمان ها بکارگیری متدولوژی مناسب از مهمترین عوامل موثر در موفقیت یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) محسوب میشود.
بر همین اساس متدولوژی‌های بسیاری برای برآوردن نیازهای عمومی پروژه های BPM خلق شدهاند که مدعی کارایی در تمامی پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند. در ادامه مطالب سایت به معرفی تفصیلی تعدادی از متدولوژی‌ها یا چارچوبهای مطرح در زمینه BPM خواهیم پرداخت. برای اشنایی با هر یک از موارد نام شده روی عنوان ان کلیک و صفحه مربوط به آن را مطالعه نمایید.
عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند
در تصویر پایین 6 دسته از عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند را مشاهده می نمایید.
در ادامه به اختصار هر یک از عوامل را معرفی خواهیم کرد. عوامل کلیدی موفقیت فرایند همانطور که از نام آن پیدا است، عواملی است که در نظر نگرفتن آنها باعث شکست پروژه مدیریت فرایند خواهد شد.
برای استقرار موفقیت آمیز مدیریت فرایند صرف انجام مراحل آن کافی نیست و باید به عوامل ویژه ای توجه شود. نادیده گرفتن هر یک از این عوامل می تواند منجر به عدم موفقیت پروژه شود. استقرار مدیریت فرایند در عین سادگی از نکات و ظرافت های بسیار ویژه ای برخوردار است. در این بخش در خصوص برخی از مهم ترین عوامل کلیدی استقرار مدیریت فرایند صحبت کنیم.
- ستون اول: همسویی استراتژیک
- ستون دوم: حاکمیت مدیریت فرایند
- ستون سوم: متدولوژی مدیریت فرایند
- ستون چهارم: فناوری اطلاعات در مدیریت فرایند
- ستون پنجم: افراد در مدیریت فرایند
- ستون ششم: فرهنگ مدیریت فرایند
ستون اول: همسویی استراتژیک
فعالیت های مدیریت فرآیند و فعالیت های استراتژیک باید یکپارچه شده و یک رابطه همزیستی را تشکیل دهند. به عبارت ساده کلیه اقدامات در مدیریت فرایند باید با نگاه به استراتژی ها باشد.
ستون دوم: حاکمیت مدیریت فرایند
اجزاء حاکمیت فرایند
تصمیمات مدیریت فرایند
برای رسیدگی به شرایط مورد انتظار و غیرمنتظره و تصمیمات BPM ، چه زمانی و چه اقدااتی را می توان اتخاذ کرد؟ در واقع در این بند باید مشخص کنیم که فرایند مدیریت تغییرات در مدیریت فرایند به چه صورت است.
نقش ها و مسئولیت های مدیریت فرایند
در خصوص این بند دو نکته مهم وجود دارد.
- نکته اول: در هر مرحله از استقرار مدیریت فرایند چه کسانی چه مسولیت ها و نقش هایی دارند؟
- نکته دوم: متولی استقرار مدیریت فرایند در سازمان چه واحد یا افرادی هستند؟
ستون سوم: متدولوژی مدیریت فرایند
برای استقرار مدیریت فرایند متدولوژی ها و چارچوب های مختلفی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:
- متدولوژی اشاره شده در کتاب Fundamentals of Business Process Management
- متدولوژی چانگ
- متدولوژی وسک
- متدولوژی AVE
- متدولوژی جستون
- و…
تیم ما در استقرار مدیریت فرایند از متدولوژی بومی سازی شده برگرفته از متدولوژی اشاره شده در کتاب Fundamentals of Business Process Management استفاده می نماید.
ستون چهارم: فناوری اطلاعات در مدیریت فرایند
سه نوع نرم افزار باید در پروژه های مدیریت فرایند استفاده شوند
- ابزارهای مدلسازی و تجزیه و تحلیل فرایند برای 4 مرحله اول استقرار مدیریت فرایند
- ابزارهای BPMS برای مکانیزاسیون فرایندها
- ابزارهای فرایندکاوی
ستون پنجم: افراد در مدیریت فرایند
یکی از مهم ترین عوامل کلیدی در موفقیت استقرار مدیریت فرایند، افراد سازمان هستند. این افراد که تقریباً بسیاری از افراد سازمان را شامل میشوند بایستی در مورد مدیریت فرایند تحت آموزش قرار گرفته تا بتوانند به خوبی ایفای نقش کنند.
بجز تیم حاضر در دفتر تعالی مدیریت فرایند، افراد دیگری نیز در بدنه سازمان هستند که به پیشبرد مدیریت فرایند در سازمان کمک خواهند کرد.
یکی از مهم ترین این افراد مالک فرایند هستند. مالک فرآیند بودن یک پست position نیست، بلکه نقش role است كه در قبال اجرای درست فرآيند پاسخگو می باشد. مالك فرآیند مسئول ( BPM end to end ) هستند و مسئول اطمینان از برآورده شدن انتظارات فرآیندها از نظر کارایی و اثربخشی هستند.
گروه دیگری نیز در استقرار مدیریت فرایند نقش بسزایی دارند که عبارتند از حامیان یا اسپانسرهای فرایند. حامیان فرایند نقش متفاوتی نسبت به صاحبان فرایندها هستند و معمولاً از جنس مدیران ارشد سازمان میباشند.
در ادامه یک نمونه چارت سازمانی تیم دفتر تعالی مدیریت فرایند را می توانید مشاهده نمایید.
ستون ششم: فرهنگ مدیریت فرایند
احتمالا این جمله معروف را شنیده اید: فرهنگ استراتژی سازمان را مثل صبحانه خواهد خورد. مدیریت فرایند نیز از این قائده مستثنی نیست.
فرهنگسازی مدیریت فرایند باید چند ماه قبل از آغاز پروژه، اطلاعات به تدریجی و قطره چکانی به بدنه سازمان منتقل شود.
برای فرهنگ سازی باید از همه انواع رسانه های موجود در دسترس استفاده نمود. یکی از این اقدامات برگزاری سمینار و دوره آموزش ابتدایی برای بدنه سازمان، مدیران میانی و مدیران ارشد است.
شرکت در دوره های آموزشی زیر میتواند شما را به یک متخصص مدیریت فرایند تبدیل نماید:
دوره آموزشی مدیریت فرایند (BPM)
دوره آموزشی مدلسازی فرایند با محوریت استاندارد BPMN
با یکی از بهترین رفرنس های مدیریت فرایند در دنیا آشنا شوید- بر روی تصویر کلیک کنید
معرفی سه کتاب برتر دیگر در حوزه مدیریت فرایند
در این بخش به معرفی سه کتاب دیگر در حوزه مدیریت فرایند خواهیم پرداخت. برای کسب اطلاعات بیشتر و دانلود هر کتاب، کافی است به تصویر روی تصویر آن کلیک کنید.
کتاب BPM CBOK نسخه چهارم
ABPMP International در سال 2019 موفق به انتشار عمومی راهنمای مجموعۀ دانش مشترک مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM CBOK®) ویرایش 4.0 گردید.
کتاب BPMN_Method_and_Style نوشته بوریس سیلور
کتاب Fundamentals of Business Process Management در مورد مراحل مختلف و چرخه استقرار مدیریت فرایند آموزش های بسیار کامل و با کیفیتی ارائه میکند که یکی از مراحل آن مدلسازی فرایند و بکارگیری BPMN2 است ولی کتاب تکنیک و مدل BPMN نوشته بوروس سیلور تخصصی بر روی مدلسازی فرایند با محوریت استاندارد BPMN2 است.
البته دو فصل سوم و چهارم کتاب Fundamentals of Business Process Management در مورد BPMN و مدلسازی فرایندها است ولی کتاب کتاب BPMN_Method_and_Style نوشته بوریس سیلور در مورد چرخه BPM نیست و صرفا به مدلسازی فرایندها با استاندارد BPMN2 می پردازد.
کتاب مدیریت فرایند برای مدیران- رایگان
حمایت مدیران ارشد و بدنه کلیدی سازمان از اجرای پروژه مدیریت فرایند از شرایط لازم و حیاتی موفقیت در اینگونه پروژه ها است. اگر مدیران سازمانتان نسبت به مدیرت فرایند آگاهی و اطلاعات لازم را ندارند، این کتاب را به آنها بدهید.
این کتاب حاصل تجربیات ما در تعامل با مدیران ارشد سازمان ها و کسب و کارهای زیادی است که و به زبان و ادبیات مدیریتی نگارش شده است.
