در مطلب قبل (۲۰ دلیل نه گفتن به اتوماسیون اداری- بخش اول) ۵ نکته ابتدایی در خصوص ناکارآمد بودن نرم افزارهای اتوماسیون اداری در شرکت ها و سازمان های متوسط و کوچک مورد اشاره قرار گرفتند. در این مطلب بری دیگر از این نکات را با هم مرور میکنیم.
شرکت های متوسط و کوچک، به اتوماسیون اداری نه بگویید.
نکته ۶
منطق اتوماسیون اداری در تضاد با مدیریت فرایند است.
استاندارد از پیش تعریف شده ای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری و سیستم گردش مکاتبات وجود ندارد و میتوان نتیجه گیری کرد که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند.
به نظر شما چند درصد فعالیت های یک سازمان باید بصورت موردی انجام شوند؟
نکته ۷
مگر نمی شود گردش کارهای به ظاهر غیر قابل پیش بینی که در اتوماسیون اداری انجام میشوند را پیش بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟
تا به کی سازمان ها و شرکت های ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟
تا چه زمانی فعالیت ها در سازمان ها باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟
بکارگیری نرم افزارهای اتوماسیون اداری در تضاد با استاندارد بودن فعالیت های سازمان است.
نکته ۸
هدف از مدیریت فرایند استاندارد سازی گردش کارها و رویه روال های موجود در سازمان است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود.
در حالیکه این هدف به ضریب بسیار بالایی در نرم افزارهای اتوماسیون اداری نقض میشود.
نکته ۹
سازمان ها هم به سیستمهایی برای مکانیزه کردن گردش کارهای تکرارپذیر خود (فرایندها) نیاز مند هستند و هم به ابزاری جهت مکانیزه کردن گردش کارهای موردی و تکرار ناپذیر (اتوماسیون اداری).
این صحبت کاملاً درست است.
منتها مگر در یک شرکت یا سازمان حتی ۲- ۳ هزار نفره، چقدر باید گردش کار غیرقابل پیش بینی داشته باشد؟
مگر مکانیزه کردن گردش کارهای غیر استاندارد و غیرروتین باید نسبت به کارهای روتین اولویت داشته باشد؟
نکته ۱۰
در مطلب قبل در مورد این موضوع که کارکرد نرم افزار اتوماسیون اداری خودکار سازی فعالیت های غیرتکراری و موردی است مطالبی بیان شد.
حال شما قضاوت کنید فعالیت های تکرای برای سازمان ها اهمیت بیشتری دارد یا فعالیت های غیر تکراری؟
فعالیت های تکرای فقط درخواست خدمات، درخواست ماموریت و مرخصی خلاصه نمی شوند بلکه زنجیره ارزش سازمان که میتواند منجر به ایجاد ارزش برای مشتریان و نهایت پول و سوداوری شود از جنس فعالیت های تکرای (فرایند) است که قطعاً توسط نرم افزاری مثل اتوماسیون اداری به هیچ عنوان با کیفیت حداقلی نیز قابل انجام نخواهد بود.