چگونه اتوماسیون اداری در پیاده سازی هوش تجاری (BI) بی تاثیر است؟!
برای پاسخ به این سئوال که چگونه اتوماسیون در پیاده سازی هوش تجاری (BI) بی تاثیر است؟! باید ابتدا به این موضوع بپردازیم که از اطلاعات تولید شده در سیستم های اتوماسیون اداری چه نوع گزارشاتی را می توان تهیه کرد؟
گفتنی است در سیستم های اتوماسیون اداری بجز یک سری گزارشات کلی که عناوین آنها را در ادامه مشاهده خواهید کرد، امکان دریافت گزارشات از محتوای نامه ها قطعاً وجود ندارد.
برخی از مهم ترین انواع گزارشات قابل استخراج از سیستم های اتوماسیون اداری عبارتند از:
- نامه های فرستاده شده به تفکیک واحد و سمت، نامه های اقدام نشده، نامه های مهلت پاسخ گذشته و …
- گزارش‌گیری از حجم نامه های ارسال شده در واحدها
- دریافت گزارش از نامه های وارده به دبیرخانه بر اساس تاریخ و تعداد
- دریافت گزارش از نامه های اقدام شده و اقدام نشده در یک اداره توسط کاربر
- دریافت گزارش از نامه های ارجاع شده به گیرندگان
- دریافت گزارش از نامه های دریافتی از طریق نمابر، ایمیل، ECE
- دریافت گزارش بر اساس میزان ارسال نامه ها برای یک بخش، سازمان یا یک کاربر در یک بازه زمانی
حال کمی در مورد منطق سیستم های هوش تجاری و داشبوردهای مدیریت صحبت کنیم. اگر بخواهیم به زبان کاملاً ساده بگوییم، در سیستم های هوش تجاری از اطلاعات موجود در انواع پایگاه های داده موجود در سازمان طی انجام یک پروسه گزارشات مختلف مورد نیاز استخراج می شود. مثلاً میتوان از استخراج و تحلیل اطلاعات موجود در دیتا بیس های مربوط به سیستم های منایع انسانی، سیستم مالی، سیستم حضور و غیاب و… گزارشات و داشبوردهای مورد نظر را استخراج کرد.
از سوی دیگر به دلیل اینکه اطلاعات در سیستم های اتوماسیون اداری در قالب نامه و بصورت عکس در دیتابیس این سیستم ها ذخیره می شوند، طبیعتاً نرم افزارهای اتوماسیون اداری خوراکی به سیستم های هوش تجاری جهت استخراج گزارشات و داشبوردهای مدیریتی نخواهند داد بلکه اطلاعات و گزارشات قابل استخراج از سیستم های اتوماسیون اداری در خصوص تعداد نامه ها و موارد مشابه است. پس به واقع نرم افزارهای اتوماسیون اداری هیچ کمک قابل توجهی به راه اندازی هئش تجاری و استخراج داشبوردهای مدیریتی در سازمان ها نخواهند کرد.
همچنین باید این موضوع را نیز در نظر گرفت که سیستم های فعلی موجود در سازمان ها تنها درصد کمی از فعالیت های سازمانی را پوشش داده و در عمل ضریب نفوذ مکانیزاسیون در سازمان ها چندان بالا نیست.
یکی از بهترین راه های افزایش این ضریب و مکانیزه یا الکترونیکی کردن فعالیت ها، گردش کارها و فرایندهای سازمان ها BPMS است. به عبارت بهتر استقرار یک سیستم BPMS مناسب (سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار) و پیاده سازی و اجرای فرایندها در سیستم BPMS پیش نیاز استقرار سیستم های هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی است.
متاسفانه بارها مشاهده شده است که شرکت ها و سازمان ها ضمن پرداخت هزینه های زیادی اقدام به خرید نرم افزارهای BI نموده اند در حالیکه به میزان بسیار کمی از این نرم افزارها استفاده میکنند و علت این امر نیز پایین بودن ضریب نفوذ مکانیزاسیون است.