امروزه به لطف وجود اینترنت و رشد گسترده سیستم های نرم افزاری، فرآیندهای مدرن بیش از هر زمان دیگری پیچیده تر، پویاتر و بهم پیوسته تر شدهاند. علاوه بر اینکه کل عملکردهای کسب و کار مجازی و غیرمتمرکز شدهاند، فرآیندها نیز بسیار نامرئیتر هستند. چنین فرآیندهایی اغلب زیر لایه هایی از پیچیدگی حاصل از رشد و تغییر سازمانی مدفون باقی میمانند. راه حلهایی مانند فرآیند کاوی، شیوهای برای از میان برداشتن این به اصطلاح رسوبات فرآیندی و گشودن درهایی به سوی تعالی فرآیند واقعی ارائه میکنند.
فرآیند کاوی چیست؟
فرآیندکاوی در معنای گسترده، مجموعه ای از تکنیک ها برای دریافت، درک و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار است. با انتشار مانیفست فرآیند کاوی در سال ۲۰۱۱ توسط IEEE ، این مفهوم مورد توجه عموم قرار گرفت. امروزه، بسیاری از ابزارها و تکنیکهای فرآیند کاوی برای شناسایی الگوهای موجود در مراحل فرآیند، شناسایی روند عملکرد و جزئیات انحرافات موجود در اجرای فرآیند مورد استفاده قرار میگیرند.
فرآیند کاوی چگونه کمک میکند؟
فرآیند کاوی از داده های سیستمی برای تولید و تجسم یک مدل فرآیند استفاده میکند که شامل نقشه فرآیند، تعاملات میان کاربران، مسیرهای مختلفی که برای انجام هر فرآیند طی شده و معیارهای مربوطه میباشد. تجزیه و تحلیل مدل های فرآیند شفافیت کامل را در مورد کاری که انجام شده است فراهم میکند و میتواند به تقویت درک کاربران کسب و کار از یک فرآیند با استفاده از شناسایی ناکارآمدیها و کشف مسیرهای قبلی و ناشناخته فرآیند، کمک نماید.
فرآیند کاوی از شناسایی همه تغییرات و انحرافات در یک فرآیند گرفته تا کشف تنگناها، تاخیرها، محرکهای هزینه و سایر ناکارآمدی ها، به سازمانها در کشف پیچیدگی فرآیندها کمک میکند. وقتی نوبت به بهینه سازی، طراحی مجدد یا خودکار سازی یک فرآیند میرسد، درک و شناخت مناسب از فرآیند میتواند به هدف گیری دقیق KPI و تجزیه و تحلیل دلایل اصلی ناکارآمدی فرآیند کمک کند.
تعاریف و اصطلاحات
در رشته فرآیند کاوی، دو شاخه اصلی از ابزار برای استخراج، جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها وجود دارد:
۱-ابزار استخراج فرایند
۲-ابزار کشف.
ابزارهای استخراج، که به عنوان ابزار فرآیند کاوی نیز شناخته میشوند، داده های فرآیند را از لاگهای مربوط به رویدادها دریافت و در یک سیستم IT ضبط میکنند.
به همین ترتیب، ابزار کشف که ابزار کشف فرآیند نیز نامیده میشوند به جای دسترسی به لاگهای رویداد در سیستم، از قدرت دید کامپیوتر برای اسکن صفحه استفاده نموده و داده های مربوط به رویدادها را ضبط مینمایند.
هنگامیکه به صنعت رجوع میکنیم، در اکثر مناطق به جای گزینه هایی مانند “کشف فرآیند کسب و کار “، ” تعالی فرآیند “، “درک فرآیند “، یا ” هوش فرآیند ” از اصطلاح “فرآیند کاوی” استفاده شده است.
این قضیه میتواند گیج کننده باشد؛ زیرا “فرآیند کاوی” نیز نامی است که اخیراً برای مجموعهای از ابزارها در صنعت توصیف شده است. آگاهی از این تمایز مهم است و آن را با پیشوند “ابزار” در هر زیر مجموعه فنی علامت گذاری خواهیم کرد. در عین حال که رویکردها و تکنیک های کلیدی را در طول روند فرآیند کاوی توصیف میکنیم، به روشنی مشخص خواهیم کرد که در کجا در حال توصیف ابزار کشف فرآیند و در کجا در حال شرح ابزار فرآیند کاوی هستیم.
بدیهی است که هر دوی آنها در عمل، نقاط قوت و ضعف خود را خواهند داشت.
صنعت فرآیند کاوی
صنعت فرآیند کاوی بسیار گسترده بوده و به سرعت در حال رشد است. در شکل زیر مجموعهای از فروشندگان ابزارهای فرآیند کاوی نشان داده شده است که ممکن است با برخی از آنها روبرو شده باشید. محصولات آنها هم شامل ابزارهای فرآیند کاوی و هم کشف فرآیند است و انتخاب یکی از این فروشندگان بستگی به مورد استفاده خاص و ویژگی های مورد نظر دارد.
چرخه فرآیند کاوی
چرخه فرآیند کاوی، موارد مختلفی را که برای رسیدن به بلوغ فرآیند لازم است به طور خلاصه بیان میکند و سطحی از درک و فهم سازمانی را به ارمغان میآورد که شفافیت و بینش لازم را به سازمان داده و آن را مهیای مقیاس بندی خواهد نمود. پنج مرحله اصلی برای این چرخه وجود دارد که در فصل های آینده با جزئیات بیشتر شرح خواهیم داد. این مراحل عبارتند از:
- ضبط فرآیند
- کاوش فرآیند
- تجزیه و تحلیل فرآیند
- ارتقاء فرآیند
- نظارت بر فرآیند
۱٫ ضبط فرآیند
تعریف ضبط فرآیند
یکی از نقاط قوت اصلی فرآیند کاوی این است که کاربران را از ذهنیت و حدس و گمان در مورد نحوه عملکرد فرآیند دور میکند. به جای حدس و گمان، داده های عینی و واقعی از داخل خود فرآیند جمع آوری میشوند. به همین دلیل است که تمام ابزارهای موجود در فضای فرآیند کاوی باید در زمینه ویژگی ضبط فرآیند قدرتمند باشند.
ضبط فرآیند، مجموعهای از داده های فرآیند است که به کمک آن کاری که در شرکت در حال انجام است درک میشود. این مجموعه شامل اقدامات کاربران دیجیتالی یا غیر دیجیتالی (که خود شامل کلیک کردن است)، تعاملات سیستم ها و انتقال دادهها است. یک فرآیند دیجیتالی میتواند توسط یک رکورد الکترونیکی به روز شود، که شامل نوعی ردیابی دیجیتالی مانند نام رکورد، ویرایش و زمان است. هر فرآیند غیر دیجیتالی شامل اقداماتی است که در سیستم IT ذخیره نشده یا ثبت نشده اند، مانند بازیابی سند کاغذی توسط یک همکار. فرآیند کاوی صرفا با اقداماتی سر و کار دارد که به نوعی دیجیتالی میشوند. بنابراین اگر هیچ ردیابی دیجیتالی وجود نداشته باشد، فرآیند یا نیاز دارد دیجیتالی شود و یا اینکه باید به صورت دستی ضبط شود.
دو زیر مجموعهی ابزار صنعتی، یعنی ابزارهای فرآیند کاوی و ابزارهای کشف فرآیند، در نحوه ثبت و ضبط داده ها با هم تفاوت دارند. ابزار فرآیند کاوی بر اساس استخراج لاگهای مربوط به رویدادها و ابزار کشف فرآیند بر مبنای دید کامپیوتری استوار هستند.
ضبط فرآیند به کمک لاگهای رویدادها
لاگهای رویدادها، لیستی از جزئیات هستند که به صورت خودکار تولید می شوند (مهر زمان ، ورودی / خروجی ، شناسه کاربری ، شناسه پرونده و غیره). تقریباً هر برنامه نرم افزاری یا سیستمی دارای ثبت وقایع داخلی است که به عنوان یک ردپای دیجیتال برای هرگونه تعاملات موجود در سیستم عمل میکند.
ابزار فرآیند کاوی، لاگهای رویدادها را پردازش کرده و الگوهایی برای ترسیم دقیق فرآیند ” as-is ” پیدا میکنند که شامل گامهای برداشته شده در سیستم IT ، مسیر خوب آن و انحرافات آن است (مسیر خوب، مسیر پیشفرض یا ایدهآلی است که بارها توسط کاربران طی شده) . به همین دلیل برخی افراد، خروجی حاصل از ضبط لاگهای رویدادها را داستان سیستم مینامند (داستان سیستم اقداماتی هستند که کاربر در یک یا مجموعهای از اپلیکیشنهای IT به انجام میرساند که برای ساختن جریانی از مسیر طی شده، با توجه به شناسه های کاربری پیگیری میشود).
برای ساخت آسانتر یک داستان سیستم توسط اپلیکیشنها، بسیاری از ابزارهای فرآیند کاوی، کانکتورهای API از پیش ساخته شده برای استخراج خودکار و ساختاردهی داده ها ارائه میدهند. این کانکتورها معمولاً با رایجترین برنامه های IT کار میکنند؛ مانند Salesforce،SAP و Oracle ، به اضافه ابزارهای اتوماسیون فرآیند رباتیک مانند UiPath، Blue Prism و Automation Anywhere .
ایجاد یک داستان با استفاده از لاگهای رویدادها
ضبط فرآیند با کمک لاگها به شناسایی کیس متکی است. یک کیس هر شی دیجیتالی است که در یک فرآیند قابل ردیابی باشد. به عنوان مثال، کیس میتواند یک سفارش خرید باشد که توسط کاربر ارسال، بررسی و تأیید میشود.
شناسه کیس در اینجا معرف شناسه منحصر به فرد برای یک سفارش مانند “سفارش ۱۸۲۳” است. تا زمانیکه “شناسه کیس” ها متمایز باشند، الگوریتم های تشخیص الگو میتوانند بین آن سفارش، سفارشات دیگر و اقدامات انجام شده در هر یک از سفارشات تفاوت قائل شوند. هنگامی که داده های زمان دار داشته باشیم، میتوان شروع به ایجاد یک تقویم مربوط به اقدامات مربوطه برای هر کیس منحصر به فرد نمود (به عنوان مثال، “سفارش ۱۸۲۳” در ۱۲ اوت “ایجاد” شد، در ۱۴ اوت “ارسال” شد و در ۲۱ آگوست “تأیید ” گردید) و نقشه فرآیند” as-is ” را ایجاد کرد.
مزایا و وابستگی های مربوط به لاگ های رویدادها
ابزارهای فرآیند کاوی، کاربران را ترغیب میکند تا داده های معاملاتی نامرتب را برای ایجاد انسجام و ارتباط در آنها ساختار دهند. اگر این کار به درستی و با داده های با کیفیت و حجم بالا انجام شود، این شکل از استخراج، شفافیت و دقت کامل فرآیند را در اختیار کاربران قرار میدهد.
در طرف مقابل، کیفیت یک خروجی به شدت به داده ها بستگی دارد. داده های استخراج شده باید نسبتاً حجیم، ساختار یافته، دارای برچسب و کامل باشد؛ در غیر این صورت کارهای دستی بسیار بیشتری برای مرتب سازی و پاکسازی داده ها مورد نیاز خواهد بود. علاوه بر این، ثبت لاگها ذاتاً به محیط های نرم افزاری خاص محدود میشود. بنابراین، میتوان یک فرآیند معاملاتی SAP را با جزئیات ضبط کرد اما بینشی در مورد آنچه قبل یا بعد از تعامل کارمند با SAP اتفاق میافتد، وجود نخواهد داشت. ادغام لاگهای تعاملاتی در سیستمها (به عنوان مثال، بین SAP و Salesforce ) امکان پذیر است، اما به تنظیمات بیشتری نیاز دارد، به خصوص اگر داده های مربوط به هر لاگ متفاوت باشند.
ضبط فرآیند به کمک دید کامپیوتری
دید کامپیوتری مورد استفاده توسط ابزارهای کشف فرآیند، شامل نظارت بر محیط دسکتاپ از طریق اسکن صفحه و تشخیص کلیکها در هر اپلیکیشن است. این کار به کمک ترکیبی از تشخیص نوری کارکترها (OCR) و سایر متدولوژیهای هوش مصنوعی که عناصر روی صفحه را تشخیص میدهند، انجام میشود.
به عبارت دیگر، این نرم افزار در پس زمینه اجرا میشود و از هر اقدام کاربر در صفحه عکس میگیرد، ضمن اینکه تعاملات کاربر مانند کلیک و فشردن کلید را نیز ضبط میکند. سپس از این داده های تصویری، برای درک اینکه با کدام سیستم های IT ارتباط برقرار میشود و چه اتفاقی در آنها میافتد، استفاده میگردد. پس از اینکه مراحل ضبط شده توسط اپلیکیشن طبقه بندی میشوند، تبدیل به نقشه های فرآیند میشوند که انواع فرآیند و انحرافات کلیدی را نیز در خود ذخیره میکنند.
با این شکل از ضبط، تمام اقدامات انجام شده توسط کاربر بر روی صفحه نمایش، فراتر از تعاملاتی که در لاگهای مربوط به رویدادها در اپلیکیشنهای منفرد وجود دارد، جمع آوری میشود. به همین دلیل است که به این خروجیها، داستان کاربر گفته میشود (ضبط تمام عملکردهای صفحه) به جای داستان سیستم (ثبت گزارش رویدادهای یک سیستم IT ). این مورد همچنین میتواند شامل اقداماتی شود که خارج از جریان فرآیند اتفاق میافتند، مانند کارمندی که فیس بوک یا اخبار را بررسی میکند یا کلیک کردن روی کلیدهای اشتباه. وقتی فرآیند به مدت طولانی بارها مورد مشاهده قرار میگیرد، واگرایی از اصل فرآیند شناسایی خواهد شد و میتواند به عنوان فیلتری برای انحرافات فرآیند عمل نماید.
مزایا و وابستگیهای دید کامپیوتری
مهمترین مزیت دید کامپیوتری، این است که با ضبط کلیکها حتی میداند کاربر در حال نوشتن چه چیزی در Notepad است، یا کدام سلولها در اکسل در حال ویرایش هستند، و به این ترتیب جزئیات بیشتری را ارائه میدهد. اسکرین شاتها نیز برای هر عملیات، ضبط و نگهداری میشوند. این داده های فرآیندی به طور مستقیم به اسناد تعریف فرآیند (PDD) و نقشه های فرآیند صادر میشوند، و با استفاده از ابزارهایی مانند RPA برای پروژه های اتوماسیون میتوانند باعث صرفه جویی در وقت گردند. با استفاده از ابزارهای خاص RPA، داده های مشابه میتوانند برای تولید چارچوب های اساسی یک راه حل اتوماسیون، مورد استفاده قرار گیرند. با این حال، ابزارهای کشف فرآیند آنچه اتفاق میافتد را ضبط میکنند، در حالی که یک ابزار فرآیند کاوی کارهایی که کاربر در سیستم ها انجام میدهد را ردیابی نموده و با استفاده از شناسه کیسهای مشابه، بین ساختارهای دادهای ارتباط ایجاد مینماید. این به آن معنی است که کاربران میتوانند ویژگی های بیشتری را به کیسی که شناسه آن را ردیابی میکنند، اضافه نموده و شفافیت بیشتری برای معیارهای فرآیند مانند هزینه و زمان مهیا نمایند. از طرف دیگر، کشف فرآیند میتواند در جایی که هیچ گونه گزارشی در مورد وقایع وجود ندارد، قفل درک و شناخت را بگشاید.
چرا هر دو نه؟
هر دو رویکرد داده هایی را که یکسان هستند و یا همپوشانی زیادی دارند، به تصویر میکشند. بنابراین بخشهای زاید زیادی در صورت استفاده از هر دو وجود خواهد داشت. به همین دلیل امروزه برخی از ابزارهای پیشرو در حال ادغام هر دو قابلیت هستند، مانند اضافه کردن داده های اسکرین شات(در فرمت خیلی ساده) و مربوط کردن آن به دادههای لاگها.
این مطلب ادامه دارد ….