با توجه به مشکلاتی که به علت جهان ووکا سازمان ها را در برنامه ریزی با محدودیت رو به رو می کند انتخاب شما برای بهبود کسب و کارتان کدام است ؟
برنامه ریزی استراتژی؟ چارچوب هدفگذاری OKR ؟ یا هر دو؟
برای درک بهتر اینکه OKR و استراتژی با یکدیگر مرتبط هستند یا خیر، لازم است هر دو مفهوم را به اختصار توضیح دهیم.
تعریف استراتژی
استراتژی در تعریف عام، یک برنامه واحد، همه جانبه و تلفیقی است که محاسن یا نقاط قوت اصلی سازمان را با عوامل و تغییرات محیط مربوط می سازد و به نحوی طراحی می شود که با اجرای صحیح آن از دستیابی به اهداف اصلی سازمان اطمینان حاصل شود.
تعریف OKR
OKR یا همان اهداف و نتایج کلیدی چارچوب یا روشی برای تعریف نقاطی در سازمان و کسب و کار است که نیاز به تغییر دارند ومی‌توان در آنها رشد کرد. به بیان دیگرOKR یک سیستم هدف گذاری قدرتمند و نوعی پروتکل هدف گذاری مشارکتی برای سازمان‌ها، شرکت‌ها، تیم‌ها و افراد است که باعث ایجاد هماهنگی در عملکرد و نتایج سازمان می‌شود.
جهان ووکا
در دهه‌ی ۲۰۲۰، با ووکا شدن جهان دیگر هیچ قانون سفت و سخت و سریعی برای مدیریت کسب‌و‌کارها وجود ندارد. در جهان ووکا، مدل سلسله مراتبی سازمان از بین رفته و مدل‌های جدید در حال شکل‌گیری‌اند ولی هیچ مدل اصلی که برای همه کارساز باشد وجود ندارد. شرایط جدید، قوانین جدید می‌طلبد ولی هیچ قانون کلی برای همه‌ی شرایط و همه‌ی صنایع وجود ندارد.
در واقع سازمان ها با جهان VUCA که مخفف چهار کلمه Volatility به معنای نوسان، Uncertainty به معنای عدم قطعیت، Complexity یا پیچیدگی و Ambiguity است رو به رو شده اند. جهانی که چالش و مشکلاتی ایجاد می کنند که همگی ریشه در یک یا چند وجه از ووکا دارند. چالش‌هایی که اگر به آنها رسیدگی نشود و راهکار برون رفت از آن اتخاذ نشود بدون شک عامل سقوط سازمان‌ها خواهد بود.
برخی از نقد هایی که بر برنامه ریزی استراتژی وارد است
معمولاً به محض شنیدن اصطلاح” برنامه و برنامه ریزی“، نقدها و مقاومت‌ها هم شروع می‌شود. «این روزها دیگر نمی‌توان برنامه ریزی کرد» و «وقتی هر روز یک اتفاق تازه می‌افتد، هدف گذاری چند ساله دیگر معنا ندارد» و خلاصه، به عناوین مختلف، به این نکته اشاره می‌شود که دیگر، دوران برنامه ریزی گذشته است. برنامه ریزی استراتژیک هم دقیقاً با چنین نقدهایی روبروست و حتی بزرگانی مثل مینتزبرگ هم به نقد آن پرداخته‌اند.
اولین اشکالی که معمولاً وارد می‌شود این است که برنامه ریزی استراتژیک زمانی معنا دارد که بازار در ثبات نسبی باشد و شما بتوانید از اهداف بلندمدت حرف بزنید. وقتی هر روز یک اتفاق تازه می‌افتد و یک قانون و بخش‌نامه‌ی تازه مطرح می‌شود، برنامه ریزی دیگر معنا ندارد.
دومین ایرادی هم که معمولاً مطرح می‌شود این است که استراتژی را نمی‌توان به زمان‌های مشخص و از پیش تعیین‌شده محدود کرد. استراتژی چیزی نیست که مثلاً دقیقاً آخر هر فصل طی چند جلسه به آن پرداخته شود و بعد چند سند تولید شوند و در چند ماه آتی هم، هر کس به سراغ کار و زندگی خودش برود و کاری با استراتژی نداشته باشد.
حال سوالاتی که مطرح می شود:
- آیا سازمان ها امکان برنامه ریزی بلند مدت را باتوجه به جهان ووکا دارند؟
- آیا اجرای موفقیت آمیز برنامه های عملیاتی مرتبط با برنامه ریزی استراتژی تضمین شده است؟
- آیا سازمان ها در تصمیم گیری و برنامه ریزی ها، امکان پیش بینی تمام متغیرها را دارند؟
- چند درصد از اهداف سازمان ها در پایان برنامه ریزی استراتژی محقق خواهد شد؟
- سازمان ها چگونه اطمینان می بایند در مسیر تحقق برنامه استراتژی گام برمیدارند؟
- و….
OKR راهکار مقابله با مشکلات جهان ووکا
استراتژی یک شرکت همیشه برای بلندمدت طراحی می شود و جهت کلی (بلند مدت) شرکت را تعیین می کند و به همه تیم ها اجازه می دهد بدانند که برای چه کاری تلاش می کنند. اجرای استراتژی تضمین کننده تحقق اهداف نیست اما مسیری را برای شرکت تعیین می کند.
از سوی دیگر، OKR ها برای میان مدت و کوتاه مدت و معمولاً به صورت سه ماهه و فصلی تعیین می شوند. هر چرخه OKR به رسیدن به این هدف میان مدت کمک می کند. به این ترتیب، چرخه های OKR می توانند گام به گام بر اساس استراتژی بلندمدت قرار بگیرند و به موفقیت شرکت منجر شوند.
OKR ابزار مفیدی برای تحقق برنامه‌ریزی اهداف کلان استراتژیک یک سازمان است که نقطه یا موقعیتی را در آینده که می‌خواهید سازمان شما به آن برسد، تعریف می‌کند. توصیه می کنیم حداقل سالی یک بار OKR های سازمان خود را به روز رسانی و با ذینفعان در میان بگذارید.
در واقع OKR چارچوبی است که برای پشتیبانی از فرآیند اجرای استراتژی سازمان استفاده می شود. با کمک OKR که با تنظیم نتایج مرتبط (نتایج کلیدی) حاصل می شود شفافیت، تمرکز استراتژیک، همسویی و همکاری بین تیم ها و سلسله مراتب سازمانی بهبود می یابد که دستیابی به اهداف سازمان را قابل پیش بینی تر و قابل اندازه گیری تر می کند. این امر همچنین منجر به افزایش ارزش افزوده برای مشتریان می شود.
در حالی که چارچوب OKR میتواند تأثیرات مثبت زیادی بر تعاملات داخلی داشته باشد، همچنین می توانند از نظر استراتژی مزایای زیادی داشته باشند. در واقع OKRها استراتژی های سازمان را عملیاتی می کنند و آن ها را ملموس تر می کنند. هر هدف و نتایج کلیدی مربوط به آن ابزاری برای پیگیری موثر استراتژی جامع‌تری بر اساس مأموریت سازمان هستند.
معرفی اهداف و نتایج کلیدی نیز می تواند نقاط ضعف استراتژی را آشکار کند. ناگهان سؤالات جدیدی مطرح می شود که برخی از مهم ترین آنها عبارتند از:
- ارزش افزوده واقعی مورد انتظار مشتری چیست؟
- چگونه می توان موفقیت اولویت های استراتژیک را در واقعیت سنجید؟
- آیا همه پروژه ها و تیم ها واقعاً در جهت یک هدف مشترک کار می کنند؟
OKRها به طور خودکار هر یک از اعضای تیم را تشویق می کنند تا از خود سؤالاتی مانند این بپرسند و علاوه بر بهبود پویایی تیم، استراتژی نیز می تواند واضح تر، شفاف تر و در نهایت بهتر محقق شود.
به لطف OKR، شرکت ها می توانند استراتژی را در تمام حوزه های شرکت تجزیه کنند و اهداف و نتایج کلیدی را برای هر بخش توسعه دهند. از آن زمان به بعد، همه این OKR ها به سمت استراتژی کلان سازمان کار می کنند.
OKR ها شامل اهداف واضح و جاه طلبانه ای هستند که پس از تعیین نتایج کلیدی مرتبط روشی را برای اندازه گیری دقیق اینکه آیا به آنها دست یافته اید یا خیر، مشخص می کنند. این فرآیند به تیم ها کمک می کند تا روی چیزهای مهم تمرکز کنند، بزرگتر فکر کنند و پیشرفت خود را پیگیری کنند، و همه را در یک راستا، درگیر و با انگیزه نگه دارد.
نویسنده: مهندس مریم شاهوردی
متخصص حوزه مدیریت فرآیند، بلوغ فرآیندی و OKR، KPI
