رویکردهای مختلف آغاز پروژه BPM در سازمان ها

با توجه به شرایط موجود در سازمان ها، سه رویکرد مناسب برای آغاز پروژه های BPM (در حقیقت برای تمام پروژه ها) وجود دارد که عبارتند از:

• پروژه های راهبرد محور
• پروژه های مبتنی بر مسائل کسب و کاری (موضوعات کسب و کار محور)
• پروژه های فرایند محور

رویکرد راهبرد محور در مدیریت فرایند

این رویکرد فرض می کند که راهبرد سازمان تعیین و مستند شده است و پیاده سازی راهبرد به آغاز پروژه ها یا برنامه BPM منجر می شود و تحولی از راهبرد به سوی ” برنامه پیاده سازی و مدیریت از بالا به پایین” فرایندهای سازمانی است. پیامد اثرگذاری راهبرد بر چارچوب، این است که پروژه های لازم و ضروری تعیین می شود. معماری فرآیندی است که فرایندها، برنامه کاربردی و داده ها محدوده اثرگذاری بودند و به تعیین دامنه پروژه کمک می کند.

پس از اثرگذاری راهبرد بر چارچوب پروژه و تعیین پروژه های ضروری، مرحله راه اندازی (مرحله آغاز پروژه ها) اجرا می شود، تقویت می شود و پیش می رود. بقیه مراحل در صورت لزوم انجام می شوند. در تمام طول پروژه باید معماری فرآیند مبنا قرار گیرد و به آن رجوع شود.

گام های رویکر راهبرد محور عبارتند از:

• مدیران اجرایی سازمان راهبرد را اتخاذ می کنند و این راهبرد به ایجاد اهداف عملیاتی اصلی سازمان منتهی می شود.
• اهداف عملیاتی به مدیران سطوح پایین تر (مدیران کل) سپرده می شود که در واقع مسئولان اصلی پیاده سازی و تحقق راهبرد سازمان هستند.
• مدیران کل، کارمندان و سهامداران مناسب، برنامه و طرح فعالیتی برای هر یک از این اهداف اصلی پیشنهاد می کنند. (این موضوع آغاز طرح پیاده سازی و اجرای راهبرد است)
• از مرحله راه اندازی چارچوب BPM برای تعیین و طراحی گزینه های ممکن مختلف و چگونگی تبدیل این گزینه ها به پروژه استفاده می شود. مدیران باید به توانایی های عملیاتی سازمان برای پیاده سازی و اجرای پروژه های طراحی شده و معماری فناوری اطلاعات و معماری فرآیند سازمان توجه کنند. همچنین باید تعیین کنند که چگونه پروژه ها به شیوه ای کنترل شده، ساخت یافته، اولویت بندی و آغاز شوند.

رویکرد مبتنی بر مسائل کسب و کاری در مدیریت فرایند

این رویکرد همان طور که از نامش پیداست، به وسیله مسائل و موضوعات عملیاتی یا کسب و کاری یک سازمان یا واحد سازمانی،آغاز می شود. محرک های این نوع پروژه های BPM از مسائل کسب و کاری (مانند فرصت ها، مسائل، مقررات و لایحه ها) نشات می گیرند. محرک های مسائل کسب و کار محور، به این معناست که تعیین نیاز به پروژه، در سطوح پایین تر سازمان روی می دهد نه سطح راهبرد. نقطه آغاز، مرحله راه اندازی است. یک تیم پروژه کوچک، معماری فرآیند را (برای کسب اطلاعات کافی، درک مکان و عمق پروژه) بررسی و سپس گام های مختلف مرحله اجرایی را آغاز می کند. معماری فرایند، ” اطلاعات، داده ها، برنامه های کاربردی و فرآیندهایی که تحت تآثیر پروژه های لازم الاجرا، قرار می گیرند و دستورالعمل های مدلسازی پروژه ” را ارائه می دهد.

این یعنی رجوع به راهبرد سازمان تنها برای تضمین اینکه پروژه با راهبردهای سازمان همسو است و برای آن ارزش افزوده دارد، صورت می گیرد. درصورتی که پروژه ها همسو با راهبرد سازمان نباشند، یک چارچوب زمانی، طرح، برنامه و پروژه تاکتیکی برای همسوسازی راهبرد سازمان و پروژه باید تعیین شود و مورد توافق قرار گیرد.

(قابل توجه خوانندگان محترم: بنا به دلایل بسیار این رویکرد فعلا در کشور ما نسبت به سایر رویکردها از امکانپذیری بالاتری برخوردار است. معمولاً نحوه انجام پروژه های مدیریت فرایند تیم ما نیز به همین ترتیب است. از اینجا میتوانید اطلاعات تکمیلی را دریافت نمایید. )

رویکرد فرایند محور

این رویکرد به پروژه ای اشاره دارد که به وسیله یک تیم فرایند آغاز می شود تا یک بخش کسب و کار را با دیدگاه فرآیندی بررسی کنند و اگر فرصت هایی برای بهبود کارایی کسب و کار وجود دارد، آنها را تعیین کنند.

در این بررسی اولیه، فرآیندهای سطح بالای کسب و کار بازبینی و معیارهای مناسب سطح بالا به کار گرفته می شوند و شناختی از مکان شروع بررسی دقیق فرآیند بعدی به دست می آید. در طول این گام ها، به راهبرد سازمان تنها برای اینکه اطمینان حاصل شود که پروژه ها در دستیابی به اهداف عملیاتی حاصل از راهبرد سازمان مشارکت دارد (برای مثال کاهش هزینه ها، افزایش سطوح خدمت به مشتری) توجه می شود. اگر پروژه ها با اهداف سازمانی (راهبرد) همسو نباشد، باید به سرعت یک پروژه تاکتیکی و سپس طرح ها و یک چارچوب برای همسوسازی در آینده تعیین و پذیرفته می شود.

باید به معماری سازمان به عنوان مرجع توجه و در صورت لزوم از آن استفاده شود. پروژه های فرآیند محور بعد از تکمیل باید همواره بهبود داده شوند. اگر دلیل آغاز یک پروژه BPM دستیابی به مطلوبیت است، این مطلوبیت باید از دیدگاه راهبردی مدنظر قرار گیرد. اگر این هدف، با پشتیبانی مدیریت ارشد است، باید به عنوان رویکرد راهبرد محورد تلقی شود و اگر فاقد پشتیبانی مدیریت ارشد است، باید به عنوان رویکرد موضوع کسب و کار در نظر گرفته شود.

دلیل اینکه وقتی پروژه ای رویکرد راهبرد محور دارد، نسبت به حالتی که رویکرد فرآیند محور اتخاذ کرده است به تلاش های بیشتری در مراحل معماری فرآیند و راهبرد سازمان نیاز دارند، این است که راهبرد سازمان و معماری فرآیند، بنیان ها و اصول هر پروژه BPM هستند و پروژه های گسترده تر و بزرگ تر، نیازمند بنیان های قوی تر هستند. به جز برخی موارد استثنا، تمام پروژه ها با یکی از رویکردها سازگارند. آگاهی و شناخت رویکرد، کسب و کار و تیم پروژه ما را قادر به چگونگی انجام و پیاده سازی پروژه ها می کند.

بیشتر پروژه های BPM با رویکردهای مسائل کسب و کار یا فرآیندی آغاز می شوند که سازمان منافع بسیاری از BPM  به دست می آورند، بلوغ سازمانی رشد می کند و مدیران ارشد به سمت پروژه های راهبردی روی می آورند. موضوع چگونگی تعیین نیاز به پروژه BPM نیست، بلکه نوع پروژه BPM است.

این نوشته برگرفته از کتاب اقای جستون در حوزه مدیریت فرایند است.

شاید خواندن یا گوش دادن به این موارد نیز مورد علاقه شما باشد:

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای کسب وکارهای کوچک: آیا واقعا ضروری است؟

پادکست:رویکردهای مختلف انجام پروژه های مدیریت فرایند

پادکست: چرخه عمر مدیریت فرایند

پادکست: چارچوب چانگ در مدیریت فرایند