پروژه تحلیل فرایند زمان‌بندی اتاق عمل بیمارستان کوثر شیراز با هدف شناسایی زمینه‌های کاهش انتظار بیماران، افزایش دقت برنامه‌ریزی و استفاده بهتر از ظرفیت اتاق‌های عمل انجام شد. در این پروژه، داده‌های ثبت‌شده بیمارستان با استفاده از فرایندکاوی بررسی شد تا محل شکل‌گیری تأخیرها و تغییرات برنامه در طول روز، روشن‌تر شود.
اختلاف میان ساعت برنامه‌ریزی‌شده و شروع واقعی عمل، طولانی‌شدن حضور بیمار پیش از عمل و فاصله میان عمل‌های متوالی، از محورهای اصلی بررسی بود. پرسش مدیریت این بود که چه تغییرات مشخص و قابل اجرایی می‌تواند به بهبود این وضعیت کمک کند.
پاسخ به این پرسش، علاوه بر شاخص‌هایی مانند تعداد عمل‌ها و میانگین تأخیر، به شناخت ارتباط میان رویدادها نیاز داشت. تأخیر یک عمل ممکن است با عقب‌افتادگی عمل قبلی همراه باشد یا پس از اجرای به‌موقع آن ایجاد شود. تشخیص این تفاوت، برای انتخاب اقدام اصلاحی اهمیت دارد.
در نخستین گام، پس از بررسی کیفیت داده‌ها و تطبیق معنای رویدادها با توضیحات خبرگان بیمارستان، نقشه فرایند در ابزار سلونیس استخراج شد. این نقشه، توالی مراحل ثبت‌شده، از برنامه‌ریزی و پذیرش تا آمادگی، جراحی و انتقال بیمار را نمایش می‌دهد و امکان بررسی مسیرهای اجرا و ارتباط میان مراحل را فراهم می‌کند.
بررسی‌ها سپس از نمای کلی فرایند به مسیرهای متفاوت اجرای آن گسترش یافت. بیماران الزاماً توالی یکسانی از رویدادهای ثبت‌شده ندارند؛ تفاوت در ترتیب مراحل یا ثبت‌نشدن برخی رویدادها، مسیرهای متفاوتی ایجاد می‌کند که باید جداگانه بررسی شوند.
برای مشاهده این تفاوت‌ها، از ابزار «واریانت اکسپلورر» استفاده شد. هر واریانت، یک توالی مشخص از فعالیت‌ها را نشان می‌دهد. مشاهده مسیرهای پرتکرار و بررسی جزئیات یک مسیر منتخب، امکان مقایسه توالی‌ها و شناسایی موارد نیازمند بررسی بیشتر را فراهم کرد. این مرحله همچنین کمک می‌کند تفاوت‌های عملیاتی از مسائل مربوط به ثبت داده تفکیک شوند.
در تصویر بالا نمای واریانت اکسپلورر همراه با جزئیات یک واریانت منتخب را مشاهده می نمایید.
در ادامه، تحلیل‌ها بر زمان‌بندی عمل‌ها و ارتباط آن‌ها در طول روز متمرکز شد. یکی از یافته‌های قابل توجه این بود که شروع به‌موقع اولین عمل، لزوماً اجرای به‌موقع ادامه برنامه را تضمین نمی‌کند. در برخی روزهای بررسی‌شده، با وجود شروع بدون تأخیر اولین عمل، عقب‌افتادگی در عمل‌های بعدی مشاهده شد. این یافته، ضرورت بررسی فاصله‌های برنامه‌ریزی‌شده و شرایط بین دو عمل را برجسته کرد.
بر همین اساس، فاصله میان پایان بیهوشی یک عمل و شروع بیهوشی عمل بعدی در همان اتاق و روز بررسی شد. این بازه، فرصتی برای مطالعه هماهنگی میان دو عمل و شرایط آماده‌شدن برای شروع بعدی فراهم می‌کند. البته تمام این فاصله را نمی‌توان صرفاً زمان آماده‌سازی اتاق یا زمان بیکاری دانست؛ آماده‌سازی، انتظار برای فراهم‌شدن سایر شرایط و نحوه ثبت زمان‌ها می‌توانند در مقدار آن نقش داشته باشند.
نمایش این فاصله‌ها و مقایسه آن‌ها میان اتاق‌ها، موارد دارای فاصله طولانی را برای بررسی دقیق‌تر مشخص می‌کند و می‌تواند مبنایی برای مشاهده میدانی و انتخاب اقدام اصلاحی باشد.
دستاورد اصلی پروژه، تبدیل مسئله کلی «تأخیر در عمل‌ها» به چند محور مشخص برای تصمیم‌گیری بود: بررسی شروع روز در اتاق‌های منتخب، بازنگری فاصله‌های برنامه‌ریزی‌شده، مطالعه فاصله‌های طولانی میان عمل‌ها و ارزیابی تناسب ساعت دعوت بیماران با برنامه عمل.
این تجربه نشان داد ارزش فرایندکاوی در محیط بیمارستان، در کنار اندازه‌گیری عملکرد، به آشکارکردن توالی و ارتباط اتفاق‌ها وابسته است. چنین نگاهی کمک می‌کند مدیریت، محل بررسی و مداخله را دقیق‌تر انتخاب کند و برای ارزیابی نتیجه تغییرات، شاخص مشخص داشته باشد.
خروجی این مرحله، مبنایی برای طراحی و اجرای آزمایشی اقدامات بهبود فراهم کرده است. میزان کاهش انتظار بیماران و افزایش کارایی اتاق‌های عمل، پس از اجرای این اقدامات و مقایسه نتایج پیش و پس از آن قابل سنجش خواهد بود.