معماران و دیگر مجریان BPM همواره به من یادآوری میکنند که منطق و روال جریان فعالیتها که در BPMN تعریف شده است، تنها یکی از المانهای مدلسازی است. مدلی که می بایست فرآیندهای کسب و کار یک شرکت را تعریف، تحلیل، تغییر و بهینه سازی نماید. من با این موضوع مخالف نیستم. در واقع BPMN تنها توالی فعالیتهای فرآیند را نشان میدهد. اگرچه این موضوع بخش بزرگی از نیاز ما را پوشش میدهد اما مسلماً برای اجرای صحیح BPM اطلاعات بسیار بیشتری نیاز است.
پس مشکل کجاست؟ من از Brett Champlin، رییس انجمن متخصصین مدیریت فرایند (WWW.abpmp.org) که خود در اکثر شرکتهای بیمه مسئول اجرای BPM است در این مورد که چه اطلاعات اضافهای برای پشتیبانی از یک مدیر فرآیند در برنامه BPM باید مدلسازی شود، سوال کردم. او به من یک فهرست طولانی داد که من در ادامه آن را بازآرایی کردهام:
کسب و کار یا زمینه فعالیت
· سطح بالای زمینۀ کسب و کار که روابط کسب و کار را با رقبا، قانون گذاران، تأمین کنندگان، شرکای تجاری، مشتریان، انجمن ها و غیره توصیف میکند.
· اهداف استراتژیک و شاخص های کارایی
· کنترلها و الزامات
· بازارها و مشتریان
· محصولات (کالاها و خدمات)
· موقعیتها
عملیات و جریان فرآیند
· زنجیره ارزش و پورتفولیوهای فرآیند
· اهداف کوتاه مدت و میان مدت عملیاتی
· سیاستها
· شاخصهای کارایی و KPI ها
· قواعد و ساختار سازمانی
مشخصه فرآیندی
· الزامات منابع فعالیت
· درآمدها و هزینه ها، هم بر مبنای فعالیت و هم برمبنای منبع
· راهنماهای شغلی (دستورالعمل هایی برای افراد اجراکننده)
جزئیات فنی
· سیستمهای IT
· خدمات
· داده
هر کدام از موارد فوق میتواند به واسطه یک یا تعداد بیشتری از مدلها و ضمیمه ها که در برخی موارد به مدل BPMN لینک شده است، شرح داده شود. به عقیدۀ من، این حقیقت که BPMN به خودی خود این موارد را در بر نمیگیرد، یک نقص نیست. در حقیقت ایجاد یک استاندارد واحد که وابسته به فروشندۀ خاصی نیست و تمامی این مدلها و روابط متقابل آنها را توصیف میکند، تقریباً غیرممکن است. یکی از دلایل اساسی که چرا BPMN به طور گسترده ای به عنوان یک استاندارد مورد پذیرش قرار گرفته است، این است که درصدد انجام این کار نیست.
BPM در سطح کسب و کار نیاز به یک مجموعه از ابزارها دارد که حول یک مخزن ایجاد شود، یک منبع داده که علاوه بر نظارت و تحلیل اثر تغییر، بین تمام مدلهای مختلف، ارتباط ایجاد کند. لذا این سامانه که سیستمهای تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) نامیده میشوند، مدل فرآیندی را به مدلهای قوانین کسب و کار، نقشهای سازمانی، اهداف و مشکلات استراتژیک و داده های اصلی متصل میکند.
ابزارهای معماری کسب و کار مثل ویژوال پارادایم و EA، BPMN را به مدلهای فنی و مصنوعات قابل اجرا وصل میکنند. امروزه بسیاری از سامانه های BPA و EA، BPMN را جایگزین ابزارهای مدلسازی فرایند خود کردهاند و یا آن را به عنوان یک قالب جایگزین اضافه نمودهاند.
این نوشته بخش هایی از فصل اول کتاب BPMN_Method_and_Style است. برای تهیه این کتاب می توانید بر روی تصویر پایین کلیک کنید.
همچنین برای اینکه با کیفیت بالایی فرایندهای خود را مدلسازی کنید، نیاز به یک چک لیست برای این منظور دارید. این سند جزء مهم ترین و کلیدی ترین اسناد یک پروژه مدیریت فرایند است و ناقص بودن آن و بالتبع دریافت ناقص اطلاعات در زمان مدلسازی، قطعاً منجر به دوباره کاری در پروژه خواهد شد.
برای تهیه یک نمونه کامل چک لیست شناسنامه فرایندی+راهنمای تکمیل آن به این صفحه مراجعه نمایید.
در این شناسنامه کلیه اطلاعاتی که در طول چرخه مدیریت فرایند اعم از تحلیل، پیاده سازی، پایش و کنترل به آن نیاز دارید گنجانده شده است.