در ابتدای سال ۹۹، تیم ما از بین چندین شرکت مختلف به عنوان مجری انجام پروژه مدیریت فرایند پالایشگاه گاز ایلام انتخاب و پس از عقد قرارداد پروژه آغاز گردید.
در این مطلب در نظر داریم در مورد روند انجام پروژه توضیحاتی ارائه و درس آموخته هایی از اجرای این پروژه جهت بهره برداری شما خواننده گرامی ارائه نماییم.
شرح خدمات فاز اول این پروژه شامل موارد زیر است:
- بررسی و تحلیل اسناد بالادستی سازمان
- تشکیل کمیته راهبری
- تشکیل کمیته اجرایی
- برگزاری دوره آموزشی
- بررسی کارکردهای سازمانی و شناسایی لیست فرآیندهای موجود
- کشف جریان فرآیندهای موجود و استخراج شناسنامه های آنها
- طراحی معماری وضع موجود فرآیندها
یکی از نکات فوق العاده این پروژه در فازهای ابتدایی اتفاق افتاد.
همانطور که می دانید یکی از فازهای اولیه پروزه های مدیریت فرایند استخراج معماری فرایندها است. یکی از گام های اساسی در استخراج معماری فرایندها، تشکیل دو کمیته راهبری و اجرایی است. کمیته راهبری با حضور مدیران ارشد تشکیل خواهد شد و اعضاء کمیته اجرایی صاحبان فرایند و متخصصان موضوعی هستند.
برای آغاز پروژه کمیته راهبری تشکیل و جلسه مربوطه آغاز شد. مدیر عامل و ۳۰ مدیر ارشد سازمان در جلسه حاضر شدند. دو نفر از مدیران به ماموریت کاری رفته بودند و نتوانستند در جلسه حضور پیدا کنند. مدیرعامل تلفن را برداشت و با این دو مدیر تماس گرفت و جلسه را نگه داشت تا این دو نفر هم به کمیته اضافه شدند. از آن زمان به بعد همه سازمان با تیم ما نهایت همکاری را داشتند و این فوق العاده است. اینکه مدیر ارشد سازمان نسبت به پروژه تعهد داشته باشید بسیاری از مقاومت ها در طول پروژه مدیریت فرایند از بین خواهد رفت.
اگر مدیران سازمانتان نسبت به مدیرت فرایند آگاهی و اطلاعات لازم را ندارند، “کتاب مدیریت فرایند برای مدیران” را به آنها بدهید.
پس از استخراج و نهایی سازی معماری فرایندها، وضعیت موجود فرایندهای شرکت مدلسازی گردید. برای این موضوع یک کارشناس مقیم از طرف ما به مدت ۳ ماه در شرکت پالایشگاه گاز ایلام مستقر شد.
در ادامه فرایندها مورد تحلیل واقع گردید.
شرح خدمات فاز دوم این پروژه (تحلیل و آسیب شناسی فرایندهای فعلی) شامل موارد زیر است:
- شناسایی و تحلیل متدولوژی های بازمهندسی فرآیندها و بررسی و ارائه مدل مرجع متناسب با شرکت
- تحلیل فرآیندهای وضع موجود و مشکلات و معضلات مرتبط با فرآیندها بر اساس متدولوژی تایید شده
- الگوبرداری تطبیقی از مدل های مرجع ( به طور خاص مدل APQC)
- شناسایی فرآیندهای مورد نیاز که در شرکت تعریف نشده اند
- تحلیل نتایج بدست آمده جهت تعیین نقاط شکاف و قابل بهبود در فرآیندها
برخی از تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار پروژه شناسایی و بازنگری فرایندهای کسب وکار و مدیریت ریسک فرایندهای شرکت پالایش گاز ایلام عبارت بودند از:
- تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added Analysis)
- تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
- بررسی تجربی (Experience Examination)
- تجزیه و تحلیل علت و معلولی (cause mapping analysis)
شرح خدمات فاز سوم این پروژه (طراحی، بهبود و بازمهندسی فرآیندها) شامل موارد زیر است:
- ارائه راهکارهای بهبود بر اساس شاخص های الویت بندی شده سازمان
- مدلسازی فرآیندهای وضع مطلوب سازمان با استفاده از استاندارد ۲ BPMN
- تدوین شناسنامه های فرآیندهای مطلوب
- بازنگری و تدوین شاخص های اثربخشی و کارای فرآیندها
- تعیین اقدامات اجرایی و فعالیت های مورد نیاز جهت جاری سازی نیازمندیهای مدل مرجع APQC
- آماده سازی مالکان فرایندهابرای اجرای فرآیندها و کمک به تحلیل نتایج شاخص های پایش شده
- آموزش و توانمندسازی مالکان فرآیندها و ارکان مدیریت فرآیندی در سازمان
- طراحی نمودار سازمانی شرکت بر اساس فرایندها
در این گام بر اساس تحلیل های انجام شده و بررسی مدل مرجع APQC (بالادستی و پایین دستی صنایع نفتی)، معماری مطلوب فرایندها استخراج و به تایید کارفرما رسید.
در گام مربوط به شناسایی و ارزیابی ریسک فرایندها نیز اقدامات زیر صورت پذیرفت:
- تدوین مکانیزم ارزیابی ریسک
- شناسایی ریسک های فرایندی (بیش از ۱۳۰ جلسه با نمایندگان شرکت) و استفاده از مدل DOD امریکا
- طراحی فرمت ارزیابی ریسک و ارائه راهکارهای اصلاحی و پیشگیرانه بر اساس FMEA
گفتنی است از اواسط این پروژه، پروژه مدیریت فرایند شرکت پالایشگاه گاز سرخون و قشم نیز آغاز گردید که هم اکنون در مراحل پایانی به سر می برد و در نوشته های بعدی، اخبار جالبی نیز از این پروژه ارائه خواهیم کرد.
اعضاء تیم ما با داشتن سابقه طولانی در حوزه مدلسازی و بهبود فرایندهای کسب و کار از تجربیات فوق العادهای در این زمینه برخوردار است.
چرا سازمان های در پروژه های مدیریت و مدلسازی فرایند ما را انتخاب می کنند؟
تیم تخصصی مدلسازی: ما یک تیم حرفه ای مدلسازی در اختیار داریم.
تجربه بالای مدلسازی و بهبود فرایندها: ما تا به حال بیش از ۴۰۰۰ فرایند با استاندارد BPMN 2.0 مدلسازی کرده و بهبود داده ایم.
شیوه مدلسازی: تنها وقتی که مدلسازی با رویکرد پیاده سازی باشد قابل تعذیه در BPMS است و تیم ما اینگونه فرایندها را مدل می کند.