پروژه فرایندکاوی در پالایشگاه گاز ایلام توسط تیم پراسس آنالیست آغاز شد.
پس از برگزاری چکاپ مدیریت فرایند در پالایشگاه، این پروژه با هدف شناخت نحوه اجرای فرایند، شناسایی گلوگاه‌ها و فراهم‌کردن مبنایی برای تصمیم‌گیری درباره بهبود آن انجام می‌شود.
تیم پراسس آنالیست که تجربه پروژه فرایندکاوی در مجموعه‌هایی مانند فولاد هرمزگان، فجر انرژی خلیج فارس سنگ آهن گهر زمین، جهان فولاد، گل گهر و فولاد سنگان را در کارنامه دارد، در این همکاری بر یکی از فرایندهای مهم پشتیبان عملیات پالایشگاه تمرکز کرده است. این پروژه در ادامه فعالیت‌های تیم در صنایع فولاد و انرژی و استفاده از داده‌های سازمانی برای تحلیل و بهبود فرایندها اجرا می‌شود.
درخواست خرید، نقطه آغاز تأمین بسیاری از کالاها، قطعات و خدمات موردنیاز یک مجموعه صنعتی است. در محیط پالایشگاهی، تأمین به‌موقع این نیازها با برنامه‌های تعمیرات، نگهداشت تجهیزات و استمرار فعالیت واحدهای عملیاتی ارتباط دارد. تأخیر یا رفت‌وبرگشت در مراحل بررسی و تأیید درخواست می‌تواند زمان آغاز خرید را جابه‌جا کند و فرصت برنامه‌ریزی برای تأمین را کاهش دهد. به همین دلیل، کیفیت اطلاعات درخواست و نحوه رسیدگی به آن، بر عملکرد مراحل بعدی زنجیره تأمین نیز اثر می‌گذارد.
فرایند درخواست خرید معمولاً با مشارکت چند واحد سازمانی پیش می‌رود. هماهنگی میان واحد متقاضی، بخش‌های فنی، انبار، مالی و تدارکات، همراه با تفاوت نوع و فوریت درخواست‌ها، می‌تواند مسیرهای اجرایی متنوعی ایجاد کند. کامل‌بودن مشخصات اولیه، دفعات بازگشت برای اصلاح و مدت انتظار برای دریافت تأییدها، از موضوعاتی هستند که بررسی آن‌ها برای شناخت عملکرد این فرایند اهمیت دارد.
برای مثال، ممکن است دو درخواست مشابه در زمان‌های بسیار متفاوت رسیدگی شوند. برای توضیح این تفاوت، باید مشخص شود هر درخواست چه مراحلی را طی کرده، کجا بیشتر معطل مانده و چند بار برای تکمیل اطلاعات یا بررسی مجدد برگشت خورده است.
فرایندکاوی با بررسی سوابق ثبت‌شده در نرم‌افزارهای سازمان، به روشن‌شدن همین مسائل کمک می‌کند. حاصل این بررسی، تصویری از نحوه گردش درخواست‌ها میان مراحل و واحدهای مختلف است که می‌توان بر اساس آن، محل تأخیرها، رفت‌وبرگشت‌های پرتکرار و فرصت‌های بهبود را شناسایی کرد.
برای مدیران و کارشناسان، کاربرد این تحلیل‌ها در چند موضوع مشخص دیده می‌شود:
– پیداکردن محل تأخیر: مشخص‌شدن مرحله‌هایی که درخواست‌ها زمان بیشتری در آن‌ها می‌مانند و بررسی علت این وضعیت.
– کاهش رفت‌وبرگشت‌های قابل پیشگیری: شناسایی درخواست‌هایی که چند بار اصلاح می‌شوند و بررسی اینکه چگونه می‌توان اطلاعات موردنیاز را از ابتدا کامل‌تر ثبت کرد.
– بررسی مسیرهای رسیدگی: شناخت تفاوت مسیر درخواست‌های مشابه و ارزیابی ضرورت مراحل و تأییدهای آن‌ها با توجه به الزامات سازمان.
– اولویت‌بندی اقدامات بهبود:تمرکز بر مسائلی که تعداد بیشتری از درخواست‌ها را درگیر می‌کنند یا زمان بیشتری به فرایند تحمیل می‌کنند.
– سنجش نتیجه تغییرات: بررسی اینکه پس از اصلاح فرایند، زمان رسیدگی و دفعات بازگشت درخواست‌ها چه تغییری کرده است.
این اطلاعات به انتخاب راهکار متناسب با مسئله کمک می‌کند. برای نمونه، اگر تأخیر بیشتر با نقص اطلاعات اولیه همراه باشد، اصلاح فرم درخواست و روشن‌کردن مدارک موردنیاز می‌تواند موضوع بررسی قرار گیرد. اگر درخواست‌ها در یک مرحله تأیید انباشته شوند، لازم است حجم کار، نحوه ارجاع و حدود اختیار بررسی شود. به این ترتیب، پیشنهادهای بهبود به شواهد مشخصی درباره نحوه انجام کار متصل می‌شوند.
نتایج تحلیل نیز با شناخت کارشناسان از فرایند تکمیل می‌شود. گفت‌وگو درباره موارد مشاهده‌شده کمک می‌کند دلایل احتمالی بررسی شوند و راهکارهایی انتخاب شوند که در شرایط واقعی سازمان قابل اجرا باشند. تجربه‌های مستند فرایندکاوی در تدارکات نیز نشان می‌دهند که چنین بررسی مشترکی می‌تواند به ساده‌سازی مراحل و کاهش زمان رسیدگی کمک کند.
با آغاز پروژه فرایندکاوی در پالایشگاه گاز ایلام، هدف آن است که تصمیم‌های بهبود فرایند درخواست خرید بر پایه شناخت دقیق‌تری از وضعیت موجود گرفته شوند. زمان رسیدگی، دفعات بازگشت و تعداد درخواست‌های معطل‌مانده، از جمله معیارهایی هستند که می‌توانند هم محل نیاز به اصلاح و هم میزان اثر اقدامات بعدی را نشان دهند.