فرایند چیست؟
در بسیاری از مستندات و کتاب ها تعاریف گوناگونی از فرایند وجود دارد ولی فرایند دارای مشخصات و ویژگی هایی است که معمولاً در تعاریف ارائه شده همه آنها پوشش داده نمیشوند. در این مطلب انواع مشخصات فرایند که از اهمیت خاصی برخوردارند ولی معمولاً به آنها پرداخته نمیشود را ارائه کرده ایم.
“در انتهای این صفحه چند فیلم آموزشی فوق العاده قرار دارد. حتما آنها را ببینید. “
- فرآیندها هدفمند می‌باشند: وجود هدف یکی از ویژگی‌های کلید فرآیندهای می‌باشد هر فرآیند به منظور تحقق یک هدف و یا یک نتیجه در سازمان به انجام می‌رسد. در واقع این هدف را میتوان به عنوان خروجی فرآیند در نظر گرفت.
- هر فرآیند کسب و کار شامل یک یا چند فعالیت می‌باشد: به منظور تحقق اهداف مدنظر از اجرای فرآیند، یک یا چند فعالیت که با ترتیب و نظمی خاص در کنار همدیگر قرار گرفته‌اند به انجام می‌رسند و در نهایت خروجی فرآیند را ایجاد می‌نمایند.
- فرآیندهای کسب و کار دارای ورودی و خروجی می‌باشند: هر فرآیند تعدادی ورودی را در نقاط مختلف خود گرفته و پس از آن‌که در گام‌های مختلف خود تغییراتی را بر روی آنها اعمال نمود، خروجی خود را که شامل محصول و یا خدمت می‌باشد ارائه خواهد نمود.
- فرآیندهای کسب و کار نقطه شروع و پایان دارند: فرآیند با ورود برخی از ورودی‌های فرآیند و با تقاضایی که از طرف داخل و یا خارج سازمان ایجاد شده است شروع می‌شود. این نقطه، نقطه شروع فرآیند است. همچنین در انتها، فرآیند خروجی خود را به متقاضی ارائه خواهد داد که نقطه پایان فرآیند می‌باشد.
- فرآیندها حد بالا و پائین (مرز) دارند: علاوه بر نقطه شروع و پایان فرآیند، هر فرآیند دارای حد بالا و پایین نیز می‌باشد. حدود بالا و پایین فرآیند، فعالیت‌های مشمول و غیرمشمول فرآیند را مشخص می‌نمایند و از افزایش بی‌مورد و پیچیدگی فرآیند می‌کاهند.
مشاهده این فیلم برابری میکند با چندین ماه مطالعه و تجربه کاری
- هر فرآیند کسب و کار دارای حداقل یک مشتری می‌باشد: همانطور که بیان شد فرآیند با درخواست یک متقاضی شروع خواهد شد که در واقع این متقاضی مشتری فرآیند می‌باشد. مشتریان هر فرآیند می‌توانند داخلی یا خارجی باشند به این معنی که این مشتری می‌تواند مصرف‌کننده نهایی محصول یا خدمت بوده یا سایر واحدهای داخلی سازمان که خروجی فرآیند را مورد استفاده قرار می‌دهند تا خروجی موردنظر مشتری نهایی را تهیه نمایند.
- فرآیندها خلق ارزش می‌نمایند: ورودی‌ها در گام‌های مختلف فرآیند به حرکت درآمده و فعالیت‌های مختلفی بر روی آنها اعمال می‌گردد. در هر یک از این گام‌ها تغییراتی را بر روی ورودی‌ها انجام داده و بر ارزش آن میافزایند که در نهایت در انتهای فرآیند ارزش موردنظر مشتری خلق شده و به مشتری ارائه خواهد شد.
- فرآیندها از منابع سازمان مصرف می‌نمایند: برای به انجام رساندن فعالیت‌های مختلف و در قدم‌های مختلف فرآیند، منابع مختلف نرم‌افزاری و سخت‌افزاری به مصرف می‌رسند تا ارزش موردنظر در خروجی فرآیند ایجاد گردد.
- هر فرآیند کسب و کار با سایر فرآیندهای سازمان در تعامل می‌باشد: هر چند که فرآیندها دارای نقطه شروع و پایان و حد بالا و پایین می‌باشند، اما این فرآیندها می‌توانند با سایر فرآیندهای سازمان و یا فرآیندهای سایر سازمان‌ها در تعامل بوده و ورودی و خروجی خود را رد و بدل نمایند.
- فرآیندها به صورت کامل در یک سازمان می‌باشند: یکی از ویژگی‌های فرآیند حضور کامل آنها در یک سازمان مشخص می‌باشد ولی این فرآیندها می‌توانند در واحدهای مختلف سازمان موردنظر در حرکت بوده و همچنان با فرآیندهای سایر سازمان‌ها در تعامل باشد.
- فرآیندها تکراری می‌باشند: یکی دیگر از ویژگی‌های فرآیندها تکراری بودن آن‌هاست. فرآیندها یکباره نبوده و بنا بر خروجی و ماهیت هر یک از آنها به صورت متوالی تکرار می‌شوند.
بر اساس تمام موارد ذکر شده، میتوان گفت فرآیندهای کسب‌و‌کار مجموعه‌ای از فعالیت‌های به هم مرتبط و هدفمند می‌باشند که یک یا چند ورودی را گرفته، با استفاده از منابع سازمان و در فعالیت‌های مختلف بر ارزش این ورودی‌ها میافزایند و در نهایت خروجی موردانتظار را به مشتریان خود(داخلی یا خارجی) عرضه می‌نماید.
اما علی‌رغم وجود تعریف مشخص از فرآیند تعیین اندازه هر یک از فرآیندها به سادگی امکان‌پذیر نمی‌باشد و این امکان وجود دارد که افراد مختلف دسته‌بندی‌های گوناگونی را از فرآیندهای یک سازمان داشته باشند.
این مطلب را هم بخوانید: BPM چیست؟
