در مطلب قبل (وقتی چیزی گران بهاست، بدل آنرا میزنند) گفتیم بر اساس یک بررسی اولیه از حدود ۱۰۰ مشتری نرم افزار BPMS یکی از شرکت های نرم افزاری، بیش از ۹۰ مورد با شکست مواجه شده اند. درحالی که نرخ شکست پروژه های BPMS اصولاً خیلی بالا نیست.
BPMS ابزار بسیار خوبی است که اگر به دست متخصص اش باشد نه کاسب که در اینصورت منجر به ایجاد پیشرفت های قابل توجهی خواهد شد. ما در بیش از ۳۰ پروژه مختلف طی ۳ سال اخیر نرم افزارهای مختلف BPMS را در سازمان ها و شرکت ها با ابعاد گوناگون و حتی وزارتخانه ها با موفقیت بالایی مستقر کرده ایم. البته زحمت اصلی بر دوش خود سازمان بوده است و ما تنها آنها را هدایت کرده ایم.
همچنین گفتیم وقتی بیش از نود درصد پروژه های BPMS یک شرکت نرم افزاری با شکست موجه شده اند، بسیار عجیب است که این شرکت در حوزه BPM و مدیریت فرایند که کلان تر و اصولی تر از است و BPMS اصولاً جزئی از BPM است، ادعای مجدد کند.
این شرکت ها که در جزئی از BPM یعنی BPMS به شدت ناموفق عمل کرده اند، چطور در BPM و مدیریت فرایند موفق خواهند بود؟؟
بازنده هایی که ادعای برنده بودن میکنند عنوان جالبی برای آنهاست.
در این مطلب در نظر داریم به برخی دلایل شکست پروژه های BPMS که توسط برخی از شرکت های نرم افزاری فروخته شده اند از زبان مشتریان آنها بپردازیم. اطلاعات به دست آمده حاصل از تماس این شرکت ها یا سازمان ها با تیم ما به منظور اصلاح یا تکمیل اقدامات ناقص شرکت های نرم افزاری مذکور با ما بوده است. طبیعتاً در ابتدا هیچ گونه تعاملی از سوی ما با آنها برقرار نشده است. اشکالاتی که برخی از آنها را در ادامه خواهید دید.
دلایل عمده شکست این شرکت ها در حوزه BPMS را که برخی شرکت های نرم افزاری مسبب اصلی آن بودند را میتوان در موارد زیر برشمرد. البته این دلایل از زبان مشتریان این شرکت ها قید شده است:
۱- صرفاً به دنبال فروش نرم افزار بودند. به ازای فروش نرم افزاری که به خود آنها تعلق نداشت ۵۰-۱۰۰ میلیون تومان هزینه دریافت میکردند ولی به ازای دریافت این مبلغ هنگفت تنها ۱۰-۲۰ ساعت آموزش ارائه میکردند و بعد مشتری را به حال خود رها میکردند.
۲- یکی دیگر از شرکت ها اذعان داشت که حدود ۴ سال قبل اقدام به خرید دو نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS از این شرکت نرم افزاری کرده است. علت خرید اتوماسیون اداری که قبلاً اتوماسیون اداری دیگری را داشت، یکپارچه بودن کارتابل اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرایندها بوده است. در واقع هدف اصلی شان از تعویض اتوماسیون اداری، استقرار BPMS بود. هنوز بعد از چند سال اتوماسیون اداری بصورت مطلوب و کاملی در مجموعه مستقر نشده است که بخواهیم به سراغ BPMS برویم.
۳- قطع ناگهانی فروش نرم افزار قبلی و سوئیچ کردن بر روی فروش یک نرم افزار BPMS جدید و بالتبع کاهش تمرکز بر روی پشتیبانی نرم افزار BPMS قبلی
۴- از دست دادن چند نفر از متخصصین اصلی BPMS این شرکت نیز توسط چندین مشتری بیان شد.
۵-این شرکت تنها تغییری که بر روی نرم افزار BPMS اعمال کرده بود، فارسی سازی و شمسی سازی آن بود. در واقع محیط کاربری آنرا را تعویض کرده بود. (محیط کاربری نرم افزارهای BPMS بخش کوچکی از آن محسوب میشود). همین محیط کوچک ایجاد شده دارای باگ و اشکالات زیادی بود.
۶- تیم پشتیبانی و استقرار ضعیف و کم تجربه نیز توسط تعداد قابل توجهی از مشتریان بیان شده است.
و بسیاری دلایل دیگر که بعدهاً بطور مفصل تر به آنها خواهیم پرداخت.
توجه نمایید که بسیاری از نرم افزارهای BPMS که توسط چنین شرکت هایی فروخته میشوند، تقریباً رایگان هستند از جمله نرم افزار Bizagi و Processmaker ولی شرکت های نرم افزاری به دلیل ناآگاهی خریداران، اقدام به سوء استفاده از بازار مینمایند.
همچنین امکان ارائه مشخصات و اطلاعات تماس سازمان های ناموفق در حوزه BPMS که به گفته آنها شرکت های سودجوی نرم افزاری عامل شکست BPMS در سازمان آنها بوده اند، به منظور یادگیری سازمان های درشرف حرکت به سمت BPMS از طریق هماهنگی تلفنی به زودی میسر خواهد شد.
بار دیگر تاکید میکنیم که ریسک نرم افزارهای BPMS و پیاده سازی آنها واقعاً بالا نیست و حصول موفقیت در پیاده سازی BPMS امری است که به راحتی دستیافتی است ولی همیشه تکنولوژی خراب کن های سودجویی هستند که باعث بدنامی آن تکنولوژی در سطح جامعه میشوند. باید با تمام قوا در برابر آنها ایستاد.