آیا BPMS در شرکت های متوسط و کوچک میتواند جایگزین اتوماسیون اداری شود؟

همانطورکه همه میدانیم، اتوماسیون اداری سیستمی است که از آن برای مدیریت و گردش نامه های داخلی یک سازمان یا شرکت استفاده میشود. همچنین این نکته را نیز میدانیم که اوصولاً تعداد مکاتبات داخلی و خارجی در شرکتهای با ابعاد کوچک خیلی زیاد نیست یا به عبارت بهتر نباید باشد.

با توجه به اینکه منطق اتوماسیون های اداری بر اساس چند گردش کار ساده بنا نهاده شده است، از طریق BPMS میتوان گردش کارهای به مراتب پیچیده تری را پیاده سازی و اجرا نمود. بطوریکه در بسیاری از شرکت های دنیا اتوماسیون اداری به معنای آن چیزی که در کشور ما مشاهده میشود وجود ندارد و از ابزارهای دیگری برای این منظور استفاده میشود که یکی از بهترین آنها سیستم های گردش کار یا BPMS ها هستند.

از منظر دیگری نیز میتوان به این موضوع نگاه کرد. اساساً موجودیت اصلی مورد کاربرد در اتوماسیون های اداری، نامه است. نامه ها با توجه به ماهیت و استاندارد نبودنشان، از قابلیت­های محدودتری از حیث کنترل، پردازش و استانداردسازی نسبت به مقوله­ ای مثل فرم­ها و چک لیست ها برخوردار هستند. در حالیکه موجودیت و فرمت اصلی گردش اطلاعات در BPMS فرم ها هستند که امکان پردازش، استانداردسازی و گزارش گیری آنها به مراتب بالاتر از نامه است. در نتیجه بسیاری از نامه ها را میتوان به فرم تبدیل کرد و آنها را در یک سیستم BPMS پیاده سازی و گزارش گیری نمود.

همچنین نامه­ هایی که در اتوماسیون اداری به جریان می­افتند مسیر از پیش تعریف شده و استانداردی نداشته و بعضاً مشاهده میشود که به دلیل خطای کاربر، به اشتباه به شخص دیگری ارجاع شده و تا مشخص شدن این اشتباه، زمان زیادی از دست رفته است درحالیکه فرم­ها در دل فرایندهای سازمان مستقر شده و فرایندها و فرم­های سازمانی با هم گره خورده اند و مسیری که هر فرم باید در سازمان طی شود تا حدود زیادی مشخص و از این حیث قابل قیاس با نامه نیستند.

البته در برخی از اتوماسیون های اداری مقوله ای تحت عنوان فرم ساز یا سیستم گردش کار وجود دارند که همه میدانید، بین BPMSها و سیستم های گردش کار و فرم ساز تفاوت های محسوسی وجود دارد بطوریکه در سیستم های گردش کار نمیتوان فرایند های غیر خطی و تا حدودی پیچیده را براحتی پیاده سازی نمود و بحث مدیریت تغییرات و مدیریت نسخ در فرم ساز ها و سیستم های گردش کار عملاً وجود ندارند و بسیاری تفاوت های دیگر.

همچنین سیستم های BPMS در بحث قوانین و گزارشات مربوط به مکاتبات و ارجاعات بسیار بهتر عمل می کنند در صورتیکه اکثر سیستم های اتوماسیون اداری ثبت و ضبط مکاتابات را به خوبی انجام می دهند اما توانایی کنترل یا ارائه گزارشات مانیتورینگ را ندارند.

چگونه اتوماسیون اداری در تضاد با مدیریت فرایند است؟!

یک نکته جالب دیگر این است که معمولاً امکان سفارشی سازی سیستم های آماده موجود در بازار از جمله اتوماسیون اداری نزدیک به صفر است. یعنی شرکت خریدار که به سورس کد برنامه دسترسی نداشته و شرکت­های فروشنده نیز برای هر مشتری اینکار را انجام نخواهند داد. در حالیکه وقتی فرایندهای حوزه اتوماسیون اداری خود را در ابزاری مثل BPMS پیاده سازی میکنید، این امکان را خواهید داشت که نرم افزاری سفارشی و منطبق بر نیازمندی های شرکت خود بسازید.

از این رو برخی از مدیران ترجیح می دهند سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه خود را مبتنی بر سیستم BPMS یا حتی مبتنی بر سیستم CRM خود و بر اساس پیش فرض های سازمان خود تهیه نمایند تا اینکه از پکیج های آماده استفاده نمایند. گرچه استفاده از BPMS به عنوان جایگزین سیستم اتوماسیون اداری مرسوم نیست اما شرکت های زیادی در کشور خودمان موفق به اینکار شده اند.

پس شرکت های با ابعاد کوچک و حتی متوسط می توانند با پیاده سازی فرایندهای موجود اتوماسیون های اداری در یک سیستم BPMS بصورت ساده تر نیاز خود را به سیستم اتوماسیون اداری برطرف نمایند.

همچنین وقتی شرکتهای کوچک فرایندهای اتوماسیون اداری شان را در سیستم BPMS پیاده میکنند این فرصت برایشان فراهم میشود  که سایر فرایندهای شرکت خود را در این ابزار مکانیزه کرده و از مزایای فوق العاده آن بهره مند شوند.