۶ تفاوت فرم ساز های موجود در اتوماسیون اداری با نرم افزارهای BPMS

در تعداد قابل توجهی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات، یک ماژول تحت عنوان فرم ساز وجود دارد. با این ماژول میتوان فرم های سازمان را بصورت الکترونیکی و مکانیزه تبدیل کرد و یک گردش کار ساده بر روی آن تعریف کرد. لیکن با توجه به اینکه بسیاری از سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری و فرم ساز موجود در این نرم افزار استفاده میکنند و آنرا جایگزینی برای سیستم های مدیریت فرایند (BPMS) ها میپندارند، در این نوشته در نظر داریم ۶ نمونه از مهم ترین تفاوت های نرم افزارهای فرم ساز موجود در اتوماسیون اداری و سیستم های مدیریت فرایند (BPMS) ها را بررسی کنیم.

• فرایندهای قابل پیاده سازی در فرم سازها، ساده و خطی هستند و چنانچه فرایندها از مقداری پیچیدگی برخوردار باشد، باید از طریق کدنویسی اقدام به پیاده سازی آنها نمود. از طرفی همه میدانیم که فرایندهای جاری در سازمان ها فرایندهای ساده و خطی نیستند و از پیچیدگی هایی برخوردار هستند. برای مدل کردن فرایندهای پیچیده، دنیا از استانداردی تحت عنوان BPMN استفاده میکند که در حال حاضر ورژن ۲ آن منتشر شده است. به دوستانی که با استاندارد BPMN2 آشنا نیستند توصیه میکنیم هر چه سریعتر نسبت به فراگیری BPMN2 اقدام کنند. در حالیکه فرم سازها از فرایندهای خطی پشتیبانی میکنند، BPMS یا سیستم های گردش کار واقعی، از استاندارد BPMN2 برای مدلسازی فرایندها پشتیبانی میکنند.

• تعریف قواعد و قوانین کسب و کار حاکم بر فرایند در فرم ساز ها معمولاً از طریق کدنویسی قابل انجام است در حالیکه در نرم افزارهای مدیریت فرایند (BPMS) ها، با درگ و دراپ و به سادگی با کدنویسی به مرتب کمتر میتوان قوانین را پیاده سازی کرد.

• سرعت پیاده سازی و ساخت فرایندها در فرم سازها کمی بهتر از کدنویسی است ولی در نرم افزارهای مدیریت فرایند (BPMS) ها، با سرعت بالاتری میتوان اقدام به پیاده سازی و مکانیزاسیون فرایندها نمود. این یک نکته مهم است که در نظر داشته باشید، هر کاری با نرم افزارهای مدیریت فرایند (BPMS) ها انجام میشود را با کدنویسی هم میتوان انجام داد ولی ده ها برابر زمان و هزینه باید بابت این موضوع صرف نمود.

بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟

• در نرم افزارهای مدیریت فرایند (BPMS) ها، ماژولی وجود دارد تحت عنوان BAM یا پایش فعالیت های کسب و کار. از طریق این ماژول میتوان وضعیت زمانی انجام فرایندها را مشاهده نمود. به اینصورت که میتوان بر روی تک تک فعالیت های فرایند، Deadline تعریف کرد و از آنجایی که همه اتفاقات در BPMS ها لاگ میشوند، تفاوت حاصل از زمان های برنامه ریزی شده با زمان های واقعی در ماژول BAM نمایش داده شده و مشخص میشود کدام یک از فرایندها در بازه زمانی تعریف شده سر وقت، کدام یک در دقیقه ۹۰ و کدام یک در خارج از زمان تعریف شده انجام میشوند. از این ماژول میتوان به منظور شناسایی گلوگاه ها و نقاط قابل بهبود در فرایند استفاده های فراوانی برد درحالیکه اصولاً چنین ماژولی در فرم سازهای موجود در نرم افزارهای اتوماسیون اداری وجود ندارد.

• طراحی دیتابیس و پایگاه داده در نرم افزارهای مدیریت فرایند (BPMS) ها در اختیار طراح است درحالیکه معمولاً در فرم سازها خود سیستم اقدام به طراحی جداول و پایگاه داده میکند. این اتفاق دو پیامد به همراه دارد. الف: به دلیل نرمال طراحی نشدن دیتابیس در فرم سازها، بعد از مدتی شاهد اشکالاتی از قبیل کد شدن سیستم هستیم. ب: پایگاه داده در فرم ساز ها شفاف نبوده و برای انجام اقدامات آتی از جمله کانورت، کوئیری زدن، اتصال به سیستم های دیگر مشکلاتی ایجاد خواهد کرد.

پادکست: به اتوماسیون اداری نه بگوییم

• Load Balancing و الگوهای مختلف تخصیص کار در نرم افزارهای BPMS یکی دیگر از قابلیت هایی است که به افزایش بهره وری و بهبود عملکرد سازمان ها کمک شایانی میکند در حالیکه در فرم ساز های موجود در نرم افزارهای اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات اصولاً این قابلیت وجود ندارد. انتخاب شرکت کنندگان برای فعالیت ها در فرآیند کسب و کار می تواند با الگوهای تخصیص فعالیت طبقه بندی شود. چند نمونه از الگوهای تخصیص و بالانس کردن کار در نرم افزارهای مدیریت فرایند (BPMS) ها، تخصیص بر اساس حجم کار (By Load)، تخصیص کار به همه افراد (Every One)، تخصیص مدت دار (Deferred Allocation) است.

در این نوشته تعدادی از تفاوت های فرم سازها و سیستم های گردش کار موجود در نرم افزارهای اتوماسیون اداری با نرم افزارهای BPMS را بر شمردیم. با خواندن این وجوه تمایز کاملاً مشخص است که فرم سازهای موجود در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، از قابلیت های بسیار کمتری جهت مکانیزه کردن فرایندهای سازمان نسبت به سیستم های مدیریت فرایند (BPMS) برخوردار هستند و اصولاً قیاس بین این دو با توجه به میزان اختلاف شان، خیلی منطقی به نظر نمیرسد.