دوره های آموزشی BPMN,BPM و انواع BPMS ها

چگونه اتوماسیون اداری در تضاد با مدیریت فرایند است؟! این مطلب با زبان ساده به شما میگوید که چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و سازمان شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.

در مطلب قبلی ترجمه فارسی طبقات ۷ و ۸ مدل APQC تا سطح فرایند خدمت دوستان ارائه شد. در این مطلب ترجمه طبقات ۹ و ۱۰ فرایندی مدل APQC جهت بهره برداری دوستان ارائه میگردد. طبقه ۹ مدیریت منابع مالی و طبقه ۱۰ در خصوص ساخت و مدیریت دارایی ها است.

در اتوماسیون اداری به دلیل اینکه امکان اعمال کنترل چندانی بر روی نامه ها وجود ندارد، امکان تولید تکراری اطلاعات بسیار محتمل است. یعنی هر شخص هر محتوایی را که خواست در یک فضای بدون کنترل تولید میکند و چه بسا مشابه آن اطلاعات توسط افراد دیگری نیز تولید شود.

در این مطلب در نظر داریم کمی در مورد یک نوع دسته بندی خاص در مورد انواع نرم افزارهای BPMS صحبت کنیم. از منظر سهولت رسیدن به خروجی و سرعت در ساخت فرایند، نرم افزارهای BPMS معمولاً به دو گروه تقسیم می شوند. سیستم های Ziro Code و سیستم های Codeless.

شناسنامه فرایند برای تحلیلگر فرایند مثل چک لیست پرواز برای خلبان پیش از پرواز است. بدین معنی که با توجه به شرایط حاکم احتمال اینکه تحلیلگر فرایند نتواند همه سوال هایی که باید از مصاحبه کننده بپرسد را در طول ۲-۳ ساعت زمان مصاحبه بخاطر بسپارد….

این سوال بسیار کلیدی را همیشه قبل از مدلسازی و در فاز آماده سازی مدیریت فرایند در نظر داشته باشید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید که برای مدلسازی فرایند با چه کسانی مصاحبه کنیم؟

اگر نفری که باید با آن مصاحبه کنید را اشتباه انتخاب کرده باشید، راه را اشتباه رفته اید و مجبور هستید برگشته و دوباره مسیر را طی کنید.

حال برای مدلسازی فرایند باید به سراغ چه افرادی از سازمان برویم؟

در دو مطلب قبلی در مورد ۱۰-۱۵ دقیقه ابتدایی جلسه مصاحبه و اینکه چه توضیحاتی باید در این مدت کوتاه و کلیدی اشاره کنیم، بیان کردیم. در این نوشته به یکی دیگر از مهم ترین مواردی که باید در همان ۱۰-۱۵ دقیقه به ان اشاره کرد می پردازیم.

داشتن اطلاعات کافی در مورد مشکلات سازمان و مخصوصاً واحد مربوطه

یکی از نکات بسیار مهم که باید در ۱۰-۱۵ دقیقه ابتدایی جلسه مصاحبه به مصاحبه شنوده بگویید، باری است که مدیریت فرایند از دوش وی برخواهد داشت.

در این ۱۰-۱۵ دقیقه برخی از مشکلات سازمان و خصوصاً واحد را به روی فرد مصاحبه شونده بیاورید و به وی گوشزد کنید. این موضوع بسیار مهم است. البته اگر می توانید بصورت کامل و منطقی وی را مجاب کنید که راه حل این مشکل یا مشکلات میتواند مدیریت فرایند باشد. در غیر اینصورت خود را گرفتار کرده اید.

خارج شدن مصاحبه شنوده از مسیر صحیح و از این شاخه به آن شاخه پریدن یکی از رایج ترین اتفاقاتی است که بارها و بارها پیش خواهد آمد و شما باید قادر باشید با کمال احترام و با ظرافت های خاص صحبت های مصاحبه شنوده را قطع و او را به مسیر اصلی بازگردانید.

اتوماسیون اداری ما را به سمت فرمت های غیر استانداردی مثل نامه هدایت میکند. در واقع ما از یک طرف سعی میکنیم فرایندهای سازمان خود را استاندارد کنیم و از طرفی با راه دادن اتوماسیون اداری به سازمان، زیرساخت انجام فرایندها را به سوی غیراستاندارد سوق خواهیم داد.

برخی از دوستان در مورد اینکه چرا کلاس های آموزشی ما بصورت آنلاین برگزار نمیشود سئوالاتی مطرح می نماید. در واقع میگویند با توجه به اینکه بعد مسافت برای آنها وجود دارد امکان حضور در کلاس های حضوری ما را ندارند، چرا کلاس انلاین مدیریت فرایند برگزار نمیکنیم.

مدلسازی تقریباً به عنوان اولین فازهای مدیریت فرایند از اهمیت بسیاری برخوردار است. در نتیجه پس از اینکه در جلسه مصاحبه در مورد مزایای مدیریت فرایند صحبت کردید، باید به مصاحبه شونده بگویید که مدیریت فرایند طی چه فازها و مراحلی انجام خواهد شد و مدلسازی جزء فازهای اول و مهم مدیریت فرایند است.

اهمیت و مزایای مدلسازی فرایند چیست؟

در سلسله مقالاتی در نظر داریم ریزه کاریی های انجام مصاحبه بابت مدلسازی فرایند را تشریح کنیم. بعد از خواندن مطالب که به کلی برگرفته از تجربیات مان در پروژه های مختلف است، پی خواهید برد که انجام مصاحبه یکی از سخت ترین کارهای یک مدلساز فرایند است و صرف داشتن دانش در حوزه BPMN و امثال اینها به هیچ عنوان کفایت مدلسازی را نخواهد کرد.

یکی از مهم ترین روش های استخراج فرایندها و مدلسازی فرایندهای کسب و کار مصاحبه است. شما برای مدلسازی فرایندها نیاز به تخصص های مختلفی دارید که مهم ترین آنها در ادامه تشریح شده است.

اولین مورد داشتن اطلاعات کافی در مورد مدیریت فرایند جهت پرزنت افراد حاضر در جلسه مصاحبه است.