فرایندهای خود را به امان خدا رها نکنید؛ حتی اگر کسب و کار کوچک یا متوسطی دارید!
اکثر داستان‌ها به این شکل است که مدیران شرکت‌ها، در زمانی که کلافه و خسته از روزمرگی‌های مدیریتی هستند، تازه به دنبال راهکاری برای رفع این بحران می‌گردند. دستپاچه و سراسیمه به دنبال سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف می‌روند تا بلکه ذره‌ای دردشان تسکین یابد.
اما نتیجه، آنطور که انتظارش را داشتند نمی‌شود. شرکت، به انباری از سیستم‌های جزیره‌ای تبدیل شده و چیزی جز اتلاف زمان و هزینه برایشان نداشته است.
پیش از آنکه در نقش بازیگران این داستان فرو روید و همزادپنداری کنید و خدای ناکرده تاثیر بگیرید و همانند آن مدیر عمل کنید، شما را در هر گام از بلوغ و رشد سازمانی که هستید دعوت می‌کنیم که دیدگاه فرایندی را یاد بگیرید!
البته مواظب دام شرکت‌های نرم‌افزاری نیز باشید! منظورمان از دیدگاه فرایندی صرفا به معنای خرید یک سیستم BPMS نیست. مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM خریدنی نیست، بلکه دانش و مهارت و نگرشی است که باید در پیکره سازمان شما جان بگیرد و به کمک بازوی اجرایی آن یعنی BPMS، اجرا شود. بله، پس BPMS ضروری است اما همه ماجرا نیست. اگر BPMS نبود، BPM به سرنوشت ایزو دچار می‌شد! (برای آگاهی از اشتراکات و تفاوت‌های ایزو و مدیریت فرایند کلیک کنید)
اکثر مدیران شرکت‌های کوچک یا متوسط دیدگاهشان این است که روزی شرکتشان بزرگ شود و سپس مفاهیم مدیریت فرایند را در سازمانشان نهادینه کنند. اما… اما نکته اینجاست که همین دیدگاه فرایندی است که می‌تواند موجب رشد روزافزون آن‌ها شود و زمان رسیدن به موفقیت‌های بیشتر را کوتاه‌تر کند.
اگر از ما می‌شنوید، از همان ابتدا که شرکتتان را تاسیس می‌کنید به فکر فرایندهایتان باشید. پیش از این بارها در مقالات و دوره‌های آموزشی‌مان تاکید کرده‌ایم که فرایندها مانند موجودات زنده هستند.
فرایندها چیزی نیستند که پس از مدتی از تاسیس کسب و کار در یک لحظه خاص به وجود آیند و بگوییم از این لحظه به بعد لازم است مدیریت شوند. کسب و کارها از همان ابتدای عمر خود فرایندهایی دارند. حتی اگر چند فرایند در کل کسب و کار خود داشته باشید، حواستان به این موجود زنده باشد که نیاز به مراقبت دارد!
تفاوت فرایندها در یک کسب و کار کوچک و بزرگ را می‌دانید؟
همانطور که موجودات در ابتدای عمر خود رشد سریع‌تری دارند و تغییرات در آن‌ها سریع‌تر دیده می‌شود، فرایندها نیز در ابتدای عمر کسب و کارها دستخوش تغییرات بیشتری می‌شوند.
حالا که عمیق‌تر به قضیه نگاه می‌کنیم؛ به نظر شما فرایندی که در ابتدای دهۀ اول عمر کسب و کار است، نیاز به مراقبت بیشتری ندارد؟ حتی بهتر است بگوییم که اگر به آن توجه نشود، به مانند موجود افسار گسیخته‌ای می‌شود که با گذر زمان کنترل آن سخت و سخت‌تر می‌گردد و حتی رها می‌شود.
تولیدی هستید؟ خدماتی هستید؟ موسسه آموزشی دارید؟ استارتاپی تاسیس کرده‌اید؟ حقیقتا فرقی نمی‌کند، حتما فرایندهایی دارید.
مثالی می‌زنم از مارکتینگ و فروش. زیرا هر نوع شرکتی در هر مرحله از رشد که داشته باشید، حتما بحث بازاریابی و فروش را خواهید داشت.
با کلی تلاش از طرق مختلف (سایت، شبکه‌های اجتماعی، برگزاری رویدادها، تبلیغات آفلاین و آنلاین، بازاریابی تلفنی، پیامک، ایمیل و…) مشتری احتمالی (که هنوز محصول یا خدمت شما را نخریده اما راغب است) جذب می‌کنید. فرایندتان بعد از جذب مشتری چیست؟ مشخص شده است؟
بعد از آنکه فرمی در سایت شما پر شد، تماسی با آن مشتری احتمالی گرفته می‌شود که آیا محصول یا خدمت را می‌خواهی یا نمی‌خواهی و تمام؟ مراحل پرورش مشتری بالقوه را در فرایندهای خود دیده‌اید؟ بعد از اولین تجربه خرید از شما، کارتان با او تمام می‌شود؟ نیاز به پشتیبانی دارد؟ آیا می‌توانید محصول یا خدمت دیگری را مجدد به او بفروشید؟
برای آنکه فرایند مدنظرتان را کامل دیده باشید، در هر مرحله از خود بپرسید: “چه می‌شود اگر…”. اگر تصمیم x را بگیرم گام بعدی چیست؟ اگر تصمیم y را بگیرم گام بعدی چیست؟ خود را برای مواجه شدن با آن گام آماده کرده‌اید؟
تصمیم گرفته‌ام تفکر فرایندی را در کسب و کارم جاری کنم، راهکار عملی می‌خواهم
خوب حالا که تصمیم خود را گرفته‌اید، می‌خواهم خیلی ساده راهکارهایی عملیاتی پیشنهاد دهم. فعلا نیازی نیست در کتاب‌ها غرق شوید و مدت‌ها زمان صرف کنید برای درک مفاهیم. در فاز اول با چند اقدام ساده به صورت عملی شروع کنید. بعدها به مرور با مطالعه منابع مختلف می‌توانید تسلط بیشتری روی مباحث پیدا کنید.
در ابتدا نیاز است که فرایند یا فرایندهای خود را بشناسید و سپس با یک زبان استاندارد مانند BPMN آن را در ابزاری مناسب، مدلسازی نمایید تا یک زبان مشترک بین شما و همکارانتان ایجاد شود. فرایندی که در وضعیت فعلی ترسیم کرده‌اید، می‌توان آن را ساده‌تر کرد؟ کارهای اضافه که ارزش افزوده‌ای برای خودتان و مشتری ایجاد نمی‌کنند، آن را حذف کنید. کارهایی اگر ضرورت به تایید ندارند، ارجاعات بیهود قرار ندهید.
با انجام اینکار، در صورت تغییر پرسنل و یا ورود پرسنل جدید، در مدت زمان کمی آن‌ها با نحوه کار شما آشنا می‌شوند و خروجی کار نیز حتما بهتر خواهد بود.
راستی، اگر می‌خواهید در زمان خود صرفه‌جویی کنید و سردرگم منابع مختلف نشوید، پیشنهاد می‌دهم در دوره مدیریت فرایند فشرده شرکت کنید. دیدگاه فرایندی بسیار خوبی در پایان دوره به دست خواهید آورد و در زمان کمی شروع به مدلسازی فرایندها خواهید کرد.
به صورت خلاصه بخواهم بگویم که در این دوره چه خبر است؛ مفاهیم کاربردی BPM به صورت فشرده گفته می‌شود، نوتیشن‌های زبان BPMN معرفی می‌شود، بهترین ابزار لازم برای مدلسازی و تجزیه و تحلیل و شبیه‌سازی فرایند آموزش داده می‌شود (visual paradigm) و یک معرفی از ابزارهای BPMS خواهیم داشت.
حرفی از BPMS مجدد به میان آمد. از اهمیت این ابزارهای فوق‌العاده غافل نشوید. با وجود پیشرفت در تکنولوژی، اکثر کسب‌وکارهای کوچک و متوسط هنوز از چک‌لیست کاغذی، سیستم‌های ایمیل و Excel برای پیگیری فرایندهای کاری خود استفاده می‌کنند. زیرا یا سیستم BPMS را نمی‌شناسند یا اینکه خرید این ابزارها برایشان گران و یا اینکه استفاده از آن برایشان پیچیده است.
به همین جهت پیشنهاد می‌دهم پیش از خرید این ابزارها در دوره‌های آموزشی مربوطه شرکت کنید تا خریدی آگاهانه داشته باشید. مثلا شرکت کردن در دوره آموزش BPMS Bizagi می‌تواند گزینه مناسبی برای شما باشد تا از نحوه مکانیزه سازی و خودکارسازی فرایندها در این سیستم آگاهی یابید.
امیدوارم از خواندن این مقاله بهره کافی را برده باشید.
پادکست پایین رو گوش کنید. یک رویکرد کم هزینه با اثربخشی بالا برای انجام مدیریت فرایند معرفی شده است.