در سه مطلب قبل (۲۰ دلیل نه گفتن به اتوماسیون اداری- بخش اول) و (۲۰ دلیل نه گفتن به اتوماسیون اداری- بخش دوم) و (۲۰ دلیل نه گفتن به اتوماسیون اداری- بخش سوم) ۱۵نکته در خصوص ناکارآمد بودن نرم افزارهای اتوماسیون اداری در شرکت ها و سازمان های متوسط و کوچک مورد اشاره قرار گرفتند. در این مطلب برخی دیگر از این نکات را با هم مرور میکنیم.
شرکت های متوسط و کوچک، به اتوماسیون اداری نه بگویید!
نکته ۱۶
نامه هایی که در اتوماسیون اداری به جریان میافتند اصولاً مسیر از پیش تعریف شده و استانداردی نداشته و بعضاً مشاهده میشود که به دلیل خطای کاربر، به اشتباه به شخص دیگری ارجاع شده و تا مشخص شدن این اشتباه زمان زیادی از دست ر فته است درحالیکه فرمها در دل فرایندهای سازمان مستقر شده و اصولاً فرایندها و فرمهای سازمانی با هم گره خورده اند و مسیری که هر فرم باید در سازمان طی شود تا حدود زیادی مشخص و از این حیث قابل قیاس با نامه نیستند.
نکته ۱۷
در برخی از اتوماسیون های اداری مقوله ای تحت عنوان فرم ساز یا سیستم گردش کار وجود دارند. این فرم سازها کارکردی شبیه و البته بسیار خفیف تر از سیستم های BPMS را دارند و نسل بسیار قدیمی تر نرم افزارهای BPMS محسوب میشوند.
در سیستم های گردش کار نمیتوان فرایند های غیر خطی و تا حدودی پیچیده را براحتی پیاده سازی نمود و بحث مدیریت تغییرات و مدیریت نسخ در فرم ساز ها و سیستم های گردش کار عملاً وجود ندارند و بسیاری تفاوت های دیگر.
مانور بر روی قابلیت هایی مثل فرم سازی و گردش کار،خود گواه اهمیت بالای نرم افزارهای BPMS است که اینها (فرم سازها و گردش کارها) مقیاس بسیار کوچکتری از سیستم های BPMS هستند.
نکته ۱۸
اتوماسیون اداری عامل تولید اطلاعات تکراری است.
تولید تکراری اطلاعات علاوه بر اینکه سبب افزایش بی‌مورد حجم اطلاعات در سازمان میشود، صحت اطلاعات موجود را نیز زیر سوال می‌برد.
فرمت اصلی و بستر اصلی گردش اطلاعات در اتوماسیون اداری، نامه است. در اتوماسیون اداری به دلیل اینکه امکان اعمال کنترل چندانی بر روی نامه ها وجود ندارد، امکان تولید تکراری اطلاعات بسیار محتمل است. یعنی هر شخص هر محتوایی را که خواست در یک فضای بدون کنترل تولید میکند و چه بسا مشابه آن اطلاعات توسط افراد دیگری نیز تولید شود.
نکته ۱۹
اتوماسیون اداری انبوهی از اطلاعات بلااستفاده تولید میکند.
در اتوماسیون اداری هر نامه بصورت یک تصویر در پایگاه داده سیستم اتوماسیون اداری ذخیره خواهد شد. طبیعتاً امکان هوشمندسازی یک تصویر امری بس مشکل و بعضاً نشدنی است. البته از طریق تکنولوژی هایی مثل پردازش تصویر این امر تا حدودی در دنیا محقق شده است ولی این تکنولوزی ها کمتر از زبان فارسی پشتیبانی نکرده و در این حجم از اطلاعات تولید شده، کاربرد زیادی ندارند.
یکی از کاربردهای پردازش تصویر، دوربین های راهنمایی و رانندگی است که قابلیت تبدیل تصویر پلاک خودروها به دیتا را دارد. البته با ضریبی از خطا
حال شما یک پلاک خودرو با حجم پایین اطلاعات را با نامه های مختلف در گردش سازمان مقایسه کنید.
نکته ۲۰
اسم بهتر سیستم های اتوماسیون اداری سیستم مکاتبات است و هدف از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، سازماندهی الکترونیکی به فرآیندهای مرتبط با دبیرخانه می‌باشد.
مگر یک شرکت متوسط و کوچک روزی چه تعداد نامه ورودی و خروجی دارد که نرم افزار گردش مکاتبات یا دبیرخانه به عنوان اصلی ترین سیستم های این شرکت ها تلقی شود؟
حال که برخی از مهم ترین دلایل ناکارآمدی سیستم های اتوماسیون اداری (سیستم گردش مکاتبات) را مطالعه کردید، بیندیشید و به عنوان یک متخصص سهم خود را با نشر این مطالب ادا کنید.
حتی اگر جلوی اشتباه یک شرکت کوچک را هم بگیریم …