این یک سئوال مهم است که اصلاً از ابتدا سراغ اتوماسیون اداری برویم یا نه؟ پیش از آلوده شدن شرکت و سازمان شما به یک ویروس نسبتاً مخرب باید در مورد آن دقت به خرج دهید و مراقب باشید.
در سلسله مقالاتی در نظر داریم به بیان دلایل فنی و پیامدهای یک تصمیم نادرست توسط شرکت ها و سازمان های متوسط و کوچک کشورمان بر خلاف کشورهای توسعه یافته یعنی بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری بپردازیم.
برای پاسخ به این سوال، میخواهیم بصورت اصولی و ریشه ای بحث را آغاز کنیم. به تصویر پایین توجه نمایید که به اصطلاح به آن هرم معماری سازمانی اتلاق می شود.
چارچوب بالا، برگرفته از چارچوب ارائه‌شده توسط مؤسسه ملی استانداردها و تکنولوژی امریکا[۱] است. این چارچوب که خود یکی از مبانی اصلی مورد استفاده در تدوین چارچوب معماری فدرال[۲] بوده است، در پروژه‌های مختلف معماری سازمانی انجام‌شده توسط شرکت های مهندسی مشاور مورد استفاده قرار گرفته است.
همانطور که در شکل بالا نیز قابل مشاهده است، راهبردهای کسب‌وکار سازمان، جهت‌گیری‌های سازمان را در کلیه‌ی فعالیت‌های جاری و آتی آن مشخص میکند و فرایندها ابزار تحقق این راهبردها هستند. یعنی سازمان ها راهبردهای خود را از طریق همین فرایندها اجرا میکنند. منظور از لایه کاری، فرایندهای کاری سازمان است که برای دست‌یابی به ماموریت، اهداف و راهبردهای سازمان ضرورت می‌یابد.
در لایه پایین تر از لایه کاری، لایه اطلاعات را ملاحظه می نمایید. هر سازمان برای انجام فرایندهای خود در جهت دست‌یابی به اهداف و برآوردن نیازهای مدیریتی به اطلاعات نیازمند است. عناصر و منابع اطلاعاتی مورد نیاز کاربران سازمانی، یکپارچگی، صحت، توزیع و دسترس‌پذیری و طبقه‌بندی آنها در لایه‌ی اطلاعاتی مطرح می‌شود.
در واقع کاملاً مشخص است که فرایندها از طریق لایه اطلاعات در سازمان ها اجرا می شوند. پس بدیهی است هر چه لایه اطلاعات (فرمت های اطلاعاتی) استانداردتر باشد، اجرای فرایندها نیز استانداردتر و با سهولت بیشتر و کیفیت بالاتری قابل انجام خواهد بود.
فرمت های اطلاعاتی انواع مختلفی دارند که برخی از مهم ترین آنها عبارتند از: فرم، نامه، چک لیست، گزارش و…. یکی از مهم ترین شاخص های تحلیل فرمت های اطلاعاتی قالب ارائه آنها است. فرمت هایی مثل چک لیست و فرم از نظر قالب بسیار استاندارتر از فرمت هایی مثل نامه هستند. در صورت وجود قالب استاندارد برای اطلاعات، زبان مشترکی میان تأمین‌کنندگان و استفاده‌کنندگان اطلاعات در سازمان ها به وجود می‌آید و این امر به حذف ابهام‌ها و مشکلاتی هم‌چون نقص اطلاعات منجر می‌شود.
حال سیستم های اتوماسیون اداری ما را به سمت فرمت های غیر استانداردی مثل نامه هدایت میکند. در واقع ما از یک طرف سعی میکنیم فرایندهای سازمان خود را استاندارد کنیم و از طرفی با راه دادن اتوماسیون اداری به سازمان، محمل و زیرساخت انجام فرایندها را به سوی غیراستاندارد شدن سوق خواهیم داد.
این مطلب ادامه دارد
[۱] National Institute of Standards and Technology -NIST
[۲] Federal Enterprise Architecture Framework -FEAF