تبدیل مدلهای فرآیند به مدلهای قابل اجرا در نرم افزار BPMS
این مطلب برگرفته از جلد دوم کتاب Fundamentals of Business Process Management بوده و برای سازمانهایی که به دنبال مدلسازی فرایندهایشان هستند و قرار است آنها را بعداً وارد نرم افزار BPMS کنند بسیار مفید است.
در این مطلب نشان خواهیم داد که چگونه یک مدل فرایند کسب‌وکار را مکانیزه کنیم که بتوان از آن در BPMS استفاده کرد.
رویکرد ترسیم فرایندها به نحوی که برای مکانیزاسیون مناسب باشد با زمانی که مدلسازی با هدف ایجاد زبان مشترک بین کاربران و تحلیل فرآیند انجام میشود کاملاً متفاوت است. در واقع در این حالت، مدلهای فرایند کسب‌وکار لزوماً دقیق نیستند و بنابراین ممکن است ابهاماتی داشته باشند. برعکس مدلهای فرآیند اجرایی باید به گونه‌ای دقیق باشند تا توسط BPMS تفسیر شوند.
ما یک روش پنج مرحله‌ای را برای تبدیل یک مدل فرایند کسب‌وکار به یک نسخه اجرایی پیشنهاد میکنیم:
- مرزهای اتوماسیون را شناسایی کنید.
- وظایف دستی را بررسی کنید.
- مدل فرآیند را ترسیم کنید.
- مدل فرآیند را تا سطح قابل قبول تقسیم بندی کنید.
- مشخصه های اجرا را مشخص کنید.
این مراحل کمک می‌کند که مدل کسب‌وکار، کمتر انتزاعی و بیشتر تکنولوژی گرا باشد. این مراحل را باید روی مدل فرآیندی که هم از لحاظ ساختار و هم از لحاظ رفتار درست است، انجام داد. به عنوان مثال اگر مدل حاوی خطاهای رفتاری مانند بن بست باشد، BPMS ممکن است در عمل به هنگام اجرای نمونه ای از فرایند، با مشکلی مواجه شود که روی کل سازمان تأثیرگذار است. قبلاً درباره صحه گذاری مدل فرآیند در فصل ۵٫۴ صحبت کرده ایم. از این به بعد فرض کنیم که مدل فرآیند درست ترسیم شده است.
گام اول تعیین مرزهای اتوماسیون
اول از همه باید مشخص کنیم که چه بخشهایی از فرآیند ما میتواند به کمک BPMS مکانیزه شود و چه بخشهایی نمیتواند. در یک فرایند، وظایف خودکار، دستی و کاربر وجود دارد.
وظایف خودکار توسط خود BPMS یا توسط یک سرویس خارجی انجام میشود در حالی‌که وظایف دستی توسط مجریان فرآیند و بدون کمک هیچ نرم افزاری انجام میشود. وظیفه کاربر چیزی بین وظیفه خودکار و وظیفه دستی است. این وظیفه توسط یک کاربر و با کمک نمایشگر کار یک BPMS یا یک نرم افزار خارجی انجام میشود.
تفاوتی که بین وظایف خودکار، دستی و کاربر قائل هستیم به این علت است که وظایف خودکار و کاربر میتواند به راحتی توسط BPMS هماهنگ شود در حالی‌که وظایف دستی اینطور نیست. بنابراین در مرحله اول باید نوع هر وظیفه را شناسایی کنیم.
سپس در گام بعدی به ارزیابی وظایف دستی میپردازیم و بررسی میکنیم که آیا میتوانیم راهی برای پیاده سازی این وظایف در BPMS پیدا کنیم. اگر اینکار امکانپذیر نیست، خواه ناخواه باید راهی برای اتوماتیک کردن بقیه وظایف بدون این کارهای دستی پیدا کنیم.
تمایز بین وظایف خودکار، دستی و کاربر بوسیله نشانگرهای خاص در گوشه بالا سمت چپ کادر وظیفه در BPMN نمایش داده میشود. وظایف دستی با یک دست، وظایف کاربر با نماد کاربر و وظایف خودکار به صورتهای ذیل در BPMN طبقه بندی میشوند:
- اسکریپت (نشانگر اسکریپت)، از این نشانگر وقتی استفاده میشود که وظیفه یک کد (اسکریپت) را داخل BPMS اجرا کند. این وظیفه وقتی که عملکرد ساده است و نیاز به برنامه خارجی نیست کاربرد دارد. برای مثال باز کردن یک فایل یا انتخاب بهترین پیش فاکتور در بین چند تأمین کننده.
- خدمات (نشانگر چرخ)، اگر وظیفه توسط یک برنامه خارجی اجرا شود، و نتیجه را از طریق یک رابط سرویس نمایش دهد کاربرد دارد. به عنوان مثال “وجود موجودی در انبار” در مثال قبل.
- ارسال (نشانگر نامه پر شده)، اگر این وظیفه، پیامی‌را به سرویس خارجی ارسال می‌کند، برای مثال “درخواست مواد خام از تامین کننده ۱”.
- دریافت (نشانگر نامه خالی)، اگر وظیفه منتظر پیامی از یک سرویس خارجی باشد، برای مثال “دریافت آدرس حمل”.
تبدیل مدلهای فرآیند به مدلهای قابل اجرا در نرم افزار BPMS- بخش دوم