خلاصه
حسابرسان دارای یک فرآیند کاملاً مشخص هستند که در آن حسابرسی را انجام می دهند. فرآیند کاوی جایگزین این رویکرد حسابرسی سنتی نمی شود. با این حال، حسابرسی نیاز به تغییرات و تلاش آگاهانه برای تطبیق فرآیند کاوی با روش کار فعلی دارد. در این مقاله، به تفصیل توضیح می‌دهیم که چگونه فرآیندکاوی در مراحل مختلف چرخه حسابرسی بر اساس یک پروژه قرار می‌گیرد. ما تغییراتی را که باید در فرآیند حسابرسی ایجاد شود و مزایا و چالش‌ها را توضیح می‌دهیم.
دیوان محاسبات شهر وین یک موسسه حسابرسی عمومی مستقل وخودمختار است. این دیوان مؤسسات و نهادها در شهر وین را در مورد مدیریت مالی و ایمنی آنها حسابرسی می کند و با گزارش ها و توصیه های حسابرسی از کسانی که در پست های مسئولیتی در سیاست و مدیریت هستند حمایت می کند. دیوان محاسبات شهر وین در چارچوب کار حسابرسی خود، استفاده از بودجه عمومی وین را بررسی می کند. همچنین بر رعایت مقررات ایمنی برای محافظت از شهروندان وین نظارت می کند.
با این حال، منابع برای انجام این وظایف محدود است. برای تعیین اولویت های حسابرسی، دیوان محاسبات شهر وین از یک روش انتخاب برای حسابرسی ها در قالب تحلیل ریسک پیروی می کند. برای ممیزی های منتخب، تیم دیوان محاسبات شهر وین از رویه های حسابرسی مختلف استفاده می کند. به عنوان مثال از سال 2016 روش حسابرسی (کاوی) در چندین ممیزی استفاده شده است. در سال 2020، فرآیند خرید به پرداخت وینر Stadtwerke، یکی از بزرگترین گروه های زیرساخت اتریش، تجزیه و تحلیل شد. با استفاده از مثال Wiener Stadtwerke، این مقاله به تفصیل نشان می‌دهد که چگونه فرآیند کاوی برای انجام ممیزی مبتنی بر داده به کار گرفته شد. نتایج این حسابرسی در گزارش حسابرسی برای عموم در دسترس است. مقاله زیر بر روی روش فرآیند کاوی در زمینه حسابرسی تمرکز دارد و به تفصیل چگونگی استفاده از فرآیند کاوی در مراحل مختلف حسابرسی و چالش‌ها و مزایایی را که تجربه کردیم، توضیح می‌دهد.
رویکرد حسابرسی مبتنی بر داده با فرآیند کاوی
استانداردهای حسابرسی پذیرفته شده بین المللی، کار حسابرسی دیوان حسابرسی شهر وین را هدایت می کند. در عین حال، هدف، بهبود بیشتر استانداردهای موجود با همکاری مؤسسات حسابرسی ملی و بین‌المللی و تعامل در تبادل تجربیات است. ممیزی ها بر اساس فرآیند حسابرسی استاندارد انجام می شود (شکل پایین را ببینید).
هر مرحله از فرآیند نشان داده شده در بالا شامل چندین کار است. شکل پایین وظایف مربوط به مرحله «Conducting the audit» را نشان می دهد: ابتدا یک مفهوم حسابرسی ایجاد می شود. سپس داده ها جمع آوری می شود. سپس از این داده ها برای انجام یک تحلیل موقعیتی و انحرافی استفاده می شود که نتایج و توصیه های حسابرسی از آن استخراج می شود. علاوه بر این، مسیر حسابرسی و شواهد مستند شده و پرونده حسابرسی ایجاد می شود.
هنگامی که از فرآیند کاوی در رویکرد حسابرسی عمومی خود استفاده می کنیم، باید روش کاری خود را تطبیق دهیم. به ویژه نحوه جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها در فرآیند حسابرسی نسبت به سایر روش های حسابرسی تغییر می کند. برای گنجاندن فرآیند کاوی در مراحل «جمع آوری داده‌ها» و «تحلیل موقعیت و انحراف»، 9 مرحله نشان داده شده در شکل بعدی را دنبال کردیم. پیروی از این مدل به ما کمک زیادی کرد تا رویکردمان را هنگام استفاده از فرآیند کاوی در حسابرسی استاندارد کنیم. این نتایج ضروری برای «جمع آوری داده ها» و« تحلیل موقعیت و انحراف» را خلاصه می کند. در بخش‌های بعدی، هر مرحله و هر یک از نتایج مدل نشان‌داده‌شده در شکل بعدی را با جزئیات بیشتر توضیح می‌دهیم.
مرحله 1: مفهوم تجزیه و تحلیل داده ها
دیوان حسابرسی شهر وین از روش انتخاب حسابرسی مبتنی بر ریسک پیروی می کند. بنابراین، حسابرسی قبلاً در برنامه ریزی حسابرسی سالانه تعریف شده بود. مفهوم «تجزیه و تحلیل داده ها» دامنه حسابرسی را با جزئیات بیشتر تعیین می کند. این یک نمای کلی از طرف حسابرسی شده، فرآیند مورد علاقه، چارچوب فناوری اطلاعات و هدف اصلی حسابرسی را ارائه می دهد.
طرف حسابرسی شده – Wiener Stadtwerke – یکی از مهم ترین گروه های زیرساخت اتریش است.
حدود 15000 کارمند فعالیت های کسب و کار آن را می توان به شرح زیر دسته بندی کرد:
- انرژی (برق، گاز، گرمایش، سرمایش)
- تولید
- توزیع
- عملیات شبکه
- حمل و نقل عمومی (مترو، تراموا، اتوبوس)
- مدیریت و برنامه ریزی ترافیک
- عملیات
- بازار یابی
- توزیع
- مراسم خاکسپاری
- گورستان ها
- مهد کودک قبرستان
- سنگ تراشی
- پارکینگ
مجموع دارایی های Wiener Stadtwerke در 31 دسامبر 2020 تقریباً 13900 میلیون یورو بود. گروه Wiener Stadtwerke 100٪ متعلق به شهر وین است. ما با تشریح دامنه کلی فرآیند، فرآیند مورد علاقه را با جزئیات بیشتری تعریف کردیم. همانطور که ما برای حسابرسی فرآیند «خرید به پرداخت برنامه ریزی کردیم، این فرآیند را همانطور که در شکل 4 نشان داده شده است، تعیین کردیم. دامنه فرآیند حسابرسی شده شامل خرید و پردازش فاکتور بود که با گزارش تقاضا شروع می شود و با پرداخت فاکتور مربوطه پایان می یابد.
این دامنه فرآیند کلی بعداً به عنوان یک نقطه مرجع برای بررسی‌های بیشتر مورد استفاده قرار گرفت و اولین تصور را از نقاط شروع و پایان فرآیند مورد نظر ارائه داد. بازه زمانی حسابرسی سال 2019 تعیین شد. به طور دقیق تر، ما تمام سفارش هایی را که بین 01 ژانویه 2019 و 31 دسامبر 2019 ارسال شده بودند در نظر گرفتیم. ما زیرساخت فناوری اطلاعات دیوان محاسبات شهر وین و طرف حسابرسی شده را بررسی کردیم تا ایده ای در مورد نوع داده ها و ابزارهایی که برای پردازش و تجزیه و تحلیل این داده ها در دسترس هستند به دست آوریم. از تحقیقات اولیه ما، می‌دانستیم که طرف حسابرسی شده از SAP برای مدیریت فرآیند خرید-پرداخت استفاده می‌کند. ما انتظار داشتیم که پس از اینکه داده‌ها را از SAPخروجی گرفتیم ، باید آنها را تغییر دهیم.
به عنوان یک ابزار ETL برای انجام این تبدیل‌ها، ما پلتفرم KNIME Analytics [3] را انتخاب کردیم زیرا قبلاً از این نرم‌افزار برای تبدیل داده‌ها در پروژه‌های فرآیند کاوی قبلی استفاده کرده‌ایم و به نتایج خوبی دست یافته‌ایم.
هدف اولیه حسابرسی انجام ممیزی انطباق بود. ما می‌خواستیم فرآیند خرید تا پرداخت WienerStadtwerke را در مورد منظم بودن و انطباق آن با شرایط چارچوب خاص سازمان تجزیه و تحلیل کنیم.
با توجه به این هدف اصلی حسابرسی، ما برنامه ریزی کردیم تا به جنبه هایی مانند کامل بودن فرآیند، تفکیک وظایف، پایبندی به اصل Four-eyes و اثربخشی سیستم کنترل داخلی بپردازیم. علاوه بر این، ما می‌خواستیم زمان هدایت و وقوع گلوگاه‌ها را از منظر عملکرد در نظر بگیریم. سوالات تجربه کاربر خارج از محدوده این ممیزی بود. پس از تعریف چارچوب کلی و هدف اولیه حسابرسی، زمان آن فرا رسید که حوزه های تمرکز حسابرسی را با جزئیات بیشتری مشخص کنیم. بنابراین، در گام بعدی، سؤالات تحلیل مشخصی را که می‌خواستیم در تحلیل فرآیند کاوی خود به آنها پاسخ دهیم، شناسایی کردیم.
مرحله 2: تجزیه و تحلیل سوالات
ما 12 سوال تحلیلی زیر را تعریف کردیم (جدول 1 را ببینید). همانطور که در جدول 1 نشان داده شده است، بیشتر سؤالات مربوط به مسائل مربوط به انطباق (هدف اصلی حسابرسی ما) هستند، تنها دو سؤال مربوط به عملکرد هستند و هیچ کدام در مورد تجربه کاربر نیستند. علاوه بر فرمول بندی سوالات تحلیل کلی، سعی کردیم تا حد امکان دقیق آنها را تعریف کرده و قابل اندازه گیری کنیم. بنابراین، ما متریک، مقدار هدف، دامنه فرآیند مورد نظر و عوامل تأثیرگذار را برای هر سؤال تجزیه و تحلیل مشخص کردیم.
جدول 2 نشان می دهد که چگونه سؤال تحلیل شماره 2 را با تعریف این جنبه ها عینی تر کردیم. وقتی می خواهیم به این سوال پاسخ دهیم که آیا همه سفارشات ترخیص می شوند؟ در ابتدا ساده به نظر می رسد، اما ایده خوبی است که بیشتر در مورد اینکه چگونه می توانیم دقیقاً پاسخ این سؤال را اندازه گیری کنیم، فکر کنیم. ما انتظار داشتیم که ترخیص سفارش در سیستم اطلاعاتی ثبت شود. بنابراین، ما حضور فعالیت ترخیص را به عنوان یک معیار انتخاب کردیم.
علاوه بر این، ما فرض کردیم که تمام سفارشات باید بدون استثنا ترخیص شوند. بنابراین، ما مقدار هدف را روی 100٪ تنظیم می کنیم، به این معنی که یک فعالیت ترخیص باید برای هر سفارش مستند شود. سپس، محدوده فرآیند را تعریف کردیم تا نشان دهیم کدام بخش از فرآیند خرید تا پرداخت برای یافتن اطلاعات مورد نیاز برای پاسخ به سؤال تحلیل مربوط است. برای سوال شماره 2، دامنه فرآیند شامل تمام فعالیت های مربوط به مرحله ترخیص در سیستم اطلاعاتی است. در نهایت، ما همچنین عوامل مؤثری را که باید در حین انجام تجزیه و تحلیل داده ها و تفسیر نتایج در نظر بگیریم، جمع آوری کردیم. در مورد ترخیص سفارش، ما فرض کردیم که اصل Four-eyes ممکن است باشد.
ادامه دارد ….