در نظر داریم به دلیل اهمیت بالای تحلیل کسب و کار و امکان کاربست آن به حوزه های مختلف از حمله مدیریت فرایند طی چندین مطلب به این موضوع بپردازیم که چگونه تحلیل کسب و کار می تواند به مدیریت فرایند کمک کند؟
پیش نیاز پرداختن به این موضوع و موضوعات بعدی این است که شما خواننده گرامی کمی در مورد ساختار راهنمای BABOK به عنوان مهم ترین رفرنس در حوزه تحلیل کسب و کار، ازطلاعات داشته باشید.
در این بخش به معرفی چارچوب و معماری راهنمای BABOK خواهیم پرداخت. راهنمای BABOK مشتمل بر 11 فصل و 514 صفحه است.
فصل های این راهنما عبارتند از:
فصل اول: مقدمه
- هدف از ارائه راهنمای BABOK
- تحلیل کسب و کار چیست؟
- تحلیلگر کسب و کار چه کسی است؟
- ساختار کتاب راهنمای BABOK
فصل دوم: مفاهیم کلیدی تحلیل کسب و کار
- مدل مفهومی محوری تحلیل کسب و کار
- عبارتهای کلیدی
- الگوی دسته بندی نیازمندی ها
- ذینفعان
فصل سوم: برنامه ریزی و پایش تحلیل کسب و کار
- برنامه ریزی رویکرد تحلیل کسب و کار
- برنامه ریزی مشارکت ذینفعان
- برنامه ریزی قواعد حاکمیتی تحلیل کسب و کار
- برنامه ریزی مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار
- تعیین اصلاحات عملکرد تحلیل کسب و کار
فصل چهارم: استخراج و همکاری
- ایجاد آمادگی برای استخراج اطلاعات
- هدایت و اجرای فرآیند استخراج اطلاعات
- تأیید نتایج استخراج اطلاعات
- به اشتراک گذاری اطلاعات تحلیل کسب و کار
- مدیریت همکاری ذینفعان
فصل پنجم: مدیریت چرخه عمر نیازمندی ها
- ردیابی نیازمندی ها
- محافظت از نیازمندی ها
- اولویت بندی نیازمندی ها
- ارزیابی تغییرات نیازمندی ها
- تأیید و تصویب نیازمندی ها
فصل ششم: تحلیل استراتژی
- تحلیل وضعیت کنونی
- تعریف وضعیت آتی
- ارزیابی ریسکها
- تعیین استراتژی تغییر
فصل هفتم: تحلیل نیازمندی ها و تعریف طرح
- تعیین و مدلسازی نیازمندی ها و طرحها
- تأیید نیازمندی ها
- صحه گذاری نیازمندی ها
- تعیین معماری نیازمندی ها
- تعیین گزینه های طرح
- تحلیل ارزش بالقوه و راهکار توصیه شده
فصل هشتم: ارزیابی راهکار
- اندازه گیری عملکرد راهکار
- تحلیل شاخصهای عملکرد
- ارزیابی محدودیتهای راهکار
- ارزیابی محدودیتهای سازمان
- توصیه اقداماتی جهت افزایش ارزش راهکار
فصل نهم: شایستگی های محوری
- تفکر تحلیلی و حل مسئله
- ویژگیهای رفتاری
- دانش کسب و کار
- مهارتهای ارتباطی
- مهارتهای تعامل
- ابزارها و تکنولوژی
فصل دهم: تکنیک ها
- معیارهای پذیرش و ارزیابی
- مدیریت کارهای انباشته
- کارت امتیازی متوازن
- بهینه کاوی و تحلیل بازار
- طوفان فکری
- تحلیل قابلیت کسب و کار
- طرح توجیهی
- تابلوی مدل کسب و کار
- تحلیل قواعد کسب و کار
- بازیهای تیمی
- مدلسازی مفهومی
- لغتنامه داده
- نمودارهای جریان داده
- داده کاوی
- مدلسازی داده
- تحلیل تصمیم
- مدلسازی تصمیم
- تحلیل مستندات
- تخمین
- تحلیل مالی
- گروه های تمرکز
- تجزیه کارکردی
- واژه نامه
- تحلیل فصول مشترک
- مصاحبه ها
- ردیابی موضوعات
- درس آموخته ها
- مقیاسها و شاخصهای کلیدی عملکرد
- مصورسازی ذهن
- تحلیل نیازمندی ها غیر-کارکردی
- مشاهده
- مدلسازی سازمان
- اولویت بندی
- تحلیل فرآیند
- مدلسازی فرآیند
- ساختن نمونه اصلی
- بازدیدها
- تحلیل و مدیریت ریسک
- ماتریس نقشها و مسئولیتها
- تحلیل ریشه اصلی
- مدلسازی محدوده
- نمودارهای توالی
- لیست، نقشه و ویژگیهای شخصیتی ذینفعان
- مدلسازی وضعیت
- تحقیق میدانی یا پرسشنامه
- تحلیل SWOT
- use case یا سناریوها
- داستانهای کاربران
- ارزیابی سازندگان
- کارگاه های آموزشی
فصل یازدهم: دیدگاه ها
- دیدگاه چابک
- دیدگاه هوش تجاری
- دیدگاه تکنولوژی اطلاعات
- دیدگاه معماری کسب و کار
- دیدگاه مدیریت فرآیندهای کسب و کار
حال به این موضوع می پردازیم که چگونه تحلیل کسب و کار می تواند به مدیریت فرایند کمک کند؟
این موضوع در قالب مطلب بیان خواهیم کرد. به این معنی که تحلیل کسب و کار از چند روش مختلف می تواند به مدیریت فرایند کمک کند.
همانطور که می دانید یکی از مهم ترین اقداماتی که پیوسته متخصصان مدیریت فرایند باید انجام دهد اخذ اطلاعات از ذینفعان مختلف است. در واقع متخصصان مدیریت فرایند بر اساس اطلاعاتی که از انواع ذینفعان دریافت می کنند اقدامات زیر را انجام خواهند داد:
- شناسایی فرایندها
- کشف فرایندها
- تحلیل فرایندها
- بهبود فرایندها
- پیاده سازی فرایندها
- پایش و نظارت بر فرایندها
در واقع اقدامات ذکر شده در بالا همان مراحل معروف چرخه عمر مدیریت فرایند است و اطلاعاتی که از طریق آنها این مراحل انجام میشود، بصورت کامل از ذینفعان اخذ میگردد. در واقع متخصص مدیریت فرایند نیز مانند تحلیلگر کسب و کار اطلاعات مورد نیاز برای انجام مراحل را از ذینفعان دریافت می کنند.
همانطور که در بالاتر ذکر شد، در دو حوزه دانشی اول از BABOK یعنی “برنامه ریزی تحلیل کسب و کار“ و “استخراج و همکاری“ چند وظیفه وجود دارد که با هدف تعامل بهتر با ذینفعان انجام میشود.
این وظایف که برای تعامل بهتر تحلیلگر کسب و کار با ذینفعان است عبارتند از:
- برنامه ریزی مشارکت ذینفعان از حوزه دانشی اول
- برنامه ریزی مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار از حوزه دانشی اول
- آماده‌سازی برای استخراج اطلاعات از حوزه دانشی دوم
- به اشتراک گذاشتن اطلاعات تحلیل کسب و کار از حوزه دانشی دوم
- مدیریت همکاری ذینفعان از حوزه دانشی دوم
در واقع این 5 وظیفه که از حوزه های دانشی اول و دوم ارائه شده اند معطوف به بهبود و ارتقاء تعامل تحلیلگر کسب و کار با ذینفعان است. در ادامه در مورد هر یک از این 5 وظیفه توضیحات مختصری ارائه خواهیم کرد. نکته مهم اینکه تقریباً جای این 5 وظیفه بصورت سازمان یافته در پروژه های مدیریت فرایند خالی است.
در نتیجه می توان با ایده گرفتن از این 5 وظیفه که وظایف مهم و ادامه داری در تحلیل کسب و کار هستند، در حوزه مدیریت فرایند نیز تعاملات بهتری با ذینفعان انجام داد. تعاملات بهتر با ذینفعان مزایای بسیاری دارد که بر خی از آنها عبارتند از:
- دریافت اطلاعات صحیح تر
- کاهش مقاومت ذینفعان در برابر تغییر
- همسویی ذینفعان با تیم پروژه
- و…
ادامه دار بودن وظایف خود یک معنی بسیار مهم است. یعنی این وظایف تا انتهای انجام تحلیل کسب و کار جریان دارد. در واقع این 5 وظایفه از جمله وظایفی هستند که یکباره انجام نشده و تا انتهای تحلیل کسب و کار دنبال خواهند شد.
در ادامه در مورد هر یک از این 5 وظیفه توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
- برنامه ریزی مشارکت ذینفعان
هر پروژه دارای مجموعه منحصر به فردی از افراد مرتبط یا همان ذینفعان با منافع اختصاصی خواهد بود. شخص باید درک کند که کدام ذنیفعان با تغییر مرتبط هستند، تحلیلگران کسب و کار به چه چیزی از آنها نیاز دارند، آنها از تحلیلگران کسب و کار چه نیاز دارند و بهترین راه برای همکاری چیست. به عنوان مثال، در یک پروژه مجازی، ذینفعان مستقر در مکان‌های مختلف، ارزش آن را دارد که مناسب‌ترین ابزارها برای کسب اطلاعات کمی و کیفی از آنها و همچنین ابزارهای همکاری آنلاین در نظر گرفته شود.
- برنامه ریزی مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار
بدون شک، تحلیلگران کسب و کار حجم زیادی از اطلاعات را در طول عمر یک پروژه جمع آوری خواهند کرد. این وظیفه مشخص می‌کند که چگونه اطلاعات توسعه‌یافته توسط تحلیلگران کسب‌وکار (که شامل نیازمندیها و طرحها میشود) جمع‌آوری، ذخیره و ادغام می‌شوند. به عنوان مثال، تعریف چگونگی ذخیره سازی، به روز رسانی، تأیید و ادغام یک مصنوع یا تحلیل عملکرد کسب و کار توسط یک تحلیلگر کسب و کار پس از یک پروژه.
- آمادگی برای استخراج
برای تحلیلگران کسب و کار، استخراج شامل اطمینان از این است که ذینفعان آنها اطلاعات کافی برای درک آنچه از آنها خواسته می شود و اینکه آنها فعالیت های ماهیتی را که در طول فعالیت استخراج انجام می شود را درک می کنند. همچنین مجموعه ای مشترک از انتظارات را در رابطه با نتایج فعالیت تعیین می کند که همچنین باید با ذینفعان به اشتراک گذاشته شود. آماده‌سازی همچنین ممکن است شامل برنامه‌ریزی تدارکات برای انتقال یک ذینفع از محل پایگاهشان به جایی که تسک استخراج خواهد شد یا شناسایی منابع تحقیقاتی باشد.
- به اشتراک گذاشتن اطلاعات تحلیل کسب و کار
هنگامی که نتایج استخراج تایید شد، می توان آن را با ذینفعان خود به اشتراک گذاشت. هدف این وظیفه ارائه اطلاعات مورد نیاز ذینفعان در زمانی است که به آن نیاز دارند. اطلاعات در قالب مفیدی با استفاده از اصطلاحات و مفاهیم مشترک مورد توافق آنها ارائه شده است. به عنوان مثال، ذینفعان ارشد ممکن است بیشترین ارزش را از بسته های ارائه به دست آورند، جایی که یافته ها به تیترهای مهم خلاصه می شوند، با پیام های کلیدی به وضوح توضیح داده شده و آمار به وضوح در نمودارهای تصویری نشان داده شده است.
- مدیریت همکاری ذینفعان
استخراج و همکاری یک فرآیند تکراری است. این وظیفه در حوزۀ دانش گنجانده شده است تا نیاز یک تحلیلگر کسب و کار را برای ادامه کار با ذینفعان برای مشارکت آنها در فرآیند کلی تحلیل کسب و کار، حفظ روابط و اطمینان از اینکه تحلیلگر کسب وکار می تواند نتایج مورد نیاز را ارائه دهد، پوشش دهد.
