عضویت در کانال مدیریت فرایند
سه سطح بهبود فرآیندهای کسب و کار
بهبود فرایندها

احتمالا به تعداد پروژه های بهبود فرایندهای کسب و کار روش های بهبود فرآیندهای کسب و کار وجود دارد، این شرایط با توجه به نیاز سازمان ها در بکارگیری روش هایی که متناسب با بدنه ی سازمان و پیشرفت مورد انتظار هستند قابل درک است. پارامترهایی که در هر پروژه ای می توانند متفاوت باشند شامل تعداد، نوع منابع و تعهد هرکدام از نیروها به پروژه ی بهبود (به طور مثال تمام وقت یا پاره وقت بودن نیروهای انسانی)، نوع سازمان و درجه ی همکاری سازمان در برابر تغییر، دامنه پروژه، ابزار و روش های استفاده شده، مدت زمان در نظر گرفته شده برای پروژه بهبود فرآیندهای سازمان و … است.

 

با این حال، تجربه نشان می دهد که پروژه های بهبود فرآیندهای کسب و کار می توانند به سه گروه کلی تقسیم شوند:

بهبود فرایندها

 

  • پیشرفت های تدریجی کوچک (Incremental Improvement)

این روش مخصوص تیم های کوچک و داخلی (معمولا یک واحد) است که به کمک یکدیگر روش های اصلاح جزئی فرآیند را در جهت بهبود بیایند که معمولا شامل جنبه های هزینه، کیفیت و زمان فرآیند خواهد بود. مدیریت کیفیت جامع (TQM) و زیر مجموعه هایش در این روش استفاده می شوند. دامنه پروژه معمولا کوچک است، یک یا دو مرحله از یک فرآیند بزرگتر که غالبا در یک یا دو واحد انجام می شوند را در برمی گیرد. افزایش سرعت در انتقال نامه ها و حذف فرم های کاغذی می تواند یکی از اقدامات در چنین پروژه هایی باشد.

 

  • بازطراحی (Redesign)

در این روش رویکرد رسمی تری اتخاذ می شود و تعدادی از افراد پروژه به صورت تمام وقت برای بهبود فرآیند زمان می گذراند. دامنه پروژه شامل فرآیند یا فرآیندهای پرتکراری است که معمولا مورد استفاده کل سازمان هستند و بین چندین واحد گردش می کنند. کارشناسان پروژه معمولا به یک مقام بالاتر گزارش  می دهند. طراحی مجدد فرآیند درخواست خرید می تواند در چنین پروژه ای تعریف شود.

 

  • بازبینی (Rethink)

مرحله سوم بهبود فرآیندها شامل بررسی های بنیادی و وسیعی از فرآیندهای اصلی سازمان است. احتمال برون سپاری یک فرآیند یا تشکیل کمیته های تخصصی که نیازمند دانش و تکنولوژی های نو هستند از این دست پروژه ها هستند. گاهی بازبینی فرآیندها خود بخشی از یک تغییر بنیادی در سازمان است. بازبینی کلیه فرآیندهای خدمات مشتری، فروش یا بازاریابی نمونه ای از این نوع پروژه هستند.

 

همانطورکه در نمودار مشخص است هرکدام از این روش ها اثرات متفاوتی با توجه به زمان و انرژی صرف شده خواهند داشت. روش پیشرفت تدریجی کوچک تاثیرات سریع و قابل لمسی را با صرف زمان و انرژی کمی خواهد داشت ولی این تاثیرات کوچک خواهند بود. برخی از مدیران بر این نکته پافشاری می کنند که اثرات خوبی با کمترین انرژی قابل دسترسی خواهد بود، بله ۱۰۰ درصد همینطور است ولی اگر چنین بهبودهای ساده و قابل لمسی در سازمان وجود داشته باشند احتمالا قبلا اعمال شده اند.

 

شیوه بازطراحی نیازمند زمان و انرژی بیشتری است ولی  اثربخشی بهبود فرآیندها بسیار قویتر است. هر هدفی که از بهبود فرآیندها داشته باشید من جمله کاهش هزینه، افزایش رضایت مشتری یا کاهش زمان در بازطراحی می توانید به بهبود های قابل توجهی در آن بخش دست پیدا کنید. به همین منوال بازبینی زمان و انرژی بسیار زیادی برای تحلیل ها، طراحی بهبود و پیاده سازی و هزینه زیادی برای منابع، سرمایه گذاری و تکنولوژی از جمله سیستم مدیریت فرایندها و… نیاز دارد و پییشرفت هایش می تواند تا زمان طولانی عملکرد سازمان را تحت تاثیر قرار دهد.

 

هرکدام از این روش ها جایگاه خود را دارند و ایده اصلی این است که با توجه به شرایط هر فرآیند شیوه بهبود آن را انتخاب کنیم. اگر فرآیند عملکرد قابل قبولی دارد و فقط نیازمند اصلاحات جزئی است، می توان از شیوه پیشرفت تدریجی کوچک استفاده کرد. بهبودهای مهم تر برای فرآیندهایی که مشکلات جدی تری دارند نیازمند بازطراحی است و اگر میخواهید عملکرد سازمان را به یک سطح جدید انتقال دهید باید از بازبینی استفاده کنید. این نکته را نیز در نظر بگیرید که پیشرفت های تدریجی کوچک ممکن است به صورت پیوسته در طول سال انجام شوند، باز طراحی ها یک یا دو بار در سال و بازبینی هر ۳ الی ۵ سال یک بار اتفاق می­افتد.

 

تا اینجا ممکن است گمان کنید که سه روش معرفی شده، سه مرحله از یک پروژه پیوسته هستند که با افزایش منابع، زمان و انرژی پیش می رود. همچنین بسیاری از ابزارهای استفاده شده در این روش ها شامل مبانی مدیریت کیفیت جامع، نقشه فرآیندی، ریشه یابی خطا و تحلیل پارتو  مشترک هستند. با توجه به این نکات شیوه مدیریتی این سه سطح بسیار متفاوت است که می تواند تاثیر بسزایی بر موفقیت آن ها بگذارد.

 

ادامه دارد …

 

منبع:

Three Levels of Process Improvement

 

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .