اهمیت مدلسازی فرایندهای سازمانها

فاز اول بسیاری از پروژه ها از قبیل: مهندسی مجدد و بهبود فرایندها، معماری سازمانی، EFQM، ایزو و… با مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود سازمان آغاز می­گردد. علاوه بر موارد مذکور در این مقاله به ذکر دلایلی می­پردازیم که اهمیت پروژه مدلسازی فرایندهای سازمانی را تبیین می­نماید.

فرایندها ابزار تحقق استراتژی ها و اهداف سازمانی هستند. اگر فرایندها به درستی انجام شوند، بدیهی است سازمان به اهداف و چشم انداز خود دست خواهد یافت. به منظور انجام صحیح فرایندهای سازمان، لازم است تا فرایندها طی یک برنامه مدون مورد پایش و بهبود قرار گیرند. پیش نیاز انجام بهبودهای مذکور شناخت وضعیت موجود آنها است. به عبارت دیگر جهت بهبود سازمان نیاز است تا وضعیت موجود آن به درستی درک شده و سپس طی مراحلی نسبت به بهبود ان اقدام نمود.

همچنین یکی از پیش نیازهای اساسی جهت عارضه یابی در سازمان، شناسایی وضعیت موجود و انطباق آن با وضعیت مطلوب است که در پروژه مدلسازی فرایندهای سازمان، مورد اول محقق خواهد شد.

مستندسازی روال­ها و فرایندها منجر به تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و مستند شده و چرخه مدیریت دانش را در سطح سازمان تسهیل خواهد نمود.

یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است منتها در این بخش به برخی از مهم­ترین دلایلی که باید بر اساس آنها اقدام به مدلسازی فرایندها نمود را ارائه خواهیم کرد. همانطورکه می­دانید یکی از فازهای اولیه پروژه­های مدیریت فرایند، مدلسازی است و مدل­های فرایندی خوراک فازهای بعدی را فراهم خواهند نمود. لیکن در ادامه برخی دیگر از مزایای مدلسازی فرایند را بر خواهیم شمرد:

• ایجاد شفافیت و تفاهم بین ذینفعان
• یک ابزار کمک آموزشی
• مقایسه وضعیت موجود با وضعیت مطلوب و رفرنس مدل­ها
• به عنوان ابزار پایه جهت شناسایی فرصت‌های اساسی برای بهبود فرآیند
• مدل‌ها نسبتاً ساده و سریع هستند و برای تکمیل نیازمند هزینه‌های زیاد نیستند.
• مدل‌ها برای درک و تفهیم مناسب هستند.
• مدل‌ها سبب ایجاد یک بسترپایه جهت اندازه‌گیری می‌شوند.
• مدل‌ها انجام امور تجزیه و تحلیل فرآیند وشبیه‌سازی آنرا تسریع می‌نمایند.
• مدل­های استاندارد توسط افراد مختلف درک یکسانی می­شوند.
• مستندسازی روال­ها و فرایندها منجر به تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و مستند شده و چرخه مدیریت دانش را در سطح سازمان تسهیل خواهد نمود.

چند موضوع در این فاز فوق العاده حائز اهیمت است:

1. بکارگرفتن استاندارهای نوین مدلسازی فرایندی از جمله BPMN2 . این استاندارد کاملترین استاندارد مدلسازی فرایند در جهان است و تقریباً تمام سازمان­های خوب دنیا فرایندهای خود را با استاندارد BPMN مدلسازی می­کنند. همچنین تقریباْ تمام BPMS های خوب دنیا استاندارد BPMN را به عنوان ابزار مدلسازی فرایند خود انتخاب کرده ­اند.

2. بکارگیری نرم ­افزارهای مدلسازی و تجزیه و تحلیل فرایند و عدم استفاده از نرم­ افزارهای غیرهوشمند مثل VISIO . با توجه به اینکه در چندین پروژه بزرگ در سطح کشور فاز مستقلی به منظور ارزیابی و انتخاب انواع ابزارها یا Case Tools با در نظر گرفتن کلیه ملاحظات صورت گرفته است و پاسخ تقریباً تمامی پروژه­ ها، ابزار ویژوال پارادایم بوده است، پیشنهاد ما استفاده از ابزار ویژوال پارادایم است.

2. مدلسازی تنها ترسیم نمودارهای BPMN نیست بلکه تکمیل شناسنامه فرایندی بسیار حائز اهمیت است. نمودارها تنها بخشی از شناسنامه را تشکیل می­دهند. در مورد هر فرایند علاوه بر گردش کار اصلی آن، نیاز به اطلاعات دیگری نیز وجود دارد که در طول فازهای مختلف مدیریت فرایند مورد استفاده قرار خواهند گرفت. این اطلاعات در قالب شناسنامه فرایندی استخراج می­شود.

این مطلب مهم را بخوانید: صفر تا صد مدلسازی فرایندها با استاندارد BPMN

پس از استخراج وضعیت موجود فرایندها تحلیل­های کاربردی و مطلوبی را بر این اساس می توان انجام داد. برخی از مهم­ترین تحلیل های مذکور عبارتند از:

• تحلیل میزان همراستایی فرایندهای وضعیت موجود با اهداف، استراتژیها و ماموریت سازمان
• کشف و حذف فرایندها و فعالیتهای اضافی در جهت اجرای یک ماموریت
• شناسایی فرایندهای مستعد الکترونیکی شدن جهت حرکت سازمان به سمت Paper Less
• حرکت از سازمان وظیفه گرا به سوی سازمان فرایند گرا

و….

برخی از معایب سازمان وظیفه گرا عبارتند از:

• ضعف همکاری بین واحدها
• عدم سازگاری و انطباق مناسب و به هنگام با تغییرات
• دشواری ارزیابی مسئولیت ها بین واحدها

برخی مزایای سازمان فرایندگرا:

این دیدگاه سازمان را بصورت یک سیستم دارای ورودی و خروجی مشخص و مجموعه­ ای از فعالیت های پشت سر هم می بیند.

ارتباط مستحکم بین فعالیت های روزمرئه و اهداف استراتژیک

کار تیمی جایگاه بالاتری دارد

 پروژه مدلسازی فرایندهای سازمان اولین گام در جهت حرکت به سوی سازمان فرایندگرا خواهد بود.

استخراج و احصاء مشکلات و گلوگاه­ها و تلاش جهت رفع آنها

شناسایی حوزه­های داری اهمیت بالاتر جهت اولویت دهی به اموری از قبیل طراحی و تولید نرم افزار توسط واحد فناوری اطلاعات

شناسایی تداخل وظایف و مسئولیت‌های واحدهای مختلف و دوباره­ک اری ها و چندباره کاری ها در سطح سازمان

شناسایی وضعیت سازمان از حیث میزان مکانیزه بودن فعالیت های سازمان

تبیین جایگاه و ارتباط فعالیت­های مختلف سازمان نسبت به یکدیگر

 می­تواند زمینه ساز حل مشکل یکپارچگی نرم افزار های سازمان را که یکی از دغدغه های اصلی اکثر قریب به اتفاق واحدهای فناوری اطلاعات در سازمان ها است، بر طرف نماید.

حصول یک نگاه کلان و بالا به پایین نسبت به فعالیت­های سازمان

استخراج اولویت‌بندی فرایندها، گروه‌ها و حوزه‌های فرایندی به‌منظور برنامه‌ریزی جهت تعریف و ارائه پیشنهاد بهبود و مهندسی مجدد فرایندها– معمولاً در پروژه‌های از جنس بهبود و مهندسی مجدد فرایندها به‌دلیل این‌که یک‌باره نمی‌توان کل سازمان را درگیر نمود، درنتیجه نیاز به یک اولویت‌بندی وجود دارد.

پی بردن به قابلیت مکانیزه شدن فعالیت­ های سازمان و ضریب نفوذ مکانیزاسیون فعالیت­ ها

در حال حاضر برای مدلسازی فرایندها از استانداردها و روش های قدیمی از جمله فلوچارتینگ استفاده میشود در حالیکه هیچ یک از سازمان های خوب دنیا دیگر فرایندهای خود را با این زبان مستند نمیکنند. زبان مستندسازی اکثر سازمان های دنیا در حال BPMN2 است. برای آشنایی با این زبان میتوانید در دوره های آموزشی مدلسازی فرایند با محوریت BPMN شرکت نمایید.