دوره های آموزشی BPMN,BPM و انواع BPMS ها

به دلیل اینکه اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری در قالب نامه و بصورت عکس در دیتابیس این سیستم ذخیره می شوند، طبیعتاً نرم افزارهای اتوماسیون اداری خوراکی به سیستم های هوش تجاری جهت استخراج گزارشات و داشبوردهای مدیریتی نخواهند داد.

برای خودکارسازی ابتدا به سراغ فرایندهای اصلی شرکت که از طریق آنها کسب درآمد کرده و بقا و رشد خود را تضمین می کنیم اهمیت بیشتری از گردش کارهای غیر استانداردی دارد که در اتوماسیون های اداری آنها را به اصطلاح الکترونیکی میکنیم؟

چگونه اتوماسیون اداری در تضاد با مدیریت فرایند است؟! این مطلب با زبان ساده به شما میگوید که چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و سازمان شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.

در اتوماسیون اداری به دلیل اینکه امکان اعمال کنترل چندانی بر روی نامه ها وجود ندارد، امکان تولید تکراری اطلاعات بسیار محتمل است. یعنی هر شخص هر محتوایی را که خواست در یک فضای بدون کنترل تولید میکند و چه بسا مشابه آن اطلاعات توسط افراد دیگری نیز تولید شود.

اتوماسیون اداری ما را به سمت فرمت های غیر استانداردی مثل نامه هدایت میکند. در واقع ما از یک طرف سعی میکنیم فرایندهای سازمان خود را استاندارد کنیم و از طرفی با راه دادن اتوماسیون اداری به سازمان، زیرساخت انجام فرایندها را به سوی غیراستاندارد سوق خواهیم داد.

در اینجا میتوانید داستان موفقیت یکی از مشتریان مشاوره ما در پیاده سازی BPMS و نرم افزار Processmaker را گوش کنید. نکات جالبی در این داستان نهفته است از جمله پیاده سازی فرایندها در BPMS ها به راحتی میتواند جایگزین اتوماسیون اداری شود.

در اینجا میتوانید داستان موفقیت یکی از مشتریان مشاوره ما در پیاده سازی BPMS و نرم افزار Processmaker را مطالعه نمایید. نکات جالبی در این داستان نهفته است از جمله پیاده سازی فرایندها در BPMS ها به راحتی میتواند جایگزین اتوماسیون اداری شود.

امروز میخواهیم درباره گزینه های روی میز در مورد BPMS در کشورمان صحبت کنیم. ما معمولا BPMS هایی که سازمان ها با آنها مواجه هستند را به چند دسته تقسیم میکنیم. گروه اول”BPMS های داخلی”هستند. ما در این دسته عنوان BPMS های داخلی را معمولا عنوان نمیکنیم. این نوع، ابزارهایی هستند که متاسفانه از کیفیت خیلی خوبی برخوردار نیستند. بر اساس بررسی هایی که انجام دادیم و جلساتی که با این دوستان داشتیم، چون بسیاری از آنها ما رو صدا میزنند و میگویند که شما انتقاد میکنید و بیایید اینجا و این BPMS ما رو بررسی کنید و ما بررسی که میکنیم ذهنیتمون واقعا عوض نمیشود و میبینیم که کیفیتی که باید داشته باشه رو هنوز ندارند و باید درباره این موضوع با دوستان صحبت کرد که چرا درواقع رفتند چرخ را دوباره اختراع کردند و چرا رفتند یه سیستمی که به صورت آماده هست در بازار و دنیا که میشود از آنها استفاده کرد را می آیند و در از ابتدا تولید میکنند. چون حتما میدانید که BPMS نسبت به یک ابزار یا نرم افزاری مثل اتوماسیون اداری، سیستم مالی، انبار و امثال اینها قضیه اش کمی متفاوت است. چون این سیستم ها بعنوان سیستم های زیرساختی محسوب میشوند و تولیدشان کار سنگین و پیچیده ای است. به عنوان مثال…
برای مطالعه ادامه این مطلب، پادکست فوق را گوش کنید

در این پادکست به موضوع مهم “به اتوماسیون اداری نه بگوییم” می پردازیم. ماهیت اصلی سیستمهای اتوماسیون اداری و سیستمهای گردش مکاتباب،گردش نامه در سازمان است یعنی موجودیت اصلی اطلاعاتی که در سیستمهای اتوماسیون اداری گردش پیدا می کند نامه است. نامه هم با توجه به اینکه استاندارد نیست و فرمت بازی دارد امکان کنترل کمتری را برای ما فراهم می کند و همچنین از محتویات نامه ها نمی توانیم پردازش های خوبی داشته باشیم و گزارشات مورد نظرمون را تهیه کنیم. برای مثال فرض کنیم در شرکتی درخواست کالا را در نامه می زنیم. صد نفر درخواست کالا ثبت کردند. مدیر عامل دستور می دهد به من گزارشی بدهید از درخواست کالاهایی که در شش ماهه گذشته به تفکیک واحد سازمانی ثبت شده است و می خواهم بدانم پیک درخواست کی بوده؟ کدام واحد بیشترین درخواست ها را داشته؟ و درخواست های هر واحد بیشتر حول چه اقلامی دور می زنه؟

قاعدتاً تهیه این گزارش از دل نامه و اتوماسیون اداری کار بسیار سختی است. در حالی که ما باید سعی کنیم گردش اطلاعات سازمان را استاندارد کنیم . استاندارد سازی گردش اطلاعات سازمان معمولا از طریق فرمها و چک لیستها انجام می شود. یعنی باید فرایندهایی که به صورت روتین انجام می شود را شناسایی کنیم و اینها را به فرم و چک لیست تبدیل کنیم و اجازه ندهیم نامه در بدنه سازمان ما رسوخ کند چون استاندارد نیست.

وقتی نامه ای در اتوماسیون اداری به جریان می افتد اصولا فرمت و مسیر از پیش تعریف شده ای را برای نامه نداریم. امکان دارد کاربر نامه را اشتباها به شخص دیگری ارجاع دهد و تا وقتی که مشخص شود این اشتباهم شده و اشتباه برطرف شود زمان زیادی از دست رفته است. در حالی که فرمها در دل فرایندهای سازمان مستقر می شوند و فرمها و فرایندهای سازمانی با هم گره خواهند خورد و هر فرمی که در سازمان طی می شود و مخصوصا اگر این فرم به صورت مکانیزه گردش پیدا کند از حیث پردازش و گزارش گیری قابل مقایسه با نامه نیست.

تعجب می کنم از شرکت های کوچکی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنند حتی شرکتهایی با سایز ۵۰۰ تا ۲۰۰۰ نفر باید گردش اطلاعات خود را از قالب نامه خارج کنند و به قالبهای استانداری مثل فرم واگذار کنند. نکته مهمی که وجود دارد این است که ما می توانیم به راحتی فرمها و فرایندهای سازمان را از طریق BPMS مکانیزه کنیم با حداقل زمان ممکن که تک تک این فیلدها قابل گزارش گیری و پایش هستند.

پس بیاییم چند کار اصلی انجام دهیم گردش اطلاعات در قالب نامه را به گردش اطلاعات در قالب فرم تبدیل کنیم و از اتوماسیون اداری شیفت دهیم به سمت سیستم های هوشمند تر، شفاف تر و قابل پایش.

متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

اتوماسیون اداری اشاره به نرم افزارهایی در زمینه خودکارسازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها‌ دارد. اما آنچه به اشتباه در بازار داخلی به عنوان اتوماسیون اداری به فروش می رسد تنها گردش مکاتبات بوده و خریداران غالباً نمی دانند که با چه نوع نرم افزارهایی روبرو هستند.

در بسیاری از شرکت های دنیا اتوماسیون اداری به معنای آن چیزی که در کشور ما مشاهده میشود وجود ندارد و از ابزارهای دیگری برای این منظور استفاده میشود که یکی از بهترین آنها سیستم های گردش کار یا BPMS ها هستند.