عضویت در کانال مدیریت فرایند
بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟ بخش دوم
انتخاب نرم افزار BPMS

در مطلب قبلی (بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟) به معرفی تعدادی از شاخص های کلیدی و مهم ارزیابی نرم افزارهای BPMS پرداختیم. در این مطلب به سایر شاخص های  پر اهمیت انتخاب نرم افزار BPMS میپردازیم. 

 

شفاف بودن پایگاه داده: در نرم افزارهای BPMS خوب وقتی نرم افزار BPMS را نصب میکنیم، تعدادی جدول سیستمی در پایگاه داده نرم افزار ایجاد میکند. معمولاً تعداد این جداول بین ۲۰-۴۰ عدد در نرم افزارهای BPMS استاندارد متفاوت است اما نکته مشترک بین همه آنها این است که جداول سیستمی ایجاد شده که نرم افزار BPMS از طریق آنها ایجاد میشود خیلی زیاد نبوده و شفاف هستند. یعنی در مورد این جداول سیستمی در مستندات مربوط به نرم افزار توضیحاتی ارائه شده است.  در ادامه و پس از ساخت فرایند در نرم افزار BPMS، متناسب با بخش های مختلف فرایند (مدل فرایندی، فرم ها، قوانین کسب و کار، کاربران و…) جداول دیگری به پایگاه داده نرم افزار BPMS اضافه میشود که وضعیت آنها روشن است. زیرا خودمان آنها را ایجاد کرده ایم و چون تعداد و وضعیت جداول سیستمی نیز مشخص است با یک پایگاه داده شفاف مواجه خواهیم بود.

 

پس در نتیجه پایگاه داده و جداول موجود در آن در نرم افزارهای BPMS واقعی شفاف هستند در حالیکه این موضوع در نرم افزارهای BPMS با کیفیت پایین با این اوصاف وجود ندارد.  حتی این موضوع در مورد نرم افزارهای نسل قبل از BPMS ها یعنی نرم افزارهای گردش کار (WFMS) ها نیز صادق است. یعنی دیتا بیس آنها شفاف نبوده و بعضاً، برای کاربر نیز قابل دسترسی نیست. شفاف بودن پایگاه داده مزیت های زیادی را به همراه خواهد داشت که یکی از آنها تامین خوراک اطلاعاتی سیستم های داشبورد مدیریتی و هوش تجاری است.


 

کاربرپسندی در ساخت فرایندها: هر گاه خواستید کاربرپسند بودن یک نرم افزار BPMS را چک کنید، از فروشنده بخواهید یک فرایند نسبتاً ساده را در همان جلسه دمو برای شما بسازد. در نرم افزارهای BPMS واقعی و کاربرپسند میتوان یک فرایند را در کمتر از ۳۰ دقیقه ساخته و اجرا کرد درحالیکه در نرم افزارهای سطح پایین تر این اتفاق به سادگی نخواهد افتاد و شرکت فروشنده نیازمند انجام برخی کدنویسی ها برای توسعه فرایند است. اتفاقی که می افتد این است که شرکت فروشنده نرم افزار BPMS ضعیف در جلسه قادر به اینکار نخواهد بود و یا به سادگی نخواهد نتوانست از پس از موضوع بر آید.


تعداد مشتریان موفق: ما همواره سازمان هایی که از نرم افزار BPMS ایرانی استفاده میکنند را رصد میکنیم. تعداد مشتریان موفق برای نرم افزارهای BPMS یک شرکت ایرانی همواره بیشتر از انگشتان یک دست نیست.

 

مثلاً سال هاست که یکی از این شرکت ها ادعا میکند که فلان بانک مشتری آنهاست. این بانک از ۸ سال قبل تا همین الان به عنوان یکی از برترین مشتریان این شرکت نرم افزاری معرفی میشود. جالب است ما در سال ۹۶ در همان بانک یک دوره آموزش مدیریت و مدلسازی فرایند داشتیم و یکی از سئوالات جالبی که شرکت کنندگان از ما پرسیدند این بود که کدام نرم افزار BPMS را برای بانک مناسب تر میدانید. وقتی با تعجب پرسیدم که مگر شما از فلان نرم افزار BPMS داخلی استفاده نمیکنید با این پاسخ مواجه شدیم: تعداد یکی دو فرایند از فرایندهای جانبی بانک بر روی این نرم افزار BPMS داخلی و توسط خود آن شرکت پیاده سازی شده است و هر جا نیاز به تغییر داریم خود ما قادر به انجام اینکار نیستیم و آن شرکت نرم افزاری باید اینکار را برای ما انجام دهد.

 

در اینجا باز هم یکی از فلسفه های نرم افزار مدیریت فرایند زیرسئوال رفته است. این فلسفه بر این اصل استوار است که BPMS باید توسط سازمان خریدار قابل توسعه باشد. یعنی خریدار خود قادر باشد فرایندهایی که دائماً در حال تغییر هستند را ساخته و حسب ضرورت تغییر دهد. که در این نرم افزار BPMS تقریباً معروف داخلی این اتفاق هرگز رخ نداده است. پس معرفی حداقل ۲۰ مشتری موفق توسط شرکت فروشنده BPMS داخلی که ادعا میکند ۵-۱۰ سال در این حوزه مشغول فعالیت است، تعداد زیادی نیست درحالیکه متاسفانه شرکت های فروشنده نرم افزارهای BPMS داخلی از ارائه نصف این تعداد مشتری راضی و موفق ناتوان اند.


در ادامه یک نمونه دیگر از ریسک های استفاده از نرم افزارهای BPMS داخلی را ارائه خواهیم کرد.

 

پشتیبانی محدود: وقتی از یک نرم افزار مدیریت فرایند ایرانی استفاده میشود، به دلایل مختلف از جمله بسته بودن کد نرم افزار، دریافت پشتیبانی تنها از طریق همان شرکت مقدور خواهد بود و ارتقاء و بروزرسانی نرم افزار نیز باید توسط همان شرکت انجام شود و این ریسک پروژه شما را تا حدود زیادی افزایش میدهد. شرکت های زیادی با ما تماس داشتند که از فلان نرم افزار BPMS داخلی استفاده میکنند ولی آن شرکت دیگر قادر به ارائه خدمات و پشتیبانی مناسب به آنها نیست لطفاً به ما کمک کنید. متاسفانه هیچ کمکی از دست ما و هیچ شخص دیگری بر نمیاد ولی برعکس این قضیه را در نظر بگیرید. مثلاً شما از نرم افزار پروسس میکر در پیاده سازی فرایندهای خود استفاده میکنید.

 

البته که این نرم افزار رایگان است و نیازی به پرداخت هزینه بابت تهیه آن وجود ندارد لیکن تعداد قابل توجهی از شرکت های نرم افزاری داخلی از این عدم آگاهی استفاده کرده و اقدام به فروش نرم افزار Processmaker میکنند. حال با شرکت فروشنده نرم افزار Processmaker به مشکل میخورید یا شرکت تعطیل میشود یا نفرات کلیدی شرکت از آن مجموعه خارج میشوند. تکلیف شما چیست؟ تکلیف شما این است که یک شخص یا شرکت دیگر را پیدا کنید که بر روی همان نرم افزار خدمات ارائه میکند و پیدا کردن چنین شخص یا شرکتی اصلاً کار سختی نخواهد بود.

 

حتی در سال های قبل ما با یکی از نرم افزارهای متن باز BPMS کمتر شناته شده در یکی از پروژه ها استفاده میکردیم. بنا به دلایلی با تیم فعلی قادر به ادامه همکاری نبودیم. از طرفی به دلیل خاص بودن آن نرم افزار BPMS نفرات قابل توجهی نیز در کشور نیز روی آن کار نکرده بودند. یا یک تحقیق ساده یک نفر را از یکی از کشورهای همسایه پیدا کردیم. وی یک هفته با ایران سفر کرد و به ازای دریافت مبلغ نه چندان زیادی مشکلات ما را برطرف کرد. استفاده از سیستم های متن باز مثل پروسس میکر، کاموندا، اکتیویتی، بونیتا و… و غیر متن باز کلاس جهانی مثل بیز ای جی و اوراکل این حسن را دارند که میتوان از نفرات، شرکت ها و تیم های مختلف داخلی و حتی خارجی خدمات دریافت کرد.

 


مطلب بعدی: بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟ بخش سوم

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .