سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS چیست؟

یکی از مهم ترین نکاتی که باید در هر سازمانی مدنظر قرار داد، ضریب نفوذ مکانیزاسیون فعالیت­های سازمان است. این شاخص حاصل تقسیم تعداد فعالیت­های مکانیزه یا الکترونیکی سازمان به کل فعالیت­ها است. بدیهی است هر چه این شاخص بزرگتر باشد وضعیت سازمان از لحاظ مکانیزاسیون بهتر است و سازمان­ها باید در رشد و افزایش این شاخص تلاش نمایند. حتی این معیار میتواند جزء شاخص­های کلیدی عملکرد واحد متولی مثلاً فناوری اطلاعات یا حتی کل سازمان باشد.

پایین بودن این شاخص مشکلاتی را برای سازمان ایجاد میکند که برخی از مهم­ترین آنها عبارتند از:

• امکان وقوع خطای انسانی
• اجرای کند و پرهزینه فرایندها
• سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرایندها پایین است.
• استخراج زمان و هزینه انجام فرایندها تقریبا غیرممکن است.
• امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است.
• تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست.
• و…

راه حل: یکی از بهترین روش­های حل مشکلات فوق الکترونیکی نمودن فرایندها است. رویکردهایی مثل دولت الکترونیک، شهر الکترونیک، شهروند الکترونیک، سازمان الکترونیک و… نیز به همین امر اشاره میکنند. مکانیزاسیون سرعت انجام آنها را بالا می برد، دقت را بالا برده و خطاهای انسانی را کاهش میدهد و امکان نظارت بر روند اجرای فعالیت­ها را مقدورتر می­سازد.

معمولاً و در روش­های معمول برای این هدف یعنی الکترونیکی کردن گردش کارها و فعالیت­های سازمانی، دو تیم مختلف درگیر کار خواهند شد. تیم اول اقدام به تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم مورد نظر نموده و نمودارهایی را تهیه و در اختیار تیم بعدی که برنامه نویسان هستند قرار خواهد داد.

برنامه نویسان نیز بر اساس مستندات دریافتی اقدام به کدنویسی خواهد کرد.

ماموریت و اهداف سیستم BPMS (سیستم مدیریت فرایند)

حال نکته اصلی اینجاست که اینکار یعنی برنامه نویسی زمانبر بوده و بعضاً مشاهده شده است که برنامه نویسان مشغول کد نویسی هستند که فرایندهای سازمان تغییرکرده و دوباره کاری های زیادی را تحمیل خواهد نمود.

بعضاً این تغییرات به حدی بالاست که کل پروژه را تحت الشعاع قرار داده و ارزش کارهای قبلی که انجام شده است را به کلی از بین خواهد برد.

عوامل مختلفی در این تغییرات یعنی تغییرات کسب و کار و فرایندهای سازمانی دخیل هستند که برخی از مهم ترین آنها به قرار زیر است:

• تغییر قوانین و اسناد بالادستی
• تغییر مدیران
• نوسانات نرخ ارز
• اعمال یا برداشته شدن تحریم ها
• اعمال تغییرات و بهبودهای سازمانی و فرایندی
• و بسیاری عوامل دیگر

پس به عنوان جمع بندی اشاره کنم که ما باید فرایندهای سازمان را مکانیزه نماییم و مکانیزه کردن این فرایندها از طریق روش­هایی مثل برنامه نویسی امری زمانبر است. از طرفی بسیاری از فرایندهای ما به دلایلی که ذکر شد دچار تغییر می­شوند. پس اگر بخواهیم زمان زیادی بابت مکانیزه کردن فرایندهایی که دچار تغییرات خواهند شد صرف نماییم، کار منطقی نخواهد بود.

از سوی مقابل اولین مزیت و ویژگی عمده سیستم های BPMS این است که از طریق آنها می­توان فرایندهای سازمان را با زمان بسیار کوتاه ­تری نسبت به روش­های برنامه نویسی مکانیزه نمود. همچنین به دلیل افزایش سرعت تبدیل فرایندها به نرم افزار و سایر امکاناتی که سیستم های BPMS در اختیار خواهند گذاشت (ورژنینگ) امکان اعمال تغییرات در آینده بر روی فرایندهای ساخته شده متناسب با تغییرات فرایندها به راحتی میسر خواهد بود.

یکپارچگی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمان از دیگر ویژگی­های خوب نرم­ افزارهای BPMS تلقی میشوند بطوریکه امکان بده بستان اطلاعات بین فرایندهای مکانیزه شده و سیستم های قبلی سازمان وجود دارد.

رویکرد BPMS ها در یکپارچگی بر خلاف رویکرد سیستم هایی نظیر ERP است. به این معنی که در استقرار BPMS تلاش بر حفظ سیستم های موجود و فعلی سازمان است و از این حیث مقاومت سازمانی کمتری به منظور استقرار BPMS  وجود دارد.

پس از اجرای یک فرآیند و گذشت زمان همواره سوالاتی مطرح می‌گردد که در قسمت زیر به چند نمونه از آن اشاره می‌شود:

• متوسط زمان اجرای فرآیند چیست؟
• آیا میتوان زمان اجرای فرآیند را کوتاه نمود؟
• چرا فرآیند با تاخیر انجام می­شود؟ علت تاخیر چیست؟
• چه واحدی در اجرای فرآیند به موقع عمل می­کند و چه واحدی با تاخیر عمل مینماید؟
• و …

فناوری BAM که برگرفته از Business  Activity Monitoring و به اصطلاح «پایش فرآیند های کسب و کار» است، پس از گذشت زمان، آغاز به تحلیل فرآیندهای جاری نموده و با گزارشات نموداری و تحلیلی به سوالات فوق پاسخ می­دهد. این فناوری کمک بسزایی به تعالی سازمانی و افزایش بهره­وری می­نماید. این فناوری شناسایی گلوگاه ها را تسهیل و مدیران را جهت رفع گلوگاه­ها هدایت می­نماید. مدیران به صورت هوشمندانه و مستند میتوانند واحد های سازمانی را از عملکردشان آگاه نمایند و به صورت کمی     شاخص­های پیشرفتشان را تعیین و سپس کنترل نمایند.

در این فناوری هنگامی که کاری برای شخصی ارجاع می‌شود مهلت انجام آن کار نیز اعلام می­گردد. کاربر در این هنگام می­بایست بر اساس زمان استاندارد تعریف شده اقدام به انجام کار نماید، در غیر اینصورت سیستم میزان تاخیر وی را محاسبه و در گزارشات BAM ارائه خواهد نمود. امکان تهیه گزارش BAM بر اساس فرایند، واحد سازمانی و افراد سازمانی بطور همزمان وجود دارد.

به دلیل اینکه همه اقدامات و فعالیت­ها در BPMS ثبت می­شود، امکان سنجش عملکرد افراد در سازمان و مقایسه آنها با یکدیگر وجود دارد. پس استقرار BPMS به استقرار سیستم­هایی نظیر ارزیابی عملکرد کمک شایانی کرده و ورودی واقعی اینگونه سیستم­ها را فراهم خواهد آورد.

وقتی فرایندها با BPMS مکانیزه می­شوند، امکان پایش و کنترل بسیار بالاتری نسبت به حالت های دستی به همراه خواهند داشت.

یکی دیگر از بزرگترین ویژگی های نرم افزارهای BPMS ورژنینگ است. به اینصورت که به مرور زمان مدیران، فرآیندهای سازمان را بهبود خواهند بخشید و نیاز است تا فرآیندهای جاری بهبود و تغییر یابند.

سوالی که مطرح می‌شود این است که:

• فرآیند‌های در حال اجرا به چه وضعیتی دچار خواهند شد؟
• آیا پس از تغییر فرآیند، اطلاعات نسخۀ قدیمی فرآیند در گزارشات آورده خواهد شد؟
• و …

نرم افزارهای BPMS برای حل مشکلاتی از این دست قابلیت قدرتمندی را ارائه مینماید که   مدیریت نسخ (Version Managemenet) نام دارد. این ویژگی باعث میشود پس از اعمال تغییری در فرآیند، نسخه جدیدی از آن در اختیار کاربران قرار گیرد و فرآیند های قبلی که قبل از این نگارش ایجاد شده اند، کما فی السابق به گردش خود طبق فرآیند قبلی ادامه دهند تا خاتمه یابند.

توسعه تدریجی یکی دیگر از بزرگترین مزایای سیستم های BPMS محسوب میشود. به این معنی که به دلیل سادگی هنگام اعمال تغییرات در فرایندها حتی فرایندهای در حال اجرا از طریق زیرساخت  Versioning، میتوان ساخت فرایندها در BPMS ها را به تدریج از ساده به پیچیده تکمیل کرد. به این معنی که ابتدا فرایند را به شکل ساده شده آن پیاده سازی کرده و پس از کار کردن کاربران با فرایند ساده و جا افتادن این موضوع، فرایند را پیچیده تر کرد. البته تنها علت توسعه تدریجی فرایندها از ساده به پیچیده بحث فرهنگ سازی نیست بلکه دلایل مختلفی دارد از جمله تغییرات محیطی و سازمانی که پیش تر مورد اشاره قرار گرفتند.