در مطلب قبل در خصوص ضرورت ایجاد واحد متولی مدیریت فرایند (BPM Office) در سازمان ها توضیحاتی را ارائه کردیم و گفتیم که بر اساس تحقیق APQC، تقریباً ۷۸ درصد سازمان ها یک دفتر متمرکز جهت استقرار مدیریت فرایند دارند. در این مطلب می خواهیم به ذکر ۱۰ دلیل برای ایجاد یک دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار بپردازیم.
ایجاد یک دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار به شرکت ها مزایایی مانند هزینه های کمتر و همچنین کارایی عملیاتی می دهد که با اهداف استراتژیک سازمان همسو است. این امر فقط با کنترل مناسب فرآیند و با استفاده از شاخص های عملکردی اتفاق می افتد. دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار باید تنها مسئول نقشه برداری، اتوماسیون و البته مدیریت کردن فرآیندها باشد. هدف از ایجاد آن این است که فرآیندها عملکرد بسیار مؤثرتری داشته باشند. در این مطلب ۱۰ دلیل مهم را برای ایجاد دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM Office) در شرکت شما فهرست نموده ایم و در ادامه آنها را بررسی خواهیم کرد.
- خودمختاری در عین همسویی با مدیریت ارشد
هر دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM Office) باید با مدیریت ارشد سازمان یعنی کسانی که می بایست به آنها پاسخگو باشد در تماس مستقیم قرار گیرد. هرچه تداخل سایر مناطق کمتر باشد، عملکرد دفتر، به ویژه در جستجوی شیوه های بهینه سازی و بهبود کنترل فرآیند بهتر خواهد بود.
- رهبری روشن و شفاف
بدون استقرار دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار، تعیین یک CPO (مدیر ارشد فرآیند) ممکن نخواهد بود. این شخص نه تنها بر رهبری تیم خود تمرکز می کند، بلکه به یک کانال ارتباطی برای سایر مدیرانی تبدیل می شود که نیاز به حمایت دارند. وی مسئول تعریف متدولوژی ها در حوزه های مختلف شرکت و تسهیل جمع آوری شاخص های عملکردی فرایندها است.
- دفاتر مدیریت فرآیند کسب و کار دارای متخصصان متمرکز هستند
آنها با مناطق دیگر مشترک نیستند. وظایف آنها منحصراً به BPM اختصاص دارد. تحلیلگران BPM در نهایت دید وسیع تری نسبت به هر فرآیند و نسبت به سازمان به عنوان یک کل دارند. آنها مسئول تجزیه و تحلیل، جمع آوری نیازمندی ها و مدل سازی فرآیندها هستند.
- مرجع خبره
از آنجایی که کار تحلیلگران BPM کاملاً در جهت مدیریت فرآیند است، تمامی اعضای آن در فرآیندهای خاص آموزش دیدهاند و یا در غیر این صورت، متخصصینی هستند که توسعه برخی تخصص ها و شایستگی ها در آنها در طول حرفه شان ثابت شده است. چنین دانشی امکان جستجو و یافتن بهترین راه‌حل‌ها را فراهم می‌آورد و به بخش‌های مختلف این اطمینان را می‌دهد که می‌توانند هر زمان که نیاز باشد روی دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار حساب کنند.
- همسویی استراتژیک
هنگامی که فرآیندهای تیم با دستورالعمل‌های استراتژیک شرکت هماهنگ باشند، ایجاد تمرکز در تیم آسان‌تر است و همچنین استاندارد و ثبات بالایی را در روش‌های کاربردی تضمین می‌کند.
- نتیجه محور بودن
BPM برای نشان دادن نتایج به زمان نیاز دارد. با در نظر گرفتن این دیدگاه، دفاتر مدیریت فرآیند کسب و کار همیشه باید مزایای این چشم انداز بلند مدت را توضیح دهند و از هزینه های کوته بینانه اجتناب نمایند. به این ترتیب این اطمینان را به وجود می آورند که نتایج همیشه برای شرکت مفید است.
- چند رشته ای بودن
دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار فضای آن را دارد که بتواند هر کسی را که مدیریت ارشد فکر می‌کند می‌تواند به پیشرفت کار کمک کند، به تیم اضافه نماید. بنابراین به بررسی و تأیید بسیاری از شاخص‌های مختلف ارائه شده کمک زیادی خواهد کرد.
- کاهش تعارضات
دفاتر مدیریت فرآیند کسب و کار همچنین می توانند به عنوان یک واسطه در رابطه با خواسته های حوزه های درگیر در فرآیندها عمل کنند، تصمیمات را متمرکز نمایند و انتخاب های لازم برای دستیابی به اهداف استراتژیک شرکت را انجام دهند، بدون اینکه توجه خاصی به یکی از بخش ها یا دپارتمان ها داشته باشند.
- دفاتر مدیریت فرآیند کسب و کار از سایر حوزه ها پشتیبانی می کنند.
این مورد نقش اساسی دفتر مدیریت کسب و کار است. دفاتر مدیریت فرآیند کسب و کار با کمک به مدیران با تخصص و دانش از صحت مدیریت کیس ها و تحلیل شاخص ها اطمینان حاصل می نمایند.
- سرمایه گذاری با بازدهی تضمین شده
با اجرای صحیح دفتر مدیریت فرآیندهای کسب و کار، یک شرکت در میان مدت و بلندمدت متوجه کاهش هزینه ها، رفع گلوگاه ها، عملکرد بهتر در بین بخش ها و کسب اطلاعات استراتژیک خواهد شد که تمامی این موارد خود را در نتایج سازمان نشان خواهند داد.
منبع: www.heflo.com