عضویت در کانال مدیریت فرایند
تجزیه و تحلیل فرایند چیست و روش های تجزیه و تحلیل فرایندها
تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟

تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟

 

پیش از پرداختن به این موضوع که تجریه و تحلیل فرایند را چگونه باید انجام داد در مورد چیستی و اهمیت تجزیه و تحلیل فرایندها توضیحاتی ارائه خواهیم کرد و جایگاه این فاز را در چرخه مدیریت فرایند مرور خواهیم کرد.

همانطور که در شکل پایین مشاهده میکنید جایگاه فاز تجزیه و تحلیل فرایندها در چرخه مدیریت فرایند مشخص شده است.

 

چرخه مدیریت فرایند


این فاز به مثابه یک فیلتر عمل میکند. یعنی در این فاز مشخص میکنیم که کدام یک از فرایندها دارای مشکلات اساسی هستند و باید ابتدا نسبت به رفع این مشکلات اقدام نمود. در واقع فرایندهایی که دارای مشکلات اساسی هستند وارد مرحله بعد یعنی طراحی مجدد فرایندها خواهند شد. زیرا پیاده سازی و اجرای فرایندهای غلط در سازمان نه تنها ارزش افزوده ای به همراه نخواهد داشت بلکه ما را از هدف دورتر خواهد کرد.

 

حال امکان دارد برخی فرایندها مشکلات اساسی نداشته باشند لیکن بصورت کاملاً بهینه نیز نباشند. در اینجا توصیه میشود که این دسته از فرایندها را وارد مرحله پیاده سازی نمود. با توجه به رشد روز افزون و فزاینده تکنولوژی در حال حاضر یکی از بهترین روش های پیاده سازی فرایندها استفاده از نرم افزارهای BPMS برای مکانیزه کردن آنهاست. وقتی فرایندهای این دسته را از طریق نرم افزارهای BPMS پیاده ­سازی میکنیم، از طریق ماژول BAM یا Business Activity Monitoring به مشکلات فرایندها در راستای بهبود حداکثری آنها پی خواهیم برد.

 

البته با بروز تکنولوژی ها و علوم نوین مثل فرایندکاوی و بکارگیری BPMS ها، تکنیک‌های تحلیلی داده‌محور جایگزین تحلیل های سنتی مبنی بر مدل فرآیندهای کسب و کار شده اند لیکن هنوز بکارگیری تکنیک های مبتنی بر مدل فرآیندهای کسب و کار از جایگاه ویژه ای برخوردار هستند و نباید آنها را نادیده گرفت.


به منظور تجزیه و تحلیل فرایندها روش های مختلفی وجود دارد که برخی از آنها را در ادامه تشریح خواهیم کرد.

 

بطور کلی میتوان در یک دسته بندی کلان روش های تجزیه و تحلیل فرایندها را به گروه تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها و تجزیه و تحلیل کمی فرایندها تقسیم نمود.

 

روش های کیفی تجزیه و تحلیل فرایندها

تحلیل کیفی، بخش هنری مدیریت فرآیند کسب و کار را پوشش میدهد مثل کارهای هنری از جمله نقاشی است. مشابه فعالیت های هنری، تحیلی های کیفی نیز تنها از یک راه منجر به نتیجه نخواهند شد و به خلاقیت و تجربه تحلیلگر وابسته است. مثلاً زمانی که نقاشی کردن را آموزش می بینیم، یاد خواهیم گرفت که چگونه قلم مو را در دست بگیریم و رنگ ها را ترکیب کنیم و مواردی از این دست ولی بقیه نقاشی کردن به هنر و تجربه ما بستگی دارد. در تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها تعدادی از اصول و تکنیک ها وجود دارد که به ما می گوید که چه شیوه هایی منجر به تجزیه و تحلیل فرایند بصورت مناسبی می شود. سه نمونه از برترین تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها عبارتند از:

  • تحلیل ارزش افزوده
  • تحلیل دلایل ریشه‌ای
  • مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار

تجزیه و تحلیل ارزش افزوده

تجزیه و تحلیل ارزش افزوده یک تکنیک است که با هدف شناسایی مراحل غیر ضروری در یک فرایند با رویکرد حذف آنها است. این تحلیل دارای دو گام اساسی است:

  • value classification یا طبقه بندی ارزش ها
  • waste elimination یا حذف اضافات

 

در این تحلیل ابتدا، فعالیت‌ها به سه دسته زیر تقسیم می‌شود:

۱- دارای ارزش افزوده:آن را با  VA نمایش می‌دهند. این نوع فعالیت‌ها برای مشتری ارزش یا رضایت ایجاد می‌کند.

۲- دارای ارزش افزوده برای کسب و کار (BVA): این نوع فعالیت‌ها برای انجام‌شدن کسب و کار به طور روان، مفید یا لازم است.

۳- بدون ارزش افزوده(NVA): این نوع فعالیت‌ها نه برای مشتری و نه برای کسب و کار ارزش افزوده ندارد.

 

پس از دسته‌بندی فعالیت‌ها به دسته‌های فوق، درمورد حذف یا کاهش فعالیت‌های بدون ارزش افزوده از فرآیند تصمیم‌گیری می‌شود.


تحلیل دلایل ریشه ای

در تحلیل دلایل ریشه ای تحلیل‌گر با کمک خبرگان برای هرکدام از مشکلات که باعث افزایش هزینه، زمان انجام کار، وجود خطا و عدم انعطاف می‌شود، دلایلی پیدا کرده و ریشه این دلایل را بررسی می‌کنند. در این روش تلاش می‌شود پس از شناسایی دلایل ریشه‌ای مشکلات، به حل آن پرداخته شود.

 

به حکایت کوتاه و جالب زیر توجه کنید.

در زمان‌های قدیم، در روستایی فقط یک چاه آب آشامیدنی وجود داشت. روزی یک سگ به داخل چاه افتاد و مرد. بنابراین آب چاه دیگر قابل استفاده نبود. روستاییان نگران شدند و نزد مرد خردمندی رفتند تا چاره کار را به آنان بگوید. مرد خردمند به ایشان گفت که از چاه ۱۰۰ سطل اب خارج کنند و دور بریزند تا آب تمیز جای آن را بگیرد.

روستاییان صد سطل آب برداشتند اما هنوز آب کثیف و بدبو بود. روستائیان دوباره به مرد خردمند مراجعه کردند. خردمند پیشنهاد داد که ۱۰۰ سطل دیگر هم آب هم از چاه بردارند. روستاییان ۱۰۰ سطل دیگر نیز از چاه آب خارج کردند اما باز هم آب کثیف بود. روستاییان بر اساس گفته مرد خردمند برای بار سوم هم ۱۰۰ سطل آب از چاه برداشتند اما مشکل حل نشد.

مرد خردمند گفت: مگر میشود این همه آب از چاه برداشته شود اما آب چاه هنوز آلوده باشد. آیا قبل از برداشتن این ۳۰۰ سطل آب، لاشه سگ را از چاه خارج کردید؟

روستاییان گفتند: نه، تو گفتی فقط آب برداریم نه لاشه سگ را !

در حل مشکلات و مسائل، ابتدا باید علت اصلی و ریشه‌ مشکل را کشف کرده و آن را از بین برد.

 

دو ابزار مهم برای این نوع تحلیل عبارتند از:

  • نمودار درختی یا نمودار  Why-Why
  • نمودار استخوان ماهی (نمودار علت و معلول)

 

نمودار استخوان ماهی (نمودار علت و معلول)

در ادامه یک نمونه نمودار استخوان ماهی مشاهده خواهید کرد.

 

نمودار استخوان ماهی

 

یک نمودار علت-معلول شامل یک خط افقی اصلی (تنه) است که تعدادی شاخه ها از ان منشعب می شود. در انتهای تنه یک جعبه حاوی اثر منفی است که در حال تجزیه و تحلیل آن هستیم.

 

تنه دارای تعدادی از شاخه های اصلی مربوط به دسته های عوامل است. علل در زیر شاخه ها نوشته می شوند و گاهی اوقات، مناسب است بین عوامل اصلی که تاثیر مستقیم بر مسئله دارند، از عوامل ثانویه، که عوامل موثر بر عوامل اصلی است، تمایز قائل شویم.

 

نمودار درختی یا نمودار  Why-Why

در تهیه نمودار چرا چرا یا نمودار Why-Why  به طور مکرر این سوال پرسیده می شود: چرا چنین چیزی اتفاق افتاده است؟ این سوال چندین بار پرسیده می شود تا یک عامل که شرکت کنندگان آن را علت اصلی میدانند، پیدا شود.

 

همچنین نمودار چرا چرا به عنوان نمودارهای درختی شناخته می شوند.

نمودارهای چرا چرا یک تکنیک برای جلسات طوفان ذهنی برای تحلیل علل ریشه ای می باشد. چنین جلسه ای با یک مسئله شروع می شود و هنگامی که مسئله شناسایی شد، ریشه درخت می شود. سپس در هر سطح سوالات زیر مطرح می شود: “چرا این اتفاق می افتد؟” و “چه مسائلی ممکن است منجر به این موضوع شود؟” در ادامه عوامل احتمالی شناسایی می شوند. آنگاه هر یک از این عوامل با استفاده از سؤالات مشابه مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد.

 

-نمودار Why Why

 

پس از شناسایی دلایل مشکلات، نتایج در قالب نمودار پارتو، یا نمودار PICK  دسته‌بندی شده و برای حل مشکلات تصمیم گیری شود.

 

تحلیل پارتو

مستندسازی مشکلات و تحلیل آثار میتوانند به عنوان ورودی تحلیل پارتو باشند. هدف از تحلیل پارتو شناسایی اولویت مشکلات و عوامل علی آنها است. تحلیل پارتو بر این اصل استوار است که تعداد کمی از عوامل مسئول سهم بزرگی از تاثیرات هستند. گاهی این اصل را اصل ۸۰-۲۰ نیز می نامند. یعنی ۲۰ درصد مشکلات باعث ۸۰ درصد تاثیرات هستند.

 

باید توجه داشت که تحلیل‌ها را باید با همکاری ذی‌نفعان و خبرگان آن صنعت انجام داد. انجام تحلیل با همکاری آنان علاوه بر کاهش خطاهای ادراکی از وضعیت کسب و کار، باعث افزایش انگیزه این افراد برای حل مشکلات می‌شود.


روش های کمی تجزیه و تحلی فرایندها

 

هدف این است که با تحلیل کمی فرآیندها به طور واضح به بهبود عملکرد فرآیندها در چهار زمینه هزینه، زمان، کیفیت و انعطاف‌پذیری برسیم. یعنی پس از انجام تحلیل‌های کمی به طور واضح می‌توانیم بگوییم که با حذف یا تغییر یک بخش از فرآیند، چه مقدار از هزینه‌های شرکت کاهش می‌یابد.

 

۴ روش رایج در این تحلیل عبارتند از:

  • ارزیابی عملکرد
  • تحلیل جریان
  • تحلیل صف
  • شبیه‌سازی

 

ارزیابی عملکرد فرایندها

ابعاد عملکردی فرایند با شاخص های کلیدی عملکرد بررسی میشوند. شاخص عملکردی فرایند کمیتی است که میتوان بصورت واضح بر روی یک فرایند تعریف کرد مفروض بر اینکه داده ها برای اندازه گیری این شاخص در دسترس باشد.

برخی از مهم ترین ابعاد عملکردی فرایندها، زمان، هزینه، کیفیت و انعطاف پذیری است.

همچنین میتوان از مدل های مرجع برای شناسایی شاخص های عملکردی فرایند مورد نظر بهره برد. مثل: APQC، Scor یا ITIL در حوزه فناوری اطلاعات

 

تحلیل جریان

بسیاری از مراحل آن شبیه مراحل انجام تحلیل‌های کمی بر روی کنترل پروژه است. ابتدا با شناسایی زمان انجام هر فعالیت، زمان سیکل انجام فرآیند به دست می‌آید. سپس با توجه به داده‌های موجود از کارکرد سیستم، بررسی می‌کنیم که آیا می‌توان با کاهش مدت انتظار، سرعت فرآیند را افزایش داد یا خیر؟ درنهایت به ارائه پیشنهاد برای این کار و ارزیابی آن‌ها پرداخته خواهد شد.

 

تحلیل صف

نظریه صف مجموعه‌ای از تکنیک‌های ریاضی است که به بررسی وضعیت منابع سیستم می‌پردازد. در صورتی که در یک سیستم فاصله زمانی بین اضافه شدن افراد از مدت زمان پاسخگویی کمتر باشد، صف ایجاد می‌شود. در این تحلیل، به بررسی ایجاد صف در فرآیند کسب‌وکار پرداخته می‌شود.

 

شبیه‌سازی فرایندها

در این روش، فرآیند را در سیستم کامپیوتری طراحی کرده و کامپیوتر به طور مداوم فرآیند را اجرا می‌کند. در شبیه‌سازی پس از اجرای چندین باره فرآیند، به عنوان خروجی، ثبت اطلاعات انجام فعالیت‌ها، زمان سیکل و اطلاعات مشابه نمایش داده می‌شود. تحلیل‌گر به کمک این اطلاعات می‌تواند فرآیند را ارزیابی کرده و درمورد آن تصمیم‌گیری نماید.

 


روش های تجزیه و تحلیل فرایند به مرور به ادامه این مطلب اضافه خواهند شد. 


 

لطفا توجه بفرمایید:

همچنین به منظور آشنایی و یادگیری شما علاقه مندان به مباحث تحلیل فرایند، وبیناری با موضوع تجزیه و تحلیل، بهبود و بازطراحی فرایندها برگزار خواهیم کرد. محتوای این وبینار کاملا جدید و متفاوت است و تا به حال در هیچ آموزشی ارائه نشده است. 

در مورد وبینار تجزیه و تحلیل، بهبود و بازطراحی فرایندها از اینجا اطلاعات کاملتری کسب کنید.

 

 

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .