به کمک عامل چهارم، احتمال موفقیت پروژه مدیریت فرایند را در سازمان خود افزایش دهید.
در دنیای رقابتی امروز، موفقیت پروژه‌های مدیریت فرآیند نیازمند نظارت دقیق، کنترل کیفی مستمر و انطباق با استانداردهای جهانی است. همانطور که احتمالاً می‌دانید پروژه استقرار مدیریت فرایند ملاحظات و ریزه‌کاری های فراوان دارد و داشتن تجربیات پیشین در این زمینه بجهت ارایه راه حل متناسب با نیازمندی سازمان، بسیار حائز اهمیت است.
ما در مدرسه مدیریت فرایند مفتخریم با عنایت به تجاربی که براثر انجام پروژه های متعدد طی سالیان متمادی کسب کرده ایم، خدمت «عامل چهارم» یا «ناظر» در پروژه‌های مدیریت فرآیند را به عنوان یکی از مجموعه خدمات خود به کسب‌وکارها و سازمانها ارایه نماییم.
عامل چهارم یا ناظر جزو مهمی برای انجام پروژه است که تمام تجربیات و دانش خود را جهت انجام بهتر پروژه در اختیار کارفرما می‌گذارد.
چرا این خدمت را برای سازمانها ایجاد کرده ایم؟
متأسفانه بارها در مراجعات سازمانها مشاهده کرده‌ایم که پیمانکار قبلی اجرای پروژه مدیریت فرایند، از عدم دانش کافی کارفرما در حوزه مدیریت فرایند بهره برده و رویکرد اشتباه برای انجام پروژه پیشنهاد کرده است و طبیعتاً چون کارفرما از این موضوع بی اطلاع بوده، پروژه در یک مسیر اشتباه آغاز شده ولی پس از صرف هزینه و زمان زیاد با شکست مواجه شده است و در این حال کارفرما به مجموعه ما مراجعه کرده است.
در واقع خدمت عامل چهارم برای سازمان هایی مناسب است که قصد تعریف یک پروژه مدیریت فرایند را دارند و قرار است یک پیمانکار برای اجرای آن انتخاب نمایند. در بسیاری از مواقع سازمان می خواهد یک ناظر در کنار خود داشته باشد تا ضمن بهره‌گیری از تجربیات ایشان، نظارت دقیق‌تر و تخصصی‌تری را بر روی پیمانکار اجرای پروژه نیز معطوف نماید.
همانطور که می‌دانید حالت ایده‌آل این است که عامل چهارم (ناظر) نیز از ابتدای پروژه مشخص شده و در جریان روند پروژه قرار بگیرد؛ نه اینکه بعد از طی مسیر اشتباه در طول پروژه و بروز اختلافات میان کارفرما و پیمانکار بخواهیم به دنبال تعیین ناظر برای پروژه باشیم.
عامل چهارم درواقع چشم بینا و گوش شنوای کارفرما برای انجام هرچه بهتر پروژه مدیریت فرایند است.
عامل چهارم یا ناظر چیست؟
عامل چهارم، ناظر پروژه و عامل کارفرما است که وظیفه دارد بر کلیه مراحل اجرای پروژه نظارت کند و اطمینان حاصل نماید که فرآیندها مطابق با استانداردها، قراردادها و بهترین شیوه‌های اجرایی انجام می‌شوند. این خدمت به سازمانها کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را با بالاترین کیفیت، در زمان مقرر و بدون انحراف از اهداف تعیین‌شده به سرانجام برسانند.
در صورت تمایل و نیاز کارفرمایان محترم برای دریافت این خدمت، تیم مدرسه مدیریت فرایند می تواند به عنوان عامل چهارم (عامل نظارت) پروژه و در کنار کارفرما حضور داشته باشد تا به عنوان یک بازوی مشورتی ضمن ارائه مشورت‌های لازم به کارفرما در طول اجرای پروژه، مسیر طراحی شده برای اجرای پروژه را به دقت بررسی نموده و همچنین کیفیت انجام پروژه توسط پیمانکار مجری پروژه را نیز تضمین نماید.
در واقع در این خدمت، نقش تیم مدرسه مدیریت فرایند از نوع نظارت است تا این اطمینان برای کارفرما حاصل شود که به صورت کامل به اقلام قابل تحویل در انتهای پروژه دست خواهد یافت و پروژه به بهترین شکل ممکن انجام شده و هزینه و زمان صرف شده برای پروژه به نتیجه خواهد رسید.
ماهیت و اسکوپ گسترده پروژه های مدیریت فرایند می‌طلبد یک عامل چهارم یا ناظر جهت انتقال دانش و تجربیات لازم در کنار کارفرما حضور داشته باشد.
عامل چهارم چه خدماتی در اختیار کارفرما قرار می‌دهد؟
همانطور که می‌دانید پروژه‌های مدیریت فرایند غالباً دامنه وسیعی داشته و مدت زمان زیادی به طول می‌انجامد بنابراین خیلی مهم است که به شکل صحیح و البته مقرون به صرفه برای کارفرما انجام شود.
خیلی از اوقات کارفرما نیروی انسانی لازم برای نظارت بر عملکرد پیمانکار مجری پروژه را ندارد یا اگر هم این نیرو در بدنه سازمان کارفرما موجود باشد ممکن است تخصص کافی برای نظارت بر پروژه را نداشته باشد. بدین منظور تیم ما می‌تواند به عنوان ناظر پروژه خدمات زیر را به کارفرما برای انجام هرچه بهتر پروژه ارایه بدهد.
- ارزیابی و چکاپ سریع سازمان برای ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند و تعیین نیازمندی ها
- ارایه مشورت های لازم به کارفرما برای تعریف دقیق نیازمندی ها و شرح خدمات برای انجام پروژه
- ارایه مشورت های لازم به کارفرما برای تعریف دقیق سند RFP پروژه جهت ارسال به پیمانکاران
- بررسی پروپوزال‌های ارسالی از طرف پیمانکاران، بررسی و ارایه نظرات فنی در مورد این پروپوزال‌ها
- ارایه رهنمودهای لازم به کارفرما برای ارزیابی صلاحیت فنی پیمانکاران جهت اجرای پروژه مدیریت فرایند
- همکاری در اجرای مناقصات و ارایه شاخص های کلیدی به کارفرما برای انتخاب پیمانکاران حائز صلاحیت
- ارایه مشورت های لازم به کارفرما برای تعریف دقیق مفاد قرارداد پروژه با پیمانکار
- رابط بین کارفرما و پیمانکار برای ارزیابی تمام موضوعات فنی مرتبط با پروژه مدیریت فرایند
- حضور در جلسه Kick-off پروژه برای تعریف دقیق مسیر شروع پروژه توسط پیمانکار
- همکاری با کارفرما جهت ارایه طرح های خلاقانه جهت فرهنگ‌سازی مدیریت فرایند در سازمان
- ارایه رهنمودهای لازم به کارفرما جهت تعریف بهترین مدل مرجع جهت معماری فرایندهای سازمان
- همکاری با کارفرما جهت تعیین ابزار و زبان مدلسازی مناسب برای مدلسازی فرایندهای سازمان
- همکاری با کارفرما جهت تعریف یک قالب مناسب و کاربردی برای سند بسیار مهم شناسنامه فرایندی
- ارایه مشورت های لازم به کارفرما برای تعیین روش مطلوب جهت تحلیل فرایندها و استفاده از ابزار مناسب
- حضور به عنوان تسهیل‌گر در برخی از جلسات مهم معماری فرایند، کشف فرایند و تحلیل فرایند
- همکاری با کارفرما جهت بررسی تحلیل های فرایندی و اجرای ایده های مناسب بر روی فرایندها
- ارایه مشورت های لازم به کارفرما جهت انتخاب بهترین BPMS متناسب با نیازمندی سازمان
- همکاری با کارفرما جهت تعریف قالب کلیه اسناد مورد نیاز برای اجرای پروژه همچون سند پیاده سازی و …
- ارایه رهنمودهای لازم به کارفرما جهت تعیین شاخص های کلیدی عملکرد مناسب برای پایش فرایندها
- حضور در جلسات کلیدی بین تیم کارفرما و پیمانکار جهت تعریف فعالیت های لازم و اخذ تصمیمات راهبردی
- بررسی تمام اسناد و گزارشات تولیدی توسط پیمانکار و تأیید گزارشات از لحاظ فنی
- بررسی گزارشات پیمانکار و تأیید انطباق با استانداردهای مورد نیاز در حوزه مدیریت فرایند
- بررسی پیشنهادات فنی تغییر صادرشده توسط پیمکانکار در حین پروژه جهت اجرای بهتر پروژه
عامل چهارم تضمین می‌کند پروژه در مسیر درست خود حرکت کرده و به دستاوردهای مدنظر سازمان خواهد رسید.
چرا خدمت عامل چهارم برای انجام پروژه های مدیریت فرایند ضروری است؟
- جلوگیری از شکست پروژه و اتلاف منابع زمانی و مالی بزرگ در سازمان
- افزایش سطح بلوغ و آگاهی بخشی سازمان جهت اجرای پروژه مدیریت فرایند
- پرکردن خلأ دانشی سازمان جهت تعامل با پیمانکار برای اجرای هرچه بهتر پروژه
- تضمین صحت و کیفیت اجرای پروژه و دستیابی به اهداف از پیش تعریف شده
- کنترل کیفیت فرآیندها و اطمینان از اجرای دقیق و صحیح تمامی مراحل پروژه
- مدیریت ریسک و پیشگیری از بروز بحران
- شفافیت و تأیید انطباق فرآیندها با چارچوب‌ها و استانداردهای از پیش تعریف‌شده
عامل چهارم هم یک موضوع پذیرفته شده در سطح دنیا برای گارانتی کیفیت اجرای پروژه های بزرگ می باشد.
ویژگی‌های کلیدی خدمت ما در حوزه عامل چهارم چیست؟
- خودمان سالها در زیست بوم مدیریت فرایند ایران حضور داشته و انواع مختلف پروژه ها را تجربه کرده‌ایم.
- دارای تیم متخصص و با تجربه با سابقه طولانی و همکاری با انواع کسب و کارها
- قبل از اینکه مشاوره بدهیم، معلم و مدرس حوزه مدیریت فرایند هستیم و به آنچه خودمان می‌گوییم عمل می‌کنیم.
- با سازمان‌های بزرگ و کوچک بسیاری کار کرده‌ایم و فوت کوزه‌گری مدیریت فرایند را به خوبی بلد هستیم.
- در صنایع مختلفی از جمله نفت‌وگاز، معدنی، فولاد، بانک، بیمه، آی تی و … حضور داشته ایم و پاشنه آشیل سازمانها در پروژه های مدیریت فرایند را می شناسیم.
- خودمان سالها کار پروزه و مشاوره انجام داده ایم و می‌دانیم کدام بخش پروژه مدیریت فرایند بیشتر نیاز به مراقبت و نظارت دارد.
رسالت ما ارایه خدمات باکیفیت به کارفرمایان گرامی می باشد و باور داریم امر مشاوره بسیار خطیر و دقیق است. بنابراین تمامی وقت خود را به این مهم معطوف داشته و نگاهمان به مشاوره به عنوان شغل جانبی یا شغل دوم و سوم در اوقات فراغت نیست و برای مخاطبان خود ارزش زیادی قائل هستیم.
عامل چهارم هم برای سازمان های بزرگ و هم برای سازمان های کوچک و متوسط چه خصوصی و چه دولتی می تواند راهگشا باشد.
عامل چهارم برای چه سازمانی هایی مناسب است؟
- سازمان هایی که قصد دارند یک پروژه مدیریت فرایند را تعریف کرده و به یک پیمانکار بیرونی واگذار نمایند.
- سازمان هایی که قبلاً یک پروژه مدیریت فرایند تعریف و به یک پیمانکار بیرونی واگذار کرده اند ولی به هر دلیل در طول پروژه کیفیت مطلوب را از اجرای پروژه دریافت نکرده و می‌خواهند بقیه مسیر را به شکل صحیح‌تری طی کنند.
- سازمان های بزرگ که امکان اعتماد کامل به یک پیمانکار را ندارد و لازم است تا از رهنمودهای مشورتی یک ناظر با تجربه در کنار خود بهره مند شده تا در مواقع ضروری عملکرد پیمانکار را ارزیابی نماید.
- سازمان هایی که حساسیت زیادی برای انجام پروژه وجود دارد و لازم است تا یک نهاد بیرونی کیفیت اجرای پروژه را تضمین کند.
- سازمان هایی که قبلاً چندین بار پروژه های شکست خورده در زمینه مدیریت فرایند داشته و اعتماد مدیران ارشد برای تعریف پروژه جدید از بین رفته است و تعریف پروژه جدید با چالش جدی روبروست.
- سازمان هایی که پروژه مدیریت فرایند را تعریف کرده اند ولی امکان نظارت بر عملکرد پیمانکار به دلایل گوناگون (عدم زمان کافی، عدم تجربه و دانش کافی و …) برایشان مقدور نیست و بایستی از خدمات نظارتی یک نهاد بیرونی استفاده نمایند.
سوالات متداول
1- عامل چهارم چیست و چه تفاوتی با مشاور و پیمانکار مدیریت فرایند دارد؟
مشاور و پیمانکار بیشر نقش اجرایی برای پروژه استقرار مدیریت فرایند در سازمان را دارند در حالی که عامل چهارم بیشتر نقش نظارت و تضمین کیفیت را داراست.
2- آیا عامل چهارم در کنار پیمانکار تعریف می شود یا به جای آن قرار می گیرد؟
عامل چهارم به هیچ عنوان جای پیمانکار پروژه را نمی گیرد چون براساس تعریف موجود برای عامل چهارم، نقش او کمتر اجرایی و بیشتر مشورتی است. در حالی که پیمانکار بیشتر نقش اجرایی دارد. بنابراین عامل چهارم درکنار پیمانکار و مکمل او هست تا پروژه به خوبی به سرمنزل مقصود برسد.
3- عامل چهارم چه ارزش افزوده ای برای سازمان دارد؟
عامل چهارم با ارایه خدمات نظارتی که در طول پروژه ارایه می دهد عملاً دستیابی به نتایج و خروجی های مطلوب را ضمانت و گارانتی می نماید و خیال سازمان از بابت کیفیت پروژه راحت خواهد بود.
4- آیا بدون عامل چهارم می شود یک پروژه را انجام داد؟
بله، لکن این نکته را باید مدنظر داشت که نرخ شکست پروژه ها با حضور عامل چهارم تا حد زیادی کاهش خواهد یافت و خدمت عامل چهارم می تواند باعث کاهش ریسک شکست پروژه و تقویت دستیابی به موفقیت در انتهای پروژه شود.
5- آیا عامل چهارم برای تعریف پروژه مدیریت فرایند در همه انواع سازمان ها مناسب می باشد؟
بله، این خدمت می تواند در یک طیف وسیعی از سازمان های بزرگ تا کوچک، خصوصی تا دولتی و در انواع کسب‌وکارها و صنایع برای تعریف پروژه مدیریت فرایند مورد استفاده قرار گیرد.
با بهره‌گیری از این خدمت، دیگر نیازی به نگرانی درباره اجرای صحیح پروژه‌های مدیریت فرآیند نخواهید داشت. تیم متخصص ما در کنار شما خواهد بود تا اطمینان حاصل کنیم که تمامی فرآیندها به شکلی بهینه، کارآمد و منطبق با استانداردهای برتر پیش می‌روند.
اگر به دنبال تضمین موفقیت پروژه‌های خود هستید، همین حالا با ما تماس بگیرید و از مشاوره رایگان ما بهره‌مند شوید.