نکته هفتم در مورد مصاحبه: ایجاد دیتا دیکشنری قبل از آغاز مصاحبه ها
یکی دیگر از مهم ترین اقدامات پیش از برگزاری جلسات مصاحبه، ایجاد دیتا دیکشنری یا دیکشنری داده ها است.
دیتا دیکشنری چیست؟
دیتا دیکشنری لیستی از اقلام اطلاعاتی مهم پرکاربرد توسط اعضاء مختلف تیم مدلسازی فرایند است. به عبارت دیگر امکان دارد در جلسه مصاحبه و پس از آن در مورد بعضی از کلمات و عبارات موجود در قسمت های مختلف بین افراد مختلف تیم مدلسازی ابهام و اختلاف به وجود بیاید. حتی بارها مشاهده شده است که یک تیم از دو عبارت متفاوت برای بیان یک مفهوم استفاده کرده است. علت این امر وجود اختلاف زمانی در انجام مصاحبه با واحدهای مختلف است و کاملاً طبیعی است.
علت اینکه بر روی یکسان بودن عبارت های مشترک مورد استفاده توسط تیم های مختلف مدلسازی تاکید میشود این است که مدلسازی ها قطعاً در نرم افزار تخصصی مربوط به مدلسازی و تحلیل فرایندها از جمله ویژوال پارادایم انجام خواهد شد. قطعاً به ازای هر المان یا نماد در قسمت های مختلف مدلسازی فرایند، یک کد منحصر به فرد ایجاد خواهد شد. مثلا هر وظیفه یک کد منحصر به فرد خواهد داشت. هر Lane یک کد منحصر به فرد خواهد داشت یا حتی هر خط ارتباطی بین دو نماد مختلف. چنانچه یک قلم اطلاعاتی با مفهوم یکسان با اندکی تفاوت مورد استفاده قرار بگیرید، حتی با یک فاصله اضافه یا یک نقطه اضافه و…، در عمل به دو قلم اطلاعاتی تبدیل شده است و اینکار در فاز تحلیل ما را دچار دردسرهایی خواهد کرد.
برای شفاف شدن موضوع یک مثال ساده بزنیم. فرض کنید در برخی از فرایندها کلیه افراد سازمانی بتوانند آغازگر فرایند باشند. این منطقی نیست که در یک فرایند از عبارت “کلیه افراد سازمانی” استفاده کنیم و در یک فرایند دیگر از عبارت “همه پرسنل سازمان” و در یک فرایند دیگر از یک عبارت دیگر.
پس بهتر است پیش از آغاز جلسات مربوط به مدلسازی فرایند عبارت هایی که قرار است توسط تیم های مختلف مدلسازی مورد استفاده قرار گیرند در چند فهرست گردآوری و مدلسازان ملزم به استفاده از اقلام مندرج در این فهرست شوند.
یک نفر نیز مسئول بروزرسانی این فهرست بوده و در حین مدلسازی چنانچه موردی از قلم افتاده باشد، این مورد توسط مدلسازان به متولی دیتا دیکشنری اعلام شده و وی بصورت متمرکز فهرست مربوطه را بروزرسانی و در اختیار تیم های مختلف قرار دهد.
در مورد اقلام زیر میتوان دیتا دیکشنری ایجاد کرد:
- واحدهای سازمانی متولی فرایندها
- اسامی سیستم های اطلاعاتی مورد استفاده در اجرای فرایندها
- اسامی فرمت های اطلاعاتی (فرم، چک لیست، نامه، گزارش و… ) مورد استفاده در اجرای فرایندها
- عناوین قوانین و مقررات، دستورالعمل ها و ایین نامه های مورد استفاده
- و…
به دلیل حجم بالای مطالب در خصوص اصول و نکات مربوط به جلسات مصاحبه بابت مدلسازی فرایند، سایر موارد در کتاب آموزش فشرده و کاربردی مدلسازی فرایند و استاندارد BPMN درج شده است که هم اکنون میتوانید اقدام به خرید آن نمایید.