این مطلب ادامه سه مطلب قبلی در خصوص جلسه مصاحبه است.
برای مدلسازی فرایند با چه کسانی مصاحبه کنیم؟
این سوال بسیار کلیدی را همیشه قبل از مدلسازی و در فاز آماده سازی مدیریت فرایند در نظر داشته باشید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید که برای مدلسازی فرایند با چه کسانی مصاحبه کنیم؟
اگر نفری که باید با آن مصاحبه کنید را اشتباه انتخاب کرده باشید، راه را اشتباه رفته اید و مجبور هستید برگشته و دوباره مسیر را طی کنید.
حال برای مدلسازی فرایند باید به سراغ چه افرادی از سازمان برویم؟
پیش از پرداختن به پاسخ سئوال باید این نکته را اشاره کنم که مدلسازی فرایندها میتواند در سطوح مختلفی صورت پذیرد. منظور از سطوح مدلسازی میزان جزئیاتی است که باید در مدل ها وجود داشته باشد. معمولاً به سطح اول، سطح استراتژیک میگویند. یک مدل فرایند در سطح ۱جریان کار تا آنجایی که ممکن است فرایند را به صورت فشرده نشان میدهد. هدف در اینجا نمایش فرایند از ابتدا تا به انتها میباشد. ناظر میتواند با یک نگاه تشخیص دهد که فرایند برای چه کسی است و چه خدمتی را ارائه میدهد و به چه صورت اتفاق میافتد. در اصل میتوانند مدلهای سطح ۱ (استراتژیک) توضیح کلی از فرایند فراهم آورند.
بر خلاف سطح اول که معمولاً بسیار کلان هستند، ما نیاز داریم که فرایندها را با جزئیات بسیار بیشتری مدل کنیم زیرا بر اساس همین مدل ها در فازهای بعدی مدیریت فرایند اقدام به پیاده سازی آنها خصوصاً در نرم افزار BPMS خواهیم کرد. پس بهتر است خود را درگیر مدلسازی های سطح بالا نکرده و از ابتدا با جزئیات فرایندها را مدل کنیم. قطعا مدل های فرایندی با جزئیات شامل مدل های سطح بالا نیز خواهند شد.
پس از این مقدمه طولانی به سئوال اصلی خود باز میگردیم. به منظور مدلسازی فرایند در سطوح پایین و جزئیات کامل، مدیران ارشد سازمان یا حتی مدیران ارشد واحدها قطعاً گزینه های خوبی نیستند.
مدلسازی فرایند در سطوح پایین نیازمند زمان نسبتاً زیادی بابت مصاحبه هستند بطوریکه فرض کنیم یک فرایند خرید را میخواهیم مدل کنیم. مدلسازی چنین فرایندی حداقل به چند ساعت جلسه مصاحبه با تمرکز بالا نیاز دارد. مدیران ارشد معمولاً یا چنین زمانی را در اختیار ندارند، یا تمرکز لازم در این جلسه را نخواهند داشت و یا به جزئیات آنطور که باید تسلط ندارند. اگر هم ایشان خود داوطلب انجام چنین مصاحبه ای باشند، در طول جلسه چندین بار مجبور هستند تا پاسخگوی تلفن از جانب مدیران بالادستی بوده یا مسئول دفتر آنها مدام برای گرفتن امضاء مراجعه خواهد کرد. تجربه نشان داده است جلسه با مدیران ارشد نتایج مورد نظر ما بابت مدلسازی را به همراه نخواهد داشت و باعث می شود بعداً همین جلسات را مجبور باشیم با نفرات دیگری تکرار کنیم.
همچنین با توجه موقعیت سازمانی مدیر ارشد، امکان قطع صحبت های وی به منظور شناسایی کلیه ابعاد و جزئیات فرایند امکانپذیر نیست. در این خصوص در مطلب مربوط به انواع مصاحبه توضیحات تکمیلی تر ارائه خواهد شد.
مدیران میانی و کارشناسان خبره واحدها یکی از بهترین گزینه ها بابت مدلسازی فرایندها با جزئیات موردنظر ما هستند. البته به این نکته دقت کنید که فردی که می خواهید برای مصاحبه به وی مراجعه کنید، حداقل ۵ سال سابقه حضور در واحد سازمانی را داشته باشد تا نسبت به روال انجام کارها از تسلط و آگاهی مناسب برخوردار باشد.
نکته مهم دیگر در گزینش مصاحبه شوندگان این موضوع است که ترجیحاً این افراد در رشته هایی تحصیل کرده باشند که نسبت به موضوع مدیریت فرایند قرابت بیشتری دارد. رشته هایی نظیر مهندسی صنایع، انواع گرایشات مدیریت، فناوری اطلاعات، کامپیوتر، MBA و سایر رشته های مشابه از اولویت بالاتری برخوردار هستند. حتما بارها مشاهده کرده اید که فردی دارای یکی از مدارک مورد اشاره است ولی در واحدی مشغول به کار است که خیلی مرتبط با رشته تحصیلی اش نیست. مثلاً کامپیوتر خوانده است ولی در واحد منابع انسانی شاغل است.
قطعاً چنین فردی به شرط داشتن شرط قبلی یعنی سابقه حداقل ۵ سال، از اولویت بالاتری برای شرکت در جلسه مصاحبه برخوردار است.
همچنین میتوانید مطلب بالا را بصورت صوتی نیز گوش دهید: