پیش از پرداختن به این روش کمی در مورد روش مهندسی مجدد فرایندها صحبت کنیم. این الگو بوسیله Hammer و همکارانش در دهه ۱۹۹۰ مطرح شد. آن‌ها معتقدند برای تغییرات بنیادین و بهبودهای رادیکال در کارایی، سازمان‌ها باید از یک صفحه سفید شروع کنند و کل زنجیره ارزش را دوباره طراحی نمایند.
رویکرد مهندسی مجدد فرایندها بر تحلیل فرآیندهای موجود تأکیدی دوباره دارد و با مطرح نمودن سؤال «اهداف فرآیند مورد نظر چیست؟» و سپس با بازگشت به عقب و تعیین این که به چه وسیله میتوان به بهترین شکل ممکن به این اهداف دست یافت، با در نظر گرفتن آخرین تکنولوژی‌ها، فرآیند دوباره طراحی شود. این رویکرد در اکثر موارد بازطراحی رادیکال نامیده میشود.
برخی از سازمان‌ها این رویکرد را با موفقیت‌های زیادی تجربه نمودهاند. آن‌ها فرآیندهای عمده را بازطراحی نموده و فرآیندهای جدیدی را ایجاد نمودهاند که به طور اساسی فرضیاتی را که فرآیندهای قدیمی بر آن استوارند تغییر میدهد. در برخی از موارد افزایش چشم‌گیری در بهرهوری ایجاد شده است. اما در اکثر موارد بازطراحیهای عمده مشکلتر است (Harmun,2007).
در اواسط دهه ۱۹۹۰، اغلب سازمان‌ها به این نتیجه رسیدند که روش رادیکالی مهندسی مجدد فرآیندها اقدامی با ریسک و احتمال شکست بالا است. بنابراین به روش‌های دیگر روی آوردند. یکی از عمومیترین روش‌ها، روش ساده سازی است.
در روش ساده سازی، فرض بر این است که اغلب فرآیندها شامل دوباره کاری‌ها و فعالیت‌های تکراری است که با به‌کارگیری روش ساده‌سازی بهبود مییابند. رویکرد ساده سازی را میتوان هم در سطح فرآیندهای کلان و هم زیرفرآیندها به کار گرفت. اما با توجه به این که شناسایی دوباره کاری‌ها در نگاه جامعتر نسبت به فرآیندها سادهتر است، به‌کارگیری این روش در مقیاس بزرگتر مؤثرتر است.
برای به‌کارگیری این روش، در مرحله اول تمام فرآیندها، زیرفرآیندها و فعالیت‌های در حوزه تحلیلی مدنظر، شناسایی میشود. سپس در تمام نقاط اتصالی دنباله فرآیند پرسش‌های زیر مطرح میشود:
- آیا این فعالیت واقعا ضروری است؟
- چه اطلاعاتی از این فعالیت به دست میآید که نمیتوان آن را از جای دیگری به دست آورد؟
- آیا این زیرفرآیند یک گلوگاه است؟
- این فعالیت‌ها میتواند موازی انجام شود؟
- آیا چیزهایی از حلقه های غیرضروری میگذرد؟
روش تحلیل ارزش‌افزایی
تحلیل ارزش‌افزایی در یک فرآیند، زیرفرآیند یا فعالیت، باید از دیدگاه یک مشتری انجام گیرد. منظور از مشتری تنها مشتری نهایی سازمان نیست بلکه مشتریان داخلی نیز محسوب میشوند؛ برای مثال، «تولید و بازاریابی» مشتریان قسمت «طراحی محصول جدید» میباشند، «موجودی» مشتری فرآیندهای «تولید» است و به همین ترتیب.
یک فرآیند/فعالیت ارزشافزا خوانده میشود اگر دارای یکی از معیارهای زیر باشد:
- مشتری به پرداخت برای این فرآیند/ فعالیت مشتاق باشد.
- فرآیند/ فعالیت به صورت فیزیکی یک محصول یا خدمت را تغییر دهد.
- فرآیند/ فعالیت در اولین تلاش بهطور صحیح انجام شود.
فرآیندها و فعالیت‌هایی که شامل آمادهسازی، بازرسی و کنترل‌های زیاد، رفت و برگشتهای زیاد و تأخیرهای پیاپی باشد، غیرارزشآفرین‌اند.